Оптимизация расходов — это не просто урезание бюджета, а внимательное изучение того, как работает бизнес. Это как ремонт: иногда нужно просто переставить мебель, а иногда — вложиться в новые окна, чтобы потом меньше платить за отопление.
Меня зовут Ольга Турчина, я финансовый директор Аспро. И в этой статье я расскажу, как сделать «ремонт» в бизнесе. Вы узнаете:
- что значит оптимизировать расходы и для чего это нужно
- как разобраться в своих тратах и найти «дыры» в бюджете
- как часто стоит проводить оптимизацию
- какие ошибки сводят на нет всю проделанную работу и экономию
- 9 способов сократить расходы и увеличить чистую прибыль
Зачем нужна оптимизация расходов предприятия
«Галя, у нас отмена» — можно услышать, когда покупатель заранее не посмотрел в кошелек и не может оплатить товары. 5 минут на кассе и ситуация забылась. А в бизнесе не так: если компания не контролирует свои расходы, Галя не поможет. Издержки превращаются в долги, копятся, а потом полностью рушат бизнес банкротством. Чтобы такого не случилось, нужно тратить деньги бизнеса в соответствии с финансовой стратегией.
Когда организация следит за расходами, снижает издержки, но не жертвует качеством, — это процесс оптимизации.
В каждом бизнесе наступает время, когда необходимо перейти в режим экономии. И в таком случае оптимизация может даже спасти компанию от кризиса. В моей практике таких случаев было достаточно много.
Важно отметить, что сократить 50% штата и перейти на более дешевые комплектующие взамен дорогостоящих и качественных — не оптимизация. Это значит, что нужно пересмотреть и проанализировать все расходы бизнеса: от производственных до административных.
Например, стоит отказаться от рекламных каналов с низкой конверсией и найти более эффективные способы продвижения. Необходимо внедрить KPI, чтобы отслеживать работу и продуктивность каждого сотрудника. А еще важно следить за складом, чтобы не замораживать деньги в складских запасах.
Посмотрим, какие плюсы дает грамотный процесс оптимизации.
С чего начать оптимизацию затрат на предприятии
Выше я уже отметила, что оптимизировать затраты — это не значит просто бездумно сокращать все подряд. Нельзя просто взять и урезать зарплаты, уволить часть команды или экономить на качестве и покупать самые дешевые материалы. Такой подход может обернуться против вас: недовольные сотрудники, испорченный продукт, приостановка работы и, как следствие, процесс падения прибыли.
Поэтому, прежде чем что-то менять, нужно тщательно разобраться, на что сейчас уходят деньги.
Шаг №1: Собрать все расходы
Сколько вы тратите на бизнес? Если вы ведете учет в таблице Excel, то каждую издержку вы вносите вручную и сразу распределяете по категориям. Проверьте все столбцы, дополните их новыми суммами, которые могли потеряться. Например, часто забываются расходы, которые учитывают раз в год — налоги на имущество, лицензии и разрешения, амортизация.
Если вы используете сервис для финучета, все просто — посмотрите отчет ДДС. В нем почти все издержки уже учтены и поделены на группы, например, производственные, коммерческие и управленческие расходы. Если нужно детализировать, откройте и посмотрите каждую статью затрат. Возможно, какие-то операции придется перераспределить или внести вручную, например, если вы оплатили что-то наличными.
Так, например, система Аспро.Cloud автоматически подтягивает затраты из вашего банка, распределяет их по статьям учета и формирует ДДС
💡 Внедрите эффективный финучет с Аспро.Cloud
ДДС, ПиУ, платежный календарь, бюджетирование, интеграция с банками. И все, что поможет навести порядок в финансах, в одной системе. Бесплатный пробный период 14 дней.
Если финансовый учет не налажен, придется собирать все данные с нуля. Найдите информацию по всем затратам за последние 5–6 месяцев и разведите их по условиям: затраты на производство, управление, рекламу.
Этот шаг — один из важнейших в процессе оптимизации, потому что раздутые статьи расходов можно найти в самом неожиданном месте и подобрать для них эффективный способ экономии. Приведу пример из нашей компании Аспро.
Мы, как разработчики программного обеспечения, всегда считали, что большие расходы на хостинг — это нормально. Ведь на них работают очень много тестовых сайтов нашей компании. Но при анализе оказалось, что там находились еще и тестовые клиентские сайты, которые были сданы заказчикам пару лет назад и уже были не нужны.
Мы провели аудит, оставили только актуальные проекты на серверах, все остальное удалили. Это позволило на 50% сократить ежемесячные расходы на сервера и хостинг.
А чтобы в дальнейшем не попадать в эту ловушку, мы внедрили периодический аудит серверов. Также добавили в обязанности программистов — удаление тестовых сайтов после сдачи проектов.
Также не забывайте про небольшие затраты: оплату корпоративного такси после бизнес-встречи в ресторане, покупку пиццы для команды тоже нужно внести в счет.
Шаг №2: Классифицировать расходы
Разделите все издержки на 2 группы:
Состав переменных затрат нужно пересматривать регулярно. Возьмите за правило: раз в квартал или полугодие смотрите цены на сырье, товары и услуги, которыми вы пользуетесь при производстве. На рынке могут появиться более выгодные условия.
Шаг №3: Поставить цель оптимизации
Посмотрите на структуру затрат и оцените, где их больше всего. Например, бизнес тратит много денег из-за брака и частых возвратов товара. Или большие издержки на непроизводственные нужды — раздутый штат топ-менеджеров и тех, кто не занят в производстве напрямую: секретарей, бухгалтеров, юристов, охранников, уборщиков. Когда вы найдете основной источник расходов, можно поставить цель оптимизации.
Ставьте цель так, чтобы она давала много способов решения. Если есть выбор — что-то сократить/урезать/уволить или расширить/улучшить/модернизировать, выбирайте второе. Оптимизация нужна для развития, поэтому и цель, в конечном счете, должна помогать компании расти.
Например, «Сократить расходы компании на 10%» или «Повысить доходы на 10%». В первом случае цель направлена только на издержки, она не учитывает дальнейший рост и имеет небольшое количество решений. Вторая цель намного шире, ведь повысить доходы можно двумя способами: сокращением расходов и увеличением прибыли.
Посмотрим на других примерах:
В первом случае цели направлены на простое сокращение расходов. Они не учитывают последствия и как бы уже закладывают в себе готовое решение — что нужно делать.
Правильные цели ориентированы на конечный результат и рост эффективности. Сокращение расходов — только одно из средств достижения этих целей.
А еще при постановке цели оптимизации важно учитывать, какой эффект вы хотите получить: быстрый или долгосрочный.
Краткосрочные меры
Способы, которые направлены на быстрый эффект, стоит применять во времена кризиса. Это может быть:
- Пересмотр поставщиков комплектующих материалов. Важно постоянно проводить сравнительный анализ условий на комплектующие материалы от разных поставщиков. Это позволяет найти более выгодные условия без потери качества.
- Отказ от подписок на онлайн-сервисы, без которых можно продолжать работать. Например, у нас была подписка и на «Главбух», и на «Гарант». Мы выбрали один сервис и пользовались только им, плюс искали информацию в открытых источниках.
- Отказ от проведения корпоративов. Корпоративные мероприятия — это всегда дорого. Но чтобы не снизить мотивацию сотрудников, можно заменить проведение корпоратива более недорогими альтернативами. Например, онлайн-активностями и неформальными встречами.
- Отказ от покупки новой мебели в офис. Лучше провести ремонт. Так вы не снизите комфорт сотрудников, но при этом сэкономите.
- Отказов от каналов продвижения с низкой конверсией, об этом я говорила выше.
Долгосрочные меры
Это то, что как раз позволяет именно оптимизировать расходы, а не сократить. О чем мы и говорили выше. Одна из эффективных мер в этом случае — пересмотр процессов производства:
- уменьшение ручного труда и внедрение машинного;
- использование аутсортинговых компаний для производства комплектующих, которые дорого изготавливать у себя.
В рамках оптимизации может быть несколько целей. Для реализации каждой из них можно использовать и краткосрочные, и долгосрочные методы.
Лучше всего начинать с краткосрочных мер, так они дают быстрый эффект. При этом на свободные ресурсы можно реализовывать долгосрочные стратегии оптимизации.
Как часто стоит проводить оптимизацию затрат
В Аспро мы придерживаемся двух подходов:
- Еженедельная аналитика показателей. Это позволяет всегда держать руку на пульсе и вовремя замечать, если какие-то расходы начинаются выбиваться из статистики. Также мы постоянно декомпозируем издержки и проводим тщательный анализ.
- Проведение оптимизации при изменении структуры бизнеса, появлении нового продукта или услуги. В этом случае важно обновить статьи учета, чтобы правильно отражать эти изменения в финансовой отчетности. Если компания сокращает какие-либо направления работы, нужно убирать отдельные виды затрат. Если же использует заемные средства для инвестиционных целей, наоборот, добавлять их.
Также есть определенные сигналы, которые нельзя игнорировать:
- кассовые разрывы, которых ранее не было в компании;
- снижение маржинальности;
- снижение чистой прибыли компании;
- рост кредиторской задолженности компании.
Что не стоит делать для сокращения расходов в кризис
Когда компания сталкивается с финансовым кризисом, главная ошибка, которую можно допустить, — это принимать необдуманные решения. Приведем несколько примеров в таблице.
Оптимизировать расходы — это значит строить финансовый план на месяцы и даже годы вперед. Подумайте, как ваше решение скажется на компании через полгода. Проводите бюджетирование, чтобы создать долгосрочный план доходов и расходов фирмы на квартал, полугодие или год вперед. Так вам будет легче сверять фактические и планируемые издержки, находить закономерности в перерасходе и новые способы экономии.
💡 Начните управлять финансами бесплатно
Зарегистрируйтесь в Аспро.Cloud и получите бесплатный пробный период на 14 дней. Привязывать карту не потребуется.
Методы, о которых я рассказала выше, дают только кратковременный эффект. Поэтому переходим к более эффективным способам экономить.
Рабочие методы оптимизации расходов организации
Мы составили подборку простых, но эффективных способов, как оптимизировать расходы и доходы компании.
Переводить сотрудников на удаленку
Что это значит. Экономите на аренде офиса, коммунальных услугах, оплате проезда для сотрудников и повышаем их лояльность.
Как это сделать. Проведите опрос среди сотрудников, чтобы узнать, готовы ли они работать удаленно. Многие работники ценят удаленку или гибридный график за гибкость и экономию времени на дорогу до офиса.
А чтобы было легче контролировать сотрудников на удаленке, используйте системы и таск-трекеры для совместной работы. Например, Аспро.Cloud
Пример. Вместо просторного офиса в центре вы арендуете скромную площадь на периферии, а сотрудники работают из дома. Экономия на аренде, электричестве, интернете — реальная, а производительность часто даже выше.
Использовать аутсорс или фриланс
Что это значит. Не нужно нанимать штатного бухгалтера или уборщицу, оплачивать их работу фултайм, больничные и отпуска. Вы платите только за конкретную работу, которую выполняет аутсорсинговая компания или фрилансер.
Как это сделать. Передайте некоторые процессы на аутсорс.
Пример. Вместо штатного бухгалтера вы заключаете договор с фрилансером. Он дважды в месяц приходит в офис и разбирается с бухучетом. Вы экономите на зарплате, налогах, оборудовании и получаете квалифицированную услугу.
Менять локацию офиса, производства, склада
Что это значит. Экономьте на аренде и обслуживании помещений, выбирайте более доступные варианты.
Как это сделать. Снимайте офис в менее престижном районе, а склад — в пригороде. Иногда выгодно перенести производство в другой город, если это не мешает логистике, а аренда и найм в регионе дешевле. В торговле можно сделать меньше офлайн-точек и усилить онлайн-присутствие.
Пример. Ваше производство переехало из Москвы в Тверь, где аренда в пять раз дешевле. С учетом транспортных расходов экономия составила 30% в год.
Модернизировать производство
Что это значит. Современное оборудование, станки с ЧПУ и конвейеры снижают брак, экономят электроэнергию и требуют меньше рабочей силы.
Как это сделать. Автоматизируйте производство. Управляйте станками с компьютера, внедрите роботов, обучите персонал работе с новым оборудованием.
Пример. Вы внедряете на пищевое производство линию упаковки. Качество упаковки стало выше, срок годности продуктов больше, а количество занятых в цехе людей — меньше.
Сотрудничать с поставщиками и партнерами
Что это значит. Привычные условия — не всегда самые лучшие. Можно найти более выгодные контракты или договориться о скидке.
Как это сделать. Обсуждайте с контрагентами скидки и отсрочку платежей. Ищите новых поставщиков и объединяйтесь с другими компаниями для совместных закупок.
Пример. Вы договорились с поставщиком на 10% скидки, если в месяц будете закупать более 100 тонн сырья.
Улучшать клиентоориентированность
Что это значит. В момент сокращения расходов думайте не только о тратах, но и о прибыли. В кризис важно увеличивать продажи, а для этого нужно повышать лояльность клиентов и средний чек, а также не терять лиды.
Как это сделать. Внедрите в работу CRM-систему. Например, Аспро.Cloud. Работайте со сделками в одном окне, повышайте лояльность клиентов быстрыми ответами и запускайте рекламные рассылки за пару кликов.
Пример. Салон красоты внедрил CRM и повысил средний чек за счет допродаж. Менеджеры знают, какие услуги и средства ухода предпочитают клиенты, поэтому предлагают их во время записи.
Зарабатывать на непрофильной деятельности
Что это значит. Не позволяйте своим ресурсам простаивать. Если основной бизнес — производство стульев, у вас наверняка есть что-то, что можно использовать для дополнительного дохода. Стружки — на вторсырье, к примеру.
Как это сделать. Пройдитесь по всем сферам вашего бизнеса и спросите себя: «Что здесь можно превратить в деньги?» Несколько идей:
- аренда помещений, оборудования, транспорта — если они простаивают;
- консультации, обучение, экспертное мнение — если ваши сотрудники профессионалы;
- реклама — если ведете соцсети, блог.
Пример. Типография продает остатки бумаги и картона на переработку.
Изучать меры поддержки бизнеса
Что это значит. Власти предлагают льготные кредиты, низкие налоговые ставки, тендеры и субсидии на открытие бизнеса.
Как это сделать. Зайдите на сайт Мойбизнес.рф, где собраны меры поддержки для МСП.
Пример. Вы берете кредит по ставке ниже ЦБ для обновления станков. Деньги помогают сделать продукцию качественнее, а прибыль выше.
Планировать денежный поток
Что это значит. Не только сокращайте затраты в моменте, но и следите за ними постоянно. Анализ издержек, который вы сделали в самом начале оптимизации, будет в разы проще, если вести его с помощью удобных инструментов, а часть рутины автоматизировать.
Как это сделать. Контролируйте все расходы и доходы в сервисе Аспро.Cloud. Ведите финансовый учет, чтобы каждая денежная операция отображалась в отчете ДДС. Заранее составляйте план издержке и поступлений. Так вы будете в динамике отслеживать расходы, сравнивать факт с планом и оценивать, где был перерасход бюджета и почему. Это позволит принимать управленческие решения.
Пример. Вы регулярно сталкивались с кассовым разрывом. Деньги от клиентов не успевали поступать на счета, а уже нужно было оплачивать товары от поставщиков. Вы начали работать в Аспро.Cloud и вносить все оплаты в платежный календарь: теперь вы всегда знаете, какие денежные операции и когда произойдут, сколько свободных денег останется на счетах компании.
Оптимизация доходов и расходов — это не разовое занятие, а постоянная работа руководителя. Ищите выгодные сотрудничества, выходите на новые рынки и контролируйте издержки. Только регулярный контроль сделает расходы прозрачными: вместо ненужных трат останутся только грамотно вложенные инвестиции в бизнес.