Представьте: вы — кадровик. Новый сотрудник приносит трудовую книжку, а на последнем развороте после записи об увольнении с предыдущего места работы осталась одна чистая строка. Что делать? Вписать запись о приеме в эту строку, даже если она «висит» одна? Или перевернуть страницу и начать с нового, чистого листа? Многие уверены, что записи должны идти строго подряд, без единого пропуска. Из-за этого мифа кадровые специалисты испытывают настоящий стресс, пытаясь вписать информацию в неудобное место.
Спешим успокоить: закон полностью на вашей стороне! Пропуск строк в трудовой книжке не только разрешен, но и часто является признаком аккуратности. Давайте разберемся, что по этому поводу говорит современное законодательство и как избежать настоящих, а не мнимых ошибок.
Что говорит закон? Отменяем главный миф
Главный документ, регулирующий сегодня ведение трудовых книжек, — это Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н. Именно в нем содержится исчерпывающий перечень правил и требований.
Обратимся к тексту Приказа. Пункт 3 Приложения № 2 устанавливает четкие технические требования к внесению записей:
«Записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен". Также записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати)».
Как видите, в правилах нет ни единого слова о запрете пропускать строки или о необходимости делать записи строго последовательно, без отступов. Этот миф родился в советское время и до сих пор кочует из уст в уста, не имея под собой юридической основы.
Вывод: Работодатель имеет полное право начать запись о приеме на работу с нового разворота трудовой книжки, даже если на предыдущем остались пустые строки.
Почему пропуск строк — это нормально и даже правильно?
Страх пропустить строку часто связан с непониманием цели ведения трудовой книжки. Это не школьный дневник, где записи должны идти подряд. Это официальный документ, главные требования к которому — читаемость, долговечность и достоверность.
Ситуации, когда пропуск строк целесообразен:
- Неудобное расположение. Оставшаяся строка находится в самом низу страницы или в неудобном для заполнения месте. Логичнее и аккуратнее начать с нового разворота.
- Предотвращение ошибок. Попытка вписать важную запись (о приеме на работу) в единственную оставшуюся строку может привести к спешке и ошибкам (например, выйти за границы). Проще оставить ее пустой.
- Эстетика и удобство. Запись, начатая с чистого листа, выглядит опрятнее и ее легче читать как сейчас, так и через 20 лет.
Таблица: Разрешенные и запрещенные действия с трудовой книжкой
Что МОЖНО делать? (Разрешено законом) | Что НЕЛЬЗЯ делать?
✅ Пропускать строки и начинать запись с нового разворота | ❌ Зачеркивать неточные или ошибочные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»
✅ Вносить записи черной, синей или фиолетовой пастой | ❌ Использовать карандаш, зеленые или красные чернила
✅ Делать записи с помощью штампа (печати) | ❌ Применять аббревиатуры и сокращения («пр.» вместо «приказ»)
✅ Оставлять пустые строки между записями | ❌ Вырывать страницы или иным способом уничтожать часть документа
Что будет, если все-таки сделать запись в единственной оставшейся строке?
Ничего страшного! Это тоже не является ошибкой. Закон не предписывает, как именно поступать, оставляя это на усмотрение кадрового специалиста. Если запись получилась аккуратной, читаемой и полностью поместилась в отведенном месте — она абсолютно действительна.
Критерий правильности один: запись должна быть легко читаемой и соответствовать требованиям к содержанию (указаны номер, дата, наименование организации, суть записи, номер приказа).
Как правильно внести запись о приеме на работу? Пошаговая инструкция
Вот алгоритм, который поможет сделать все безупречно, независимо от того, с какой строки вы начинаете.
Шаг 1. Подготовьте документы
Убедитесь, что у вас на руках есть подписанный сотрудником трудовой договор и приказ о приеме на работу.
Шаг 2. Внесите запись в трудовую книжку
Запись вносится в строгом соответствии с приказом. Вот ее структура:
- Графа 1: Порядковый номер записи. Нумерация продолжается сквозная, следующая за последней записью.
- Графа 2: Дата приема на работу.
- Графа 3: «Принят в [название отдела] на должность [название должности]».
- Графа 4: Реквизиты приказа о приеме на работу (дата и номер).
Шаг 3. Заверьте запись
После внесения записи необходимо:
- Поставить печать организации (при наличии).
- Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
- Подпись самого владельца книжки, подтверждающую, что он ознакомился с записью.
Распространенные ошибки, которых стоит избегать на самом деле
Вместо того чтобы бояться мнимых проблем, обратите внимание на реальные нарушения, которые действительно могут привести к признанию записи недействительной:
- Сокращения. «Пр.» вместо «приказ», «дир-р» вместо «директор».
- Нечитаемый почерк. Запись должна быть разборчивой.
- Исправления. Если ошибка все-таки допущена, исправлять ее нужно не зачеркиванием, а путем признания предыдущей записи недействительной и внесения правильной записи под следующим номером.
- Несоответствие записи приказу. Должность и структурное подразделение в трудовой книжке должны точно совпадать с формулировками в приказе и трудовом договоре.
Бесплатная консультация юриста
Заключение: аккуратность и здравый смысл — ваши главные помощники
Подведем итоги. Пропуск строк в трудовой книжке между записями об увольнении и приеме на новую работу не запрещен действующим законодательством. Более того, это часто более аккуратный и профессиональный подход.
Вам нужна юридическая консультация? Наша команда профессиональных юристов готовы помочь защитить ваши права! Оставьте заявку прямо сейчас, и мы оперативно разберем вашу ситуацию.
Ваша главная задача — не слепо следовать устаревшим мифам, а обеспечить точность, достоверность и читаемость записей. Руководствуйтесь здравым смыслом и четкими предписаниями Приказа Минтруда № 320н. Если запись сделана аккуратно, без сокращений и соответствует приказу, у сотрудников Пенсионного фонда или будущих работодателей не возникнет к вам никаких вопросов.
Работайте спокойно и не создавайте себе лишних проблем там, где их нет.
