Многие компании до сих пор проводят закупки «по-старинке» — с бумажными заявками, телефонными звонками и таблицами в Excel. На первый взгляд это привычно и понятно, но в реальности такой подход отнимает много времени, порождает ошибки и мешает бизнесу развиваться.
Современные электронные торги на базе ЭТП (электронных торговых площадок) позволяют ускорить процессы, повысить прозрачность и упростить задачу поиска поставщиков на лучших условиях. Однако сам переход на ЭТП часто сопровождается трудностями. Ниже рассмотрим ключевые препятствия и практические решения, основанные на реальных кейсах ТендерПро, которые помогут безопасно пройти цифровую трансформацию и начать эффективно проводить закупки в электронном формате.
Сопротивление сотрудников
Любая автоматизация вызывает тревогу у персонала. Специалисты боятся, что их роль станет ненужной, или не хотят осваивать новые интерфейсы. В итоге люди продолжают работать «по-старому» и срывают сроки.
Как обойти:
- проводить обучение и показывать, что ЭТП не отбирает работу, а избавляет от рутины;
- запускать пилотные проекты — например, провести тендер на небольшую закупку канцелярии;
- вовлекать сотрудников в процесс выбора и тестирования площадки.
Пример:
Компания-производитель строительных материалов начала с пилота — перевела один небольшой тендер в электронный формат. Специалисты площадки сопровождали команду на каждом этапе: помогли настроить личный кабинет и разместить первые торги, отвечали на все возникающие вопросы. Сотрудники убедились, что поиск поставщиков и подготовка отчетности стали значительно быстрее и проще. Осознав удобство и автоматизацию нового процесса, команда перестала сопротивляться изменениям и приняла новый формат работы.
Несогласованные данные и справочники
Ручные закупки часто строятся на хаотичных Excel-таблицах: одна и та же позиция может называться по-разному, дублируются артикулы, цены неактуальны. При переходе на ЭТП этот хаос только усиливается.
Как обойти:
- привести НСИ (нормативно-справочную информацию) в порядок до перехода;
- создать единый каталог, где товарные позиции структурированы;
- настроить регулярное обновление справочников.
Пример:
Крупная дистрибьюторская компания при поддержке специалистов площадки провела нормализацию НСИ и каталогизацию товарных позиций. Электронная площадка помогла выстроить единый справочник и устранить дубли, что исключило ошибки при создании лотов. В результате заявки перестали возвращаться из-за некорректных данных, а время на сравнение предложений сократилось на 40 %.
Интеграция с ERP и бухгалтерией
Отсутствие связи между внутренними системами и ЭТП заставляет дублировать заявки вручную и переносить данные о тендерах, что ведет к ошибкам.
Как обойти:
- выбирать ЭТП с готовыми модулями интеграции;
- тестировать работу на одной закупке до масштабного запуска;
- подключать интеграцию поэтапно — от обмена заявками до полного цикла согласования.
Пример:
Производственная компания внедрила интеграцию ERP и ЭТП поэтапно при поддержке специалистов площадки. Сначала через API настроили обмен данными — заявки и каталоги автоматически синхронизировались, исключив дубли и ошибки. Затем добавили передачу бухгалтерских документов: акты и счета-фактуры стали формироваться в системе и отправляться по ЭДО без участия сотрудников. Через полгода компания полностью отказалась от ручного ввода и ускорила обработку закупок на 30 %.
Страх потери контроля
Некоторые руководители считают, что при переводе процессов в электронный формат они «отдают контроль» машине или внешней площадке.
Как обойти:
- настроить права доступа и разграничить роли;
- использовать встроенную аналитику ЭТП;
- показывать отчеты по ключевым метрикам: количество участников, среднее снижение цены, время закупки.
Пример:
После первых торгов на электронной площадке заказчик из строительной отрасли стал регулярно выгружать отчеты об эффективности процедур и конкурентные листы по каждому конкурсу. Руководство увидело полную картину: кто участвовал, какие были предложения, как менялись цены и почему выбран победитель. Прозрачная аналитика показала, что контроль не теряется, а наоборот усиливается благодаря точным данным и централизованному учету.
Ошибочный выбор ЭТП
Неправильно выбранная площадка может обернуться неудобным интерфейсом, ограниченным числом участников или скрытыми комиссиями.
Как обойти:
- оценивать функциональность (заявки, аналитика, интеграция);
- проверять количество поставщиков в базе;
- изучать отзывы и кейсы внедрений;
- сравнивать тарифные планы без спешки.
Пример:
Торговая компания изначально выбрала электронную площадку только по принципу «где дешевле», не проверив ее возможности по привлечению участников. В итоге тендеры собирали по 1–2 предложения, процедуры затягивались, а закупки проходили по завышенным ценам из-за отсутствия конкуренции. Поняв, что потрачено время и упущена выгода, компания перешла на ЭТП с широкой базой поставщиков и активным сопровождением торгов — количество предложений в каждой процедуре выросло вдвое, а закупочные цены снизились.
Недостаток экспертизы и опыта
Многие отделы закупок не имеют практики работы с ЭТП: не умеют готовить электронную документацию, формулировать критерии оценки, управлять коммуникацией через площадку. Первые попытки провести тендер заканчиваются путаницей, возвратом заявок и разочарованием.
Как обойти:
- провести аудит компетенций: кто умеет работать с ЭТП, какие пробелы есть по процессам и законодательству;
- назначить ответственных за внедрение;
- сформировать программу обучения: интерфейс ЭТП, подготовка документов, оценка заявок и выбор победителя (обучение — не одноразовое, а с короткими практическими сессиями);
- запустить пилот — 1–3 закупки средней сложности, прогнать весь цикл от подготовки ТЗ до подведения итогов;
- создать базу знаний и чек-листы (шаблоны ТЗ, чек-лист приема заявок, типовые формулировки отказов);
- при полном отсутствии опыта привлечь внешнего консультанта на первые 2–3 тендера.
Пример:
Производственная компания перевела на площадку сначала три закупки: канцелярия, услуги уборки и частичный ремонт. Назначили двух ответственных, прошли бесплатное обучение на площадке и использовали готовые шаблоны. Специалисты ЭТП сопровождали процедуру от публикации до подведения итогов. Результат: все три закупки прошли без ошибок, количество участников выросло вдвое, средняя цена снизилась на 12%, сотрудники уверенно освоили интерфейс, и руководство одобрило масштабирование работы через ЭТП.
Опасения роста нагрузки на юристов и бухгалтеров
Электронные торги требуют корректных договоров, работы с электронной подписью, учета электронных документов и оперативной оплаты. Это кажется дополнительной нагрузкой.
Как обойти:
- стандартизировать документы: разработать библиотеку типовых договоров и приложений;
- автоматизировать создание договоров на основе данных из ЭТП;
- внедрить ЭДО и ЭП — это сокращает ручной ввод и ускоряет оплату;
- разработать регламент взаимодействия «закупки — юристы — бухгалтерия» с четкими сроками согласования;
- при необходимости подключить аутсорсинговую поддержку на старте.
Пример:
Промышленная компания внедрила библиотеку типовых шаблонов и использовала на ЭТП функцию автоматической генерации договоров на основе данных лота и заявки победителя. После завершения торгов система формировала проекты договоров с уже подставленными реквизитами сторон, предметом закупки и ценой. Это исключило ручное копирование, снизило риск ошибок и сократило время подготовки: если раньше юрист тратил около 8 часов на каждый нестандартный договор, то теперь — 1–2 часа на проверку и подпись. Бухгалтеры начали получать счет-фактуры в электронном виде и заметно сократили цикл оплаты.
Неясность экономического эффекта
Руководство часто задает вопрос: «А окупится ли это?» Если нет четкой оценки экономии, переход кажется риском и блокируется.
Как обойти:
- построить бизнес-кейс: сравнить затраты на одну закупку вручную и через ЭТП (прямые — экономия на цене, и косвенные — время сотрудников, снижение ошибок);
- запустить пилот и измерить KPI: экономия по цене, время, количество ошибок, число участников;
- учесть нематериальные выгоды: прозрачность, снижение рисков оспаривания, улучшение репутации;
- презентовать результат руководству: «пилот показал снижение закупочной цены на X % и экономию Y человеко-часов».
Пример:
Производственная компания запустила пилот на 10 закупках, а специалисты ЭТП обучили команду работать с отчетами системы: анализировать динамику цен, сравнивать предложения и отслеживать длительность процедур. Благодаря этим отчетам удалось увидеть, что средняя цена снизилась на 8 %, а затраты времени — на 30 человеко-часов в месяц. Эти данные легли в основу бизнес-кейса, после чего руководство утвердило бюджет на интеграцию ЭТП и обучение сотрудников.
Опасения потерять «проверенных» поставщиков
Организаторы боятся, что постоянные контрагенты не захотят регистрироваться на ЭТП или потеряют интерес из-за конкуренции.
Как обойти:
- провести адаптацию ключевых поставщиков: помощь в регистрации, инструкции, горячая линия поддержки;
- организовать первые закрытые процедуры только для проверенных поставщиков;
- предложить гибридный подход — часть объема по привычным договорам, часть через ЭТП, чтобы сохранить отношения и одновременно стимулировать конкуренцию;
- разработать Supplier Development Program: обучение, показатели качества, долгосрочные договоры для лучших партнеров;
- объяснить поставщикам преимущества: больше заказов, прозрачные условия и сроки оплаты.
Пример:
Оптовый покупатель совместно со специалистами площадки провел обучение для 26 ключевых поставщиков. Эксперты ЭТП помогали оформлять заявки и отвечали на вопросы через горячую линию. В результате 93 % поставщиков успешно зарегистрировались и участвовали в первых торгах, что позволило компании сохранить партнеров и одновременно привлечь более 20 новых, снизив среднюю цену по лоту.
Практические советы для «мягкого» перехода на ЭТП
- Начинайте с малого — переведите одну закупку в электронный формат.
- Выбирайте не самые критичные позиции — канцелярия, расходные материалы, услуги перевозки.
- Проводите анализ результатов пилотного тендера: сколько поставщиков откликнулось, как снизилась цена, сколько времени сэкономили.
- Постепенно увеличивайте объем электронных закупок.
- Используйте аналитику ЭТП для демонстрации выгод руководству и персоналу.
Заключение
Переход на ЭТП — стратегический шаг, который затрагивает сотрудников, процессы, данные и юридическую базу. Если подготовиться заранее, участие в торгах становится проще: компания получает прозрачность и экономию, а заказчики — удобный инструмент для поиска поставщиков на оптимальных условиях.
Правильно организованный переход превращает закупки из рутинной нагрузки в инструмент роста бизнеса. А грамотный выбор ЭТП помогает не только автоматизировать процессы, но и создать конкурентное преимущество на рынке.