Рассказывают Казначеева Екатерина, IRB Family, и Грохотов Евгений, Глобэкс АйТи
О компании
- Крупнейший франчайзи Rostic’s
- Штат компании — около 22 тысяч человек
- 650 ресторанов
- Более 145 городов России
С чем столкнулись?
Ручное администрирование HR-процессов отнимает до 30% рабочего времени. Именно поэтому возникла потребность создания единого личного кабинета, где вся необходимая для работы информация будет выводиться для сотрудника автоматически и всегда будет у него в быстром доступе.
Задача
1. Создать личный кабинет пользователя с удобной навигацией и простым доступом к необходимым документам.
2. Открыть возможность согласовать табель, подать заявки на отпуск и командировки, посмотреть и распечатать расчетный лист.
Решение
Портал на платформе Websoft HCM в компании — это единая точка входа для сотрудника, от момента трудоустройства и далее для решения задач по всем HR-процессам. Сотрудникам это удобно, это облегчает жизнь, им не нужно переключаться между системами. Мы решили использовать привычный интерфейс и расширить функциональность портала: чтобы в одном месте пользователи и выполняли уже привычные им действия (проходили программы адаптации, обучения), и здесь же, в одном и том же месте, могли скачать расчетный лист, посмотреть свои отпуска, подать заявку, подписать приказ о командировке и так далее.
Мы решили использовать Websoft HCM для создания личного кабинета сотрудника и настроить бесшовную для пользователя интеграцию кабинета в Websoft HCM с кадровой системой Босс-Кадровик.
Что сделали?
Мы создали два типа личных кабинета — для сотрудников ресторанов и сотрудников офиса. Визуально они не отличаются друг от друга, различие в том, что блок с калькулятором заработной платы доступен только сотрудникам ресторанов (в связи с их плавающим графиком работы).
В личном кабинете доступны 6 блоков:
Личный кабинет директора ресторана
1. Отпуска. В этом блоке подсчитывается остаток количества дней отпуска. Данные берутся из кадровой системы Босс-Кадровик, и здесь, в личном кабинете, выводится цифра, соответствующая текущей дате. Остаток дней отпуска формируется в моменте: 3−5 секунд, и подгружается актуальная информация.
2. Оформленные события. Здесь сотрудник видит информацию по прошедшим командировкам и отпускам. Она появляется также благодаря интеграции — на основании приказов из кадровой системы.
При нажатии на кнопку «Подробнее» сотрудник увидит все приказы: когда они были оформлены, номер приказа, какая информация там содержалась.
3. Назначения. В данном блоке выводится информация по сотруднику — его должность, место работы, дата трудоустройства.
По кнопке «Подробнее» можно посмотреть весь процесс перемещений сотрудника — повышения, переходы между должностями.
4. Планируемые события. Этот блок содержит оформленные отпуска, командировки, заявки на работу в выходной день. Они появляются именно в статусе «Планируются», когда уже создан приказ в кадровой системе.
5. Калькулятор заработной платы. Этот блок доступен только для сотрудников ресторана, потому что у них плавающий график работы. Здесь отражается информация на текущий день и на текущий месяц. То есть сотрудник видит, сколько у него отработано часов, в примерном расчете уже отражается та сумма, которую он получит.
Кнопка «Подробнее» открывает всю статистику, можно посмотреть по текущему месяцу и по прошедшим месяцам, какие смены были у сотрудника.
6. Расчетный лист. Этот блок дополнительно защищен: при нажатии на кнопку «Сформировать» у сотрудника не сразу формируется файл, а нужно ввести пин-код (это паспортные данные сотрудника). Только после этого документ становится доступным и его можно скачать. При этом можно выбрать любой нужный период.
Вкладка «События»
Здесь сотрудник может сформировать заявки на отпуск, командировку, работу в выходной день.
Когда сотрудник нажимает на соответствующие кнопки, осуществляется редирект на стороннюю систему, но для пользователя это происходит незаметно — у него все собрано в одном месте.
В этой же вкладке собраны все приказы, которые были оформлены, их можно отфильтровать.
Вкладка «Мои часы»
Здесь содержится подробная информация по отработанным часам по дням, можно выбрать любой период:
Вкладка «Мои документы»
Здесь хранятся личные данные сотрудника и все подписанные им документы.
В компании используется коробочный инструмент Websoft — КЭДО. С его помощью сотрудник видит документ, с которым ему нужно ознакомиться, может в этом же интерфейсе его подписать простой электронной подписью (она также формируется в коробочном приложении). И далее в своем личном кабинете в любой момент можно снова открыть, посмотреть и скачать документы.
Согласование табеля
Расскажем о совсем недавней доработке, сейчас мы планируем ее внедрить. От руководителей был запрос — сделать возможность согласовывать табель отработанного времени по команде — сотрудникам офиса.
Техническая реализация проекта
Компания Глобэкс АйТи (партнер-интегратор Websoft) выступила исполнителем в этом проекте и осуществила интеграцию Websoft HCM с внешней кадровой системой — Босс-Кадровик. В данном случае платформа Websoft HCM является «витриной», а данные хранятся в Босс-Кадровике.
Процесс выглядит следующим образом:
Отдел кадров два раза в месяц формирует табель в системе Босс-Кадровик. С помощью интеграции табель попадает на портал. Руководитель проверяет и при необходимости вносит правки. Только после нажатия на кнопку «Проверено» информация подтверждается и улетает в Босс-Кадровик, и там фиксируется как проверенная руководителем.
Также мы настроили уведомление руководителю, чтобы он не забывал своевременно подтверждать заполненность и корректность табеля.
Руководитель видит все отпуска подчиненных и может отфильтровать их по разным типам.
Сотрудник заходит на портал, нажимает необходимую кнопку, например, ему нужно получить расчетный лист. Идет запрос на внешний API, на стороне Босс-Кадровика обрабатывается информация. Websoft HCM получает нужные данные и может их выдать в той форме, которая определена заказчиком.
Пользователь не заметит, что происходит выгрузка данных из другой системы. Это можно сравнить с банковским приложением: иногда приложение уже открыто, а баланс пару секунд подгружается.
С помощью этого же метода мы выполнили еще одну доработку — необходимо было вывести на портале список ресторанов и показать рестораны на карте, и мы интегрировали Websoft HCM с Яндекс.Картами.
В нашем проекте данные хранятся во внешней системе и передаются в Websoft HCM. Но интеграция может работать и в обратную сторону. Для примера давайте представим, что у нас есть интернет-портал, сделанный на SharePoint, и вы хотите в личном кабинете отобразить какую-то информацию, которая хранится в Websoft HCM, например, о том, какие курсы назначены у сотрудников или какие награды они получили в рамках действующей в компании геймификации. В этой ситуации тоже удобно использовать интеграцию по API — только теперь внешняя система (интернет-портал) будет получать данные от Websoft HCM.
Факторы успеха
- В проекте есть лидер. Это человек со стороны клиента, который полностью отвечает за проект. Через него идет вся коммуникация. Он общается с внутренними бизнес-заказчиками, с руководителями и сотрудниками различных подразделений внутри компании, дискутирует, задает вопросы, согласует задачи, решения, бюджеты. Для всей команды разработки это очень большое удобство — когда есть человек, полностью контролирующий ситуацию на стороне клиента.
- На стороне исполнителя есть руководитель проекта, который отвечает за организацию работы всей команды подрядчика. Отдельно хочется отметить, что используя услуги подрядчика, в данном случае Глобэкс АйТи, заказчик получает возможность привлечь любого необходимого в проекте специалиста. Если нужно провести исследование задачи — подключится аналитик, если потребуется разработать интерфейсы — подключится дизайнер. При этом команда со стороны исполнителя максимально вовлечена в коммуникацию.
- В Глобэкс АйТи мы работаем по методу «Time and materials». Это позволяет быстро решать задачи. Мы не уходим в долгую бюрократию, не пишем глобальные ТЗ. Websoft HCM позволяет дробить любой большой процесс на более мелкие задачи. Мы проводим еженедельные статусы, обсуждаем список актуальных задач, гибко корректируем свои действия в зависимости от актуальных запросов. Таким образом, мы всегда получаем тот результат, который нужен в текущий момент времени. Практика показывает, что это очень сильно ускоряет процессы.