Управленческая практика показывает, что взаимодействие между несколькими сотрудниками или структурными подразделениями, также, как и выполнение поручений руководителя, осуществляется более эффективно, если каждое событие или обращение зафиксировано (письменно или электронно). Это и называется системой работой или управленческой системой.
Письменное взаимодействие сотрудников разных структурных подразделений осуществляется посредством составления служебных записок. Ничего лучше ещё не придумали?!
Одна сторона составляет служебную записку, в которой, как правило, обращается к другой стороне по следующим причинам:
📌 запрос информации или действий для решения поставленной задачи;
📌 информирование о ходе совместной задачи и/или напоминание о необходимости участия (выполнения действий) в совместной задаче;
📌 предоставление информации в ответ на запрос или в рамках поручения руководителя.
Электронное взаимодействие осуществляется посредством использования электронного документооборота или электронной почты. Причины обращений аналогичны письменному взаимодействию, при этом запрашиваемую информацию (в особенности большого объёма) электронно предоставлять удобнее и быстрее.
Наиважнейшее значение имеет схема, по которой осуществляется взаимодействие структурных подразделений.
Я выделяю 3 схемы взаимодействия подразделений компании:
1️⃣ с участием руководителя компании;
2️⃣ без участия руководителя компании;
3️⃣ смешанная схема.
✅ Схема взаимодействия с участием руководителя компании.
Это когда письменные или электронные служебные записки структурных подразделений составляются на имя руководителя компании и рассматриваются только им.
Схема №1 (взаимодействие с участием руководителя компании) на практике более эффективная и безопасная. Руководитель не только в курсе действий, планируемых и совершаемых структурными подразделениями, но и в любой момент может внести свои коррективы, в том числе отменить, отложить, отсрочить или изменить отдельно взятый запрос или действие. Данная схема в большинстве случаев априори позволяет компании устранять различные риски и избегать серьёзные проблемы, а ответственному подразделению (инициатору взаимодействия) своевременно получать нужную информацию или качественно решать совместные вопросы.
Примеры служебных записок:
✴️ Руководитель отдела продаж просит генерального директора поручить отделу маркетинга за 14 календарных дней изготовить рекламные материалы для потенциальных клиентов.
✴️ Главный бухгалтер просит генерального директора поручить начальнику юридического отдела в течение 5 рабочих дней предоставить полную информацию обо всех заключенных и расторгнутых договорах за истекший квартал.
Генеральный директор рассматривает служебную записку на предмет ее целесообразности, текущих финансовых возможностей и/или загрузки соответствующего структурного подразделения (потенциального исполнителя запроса), а затем отписывает её исполнителю с резолюцией «исполнить в указанные сроки» или «исполнить в срок до... ». Далее служебная записка через секретаря и под роспись выдается ответственному лицу.
❗ Важно заметить, что указанный процесс не работает без контроля и должного хранения документов: оригинал служебной записки с резолюцией руководителя компании должен храниться в приемной, конечному исполнителю выдается под роспись копия служебной записки (инициатору по запросу также может быть выдана ее копия).
✅ Схема без участия руководителя компании.
В этом случае служебные запросы или сообщения отправляются из одного структурного подразделения в другое напрямую, минуя руководителя компании.
Схема №2 (взаимодействие без участия руководителя компании) удобна структурным подразделениям, но со временем все равно будет давать сбой и приводить к конфликтам, так как в ней отсутствует важная руководительская функция - контроль.
Если все самостоятельные взаимодействия структурных подразделений будут фиксироваться (например, в электронной переписке), то данная схема может определенное время (до первых серьёзных проблем) неплохо показать себя - на эффекте новизны и положительных эмоциях от получения определённого "карт-бланша".
Глобально, взаимодействия без участия руководителя, несут различные риски: потери времени на выполнение не своих или ненужных для компании задач, распространения конфиденциальной информации внутри и даже вне компании, а также совершения серьезных ошибок, срыва мероприятий и финансовых потерь для бизнеса. Именно при использовании данной схемы, как основной, руководитель компании впервые задумывается о регламентации работы и взаимодействий структурных подразделений, описании функций (процессов) и разграничении зон ответственности сотрудников.
Пример (реальная история):
✴️ Строительная компания сорвала сроки сдачи объекта строительства. В дедлайн не были готовы системы отопления. По горячим следам была выявлена конфликтная ситуация между руководителем проекта и заместителем директора по инженерным системам. За конечный результат (строительство и сдача объекта) отвечает руководитель проекта, а непосредственно за инженерные системы (система отопления и др.) - заместитель директора по инженерным системам. Оба подчиняются генеральному директору, но в рамках конкретного объекта руководитель проекта является главным (находится над заместителем директора по инженерным системам). Последний подчиняться руководителю проекта не хотел и не всегда информировал его о ходе выполнения работ по своему профилю. Это была одна из причин провала. Также в строительной компании: не практиковались служебные записки и письменные взаимодействия структурных подразделений, не проводились еженедельные совещания (руководитель делал акцент на индивидуальные встречи - каждый докладывал, что "все прекрасно в его вотчине").
✅ Смешанная схема.
Предполагает, что неповторяющиеся или разовые обращения должны согласовываться с руководителем компании, а повторяющиеся обращения должны быть закреплены в регламенте или описаны в процессах и утверждены, после чего они могут решаться уже без участия руководителя компании.
Схема №3 (смешанный вариант) является целью многих современных эффективных компаний (руководителей) – описать и утвердить все бизнес-процессы, работать и взаимодействовать по утвержденным стандартам, проявляя максимальную самостоятельность, но предоставляя руководителю компании в определенный промежуток времени (отчетный период) соответствующие точки контроля.
Использовать данную схему взаимодействия структурных подразделений вынуждают современные тенденции бизнеса и загруженность руководителей.
⚠️ Для того чтобы взаимодействие между структурными подразделениями осуществлялось должным образом - системно и эффективно - необходимо разработать и утвердить приказом общий регламент взаимодействия структурных подразделений.
В данном регламенте обязательно должны быть отражены следующие моменты:
📌 предмет (причины) взаимодействия;
📌 определение участников взаимодействия (инициатор, ответственный, конечный исполнитель);
📌 схема (способы) взаимодействия;
📌 требования к предоставлению запроса (обращению);
📌 нормативные сроки реагирования на запросы и другие действия одного из структурных подразделений;
📌 правила взаимодействия и примеры нарушений взаимодействия;
📌 ответственность за нарушение или несоблюдение регламента.
Указанный регламент помогает разобраться в различных сложных и конфликтных ситуациях, в том числе, когда совместная задача не выполнена или выполнена с нарушением сроков, найти истинную причину и виновника проблемы. Если произошел сбой взаимодействия, то поднимается вся электронная переписка и/или все официальные документы в рамках конкретной задачи (служебные записки, приказы, регламенты или положения), осуществляется проверка предпринятых действий каждой стороны на соответствие утвержденному в компании общему регламенту взаимодействия структурных подразделений.
Пример:
✴️ Руководителем компании была поставлена задача главному бухгалтеру "в двухмесячный срок подготовить бизнес-план в рамках одного из потенциальных проектов". Бизнес-план помимо финансовых расчетов, как правило, содержит маркетинговую часть. Главный бухгалтер сразу же подготовил служебную записку на имя генерального директора, в которой попросил его поставить задачу начальнику отдела маркетинга в 1,5 месячный срок предоставить инициатору маркетинговую часть (маркетинговое исследование) бизнес-плана. Утвержденная записка была выдана конечному исполнителю под роспись, о чем есть письменное подтверждение. Еженедельно главный бухгалтер отправлял электронное письмо исполнителю как напоминание и задавал вопрос о ходе выполнения задачи, начальник отдела маркетинга не отвечал. Как результат, задание было выполнено с опозданием, а подготовленный материал (маркетинговая часть) для бизнес-плана не совсем подошел. В конечном итоге, сроки подготовки всего бизнес-плана были нарушены, так как пришлось переделывать часть бизнес-плана в сжатые сроки. По чьей вине произошла ошибка, если налицо: нарушение срока исполнения задачи, отсутствие требований к запрашиваемой информации (технического задания), несоблюдение регламента взаимодействия подразделений?!
Таким образом, чтобы взаимодействие структурных подразделений в компании осуществлялись эффективно, необходимо:
🔗 описать предмет и способы взаимодействия подразделений;
🔗 определить схему взаимодействия подразделений;
🔗 разработать регламент взаимодействия подразделений;
🔗 регулярно разделять все возникающие обращения и запросы (предмет взаимодействия) подразделений на новые и существующие, разовые и повторяющиеся, с целью их перевода в разряд постоянных и описанных бизнес-процессов;
🔗 осуществлять руководительский контроль за соблюдением подразделениями регламента взаимодействия.
Рекомендую подборки статей:
Подпишитесь на мой канал и читайте больше управленческих статей:
С уважением и благодарностью к своим читателям,
Азат Хабибуллин
#взаимодействие#схема
#запрос#информирование#участие
#инициатор#исполнитель
#структурноеподразделение
#подразделение#сотрудник
#работник#персонал
#руководитель#директор
#управление#компания
#классикауправления
#classic_management
#classicmanagement
#азатхабибуллин#казань
#azatkhabibullin#kazan#8