Ручное планирование производства – это мина замедленного действия
«У нас нет четко налаженной системы поставки сырья в цех, поскольку нет плана производства, который отталкивался бы от плана продаж. Работаю на интуицию. Вот-вот закончится сырье, нужно заказать его. Склады снабжены ненужным количеством товара, иногда некоторых позиций слишком много, иногда - мало. Это все создает проблему, нужно срочно все делать и так далее. А товар, который лежит на складах - замороженные средства».
Так начался диалог с одним из наших будущих клиентов- собственником предприятия по производству спортивного питания.
Работа по интуиции, наугад, по чутью – не редкость при планировании производства и поставок сырья, ингредиентов и упаковки на пищевых предприятиях.
С одной стороны, в этом подходе есть плюсы:
1. Ни один алгоритм, даже самый сложный, не сможет учесть всех субъективных факторов, и порой предпринимательское чутье или многолетний опыт производственника подскажет, где лучше сработать на дополнительный запас, а где – в дефицит.
2. Не нужно вести статистику – остатки, минимальные партии, производственные мощности и ограничения, рецептуры и прочее.
Однако минусов в ручном управлении планированием продаж, производства и закупок гораздо больше:
1. Зависимость от «эксперта». Вся система планирования держится на одном-двух специалистах, которые им одним известным методом формируют прогнозы для производства и закупок. А что, если завтра эксперт решит покинуть компанию? Или заболеет? Или начнет ошибаться? Или уже давно ошибается, а Вы и не подозреваете?
2. Несоответствие выпуска продукции потребностям рынка. Если план производства продукции формируется исходя только из технических реалий, без оглядки на спрос и потребности клиента, то и продается, соответственно, то, что произвели, а не то, что нужно рынку. В этой плоскости обычно лежит большой объем недополученной прибыли.
3. Перекос в запасах (как готовой продукции, так и сырья, ингредиентов и упаковки). Часто встречается картина: невостребованной продукции на складе лежит на несколько месяцев, а для производства ходовых позиций не хватает какого-нибудь сырья, которое нужно ждать 40-60 дней.
4. «Заморозка» денежных средств. Неликвидные запасы «держат» в себе деньги, которые Вы могли бы использовать в обороте, проинвестировать в покупку оборудования или направить на продвижение своих товаров.
Как видите, ручное планирование – это мина замедленного действия. Она все равно рванет, вопрос только в том – когда и с какими последствиями?
В чем же решение?
Вырваться из замкнутого круга ручного управления планированием не так сложно, как кажется. Важно не переметнуться в другую крайность – планировать все исключительно математическими методами и алгоритмами внутри специальных программных продуктов – а найти баланс между расчетом и экспертизой опытных сотрудников.
В общем случае система сквозного планирования продаж, производства и закупок состоит из трех блоков:
1. Планирование продаж
На основании статистики предыдущих периодов, планируемых маркетинговых мероприятий, активности конкурентов и трендов рынка формируется попозиционный план продаж.
2. Планирование производства
На базе плана продаж с учетом наличия остатков готовой продукции, длины производственного цикла, минимальной партии производства, мощности оборудования и других технических и технологических нюансов определяется план производства.
3. Планирование заказов и поставок сырья, ингредиентов и упаковки
С учетом рецептур, текущих остатков, минимальной партии и сроков поставки, заказов в пути и условий оплаты план производства трансформируется в планзакупок сырья, ингредиентов и упаковки.
Шаг планирования определяется индивидуально, в зависимости от особенностей производства. Это может быть месяц, неделя и даже день.
Сразу купить систему?
Хочу предостеречь от типичной ошибки – сразу вкладывать деньги в покупку дорогостоящего программного продукта, особенно если производство небольшое. Рекомендую начать с простого – сделать базовый алгоритм в Excel и в ходе работы с ним постепенно добавлять учет тех или иных нюансов. Позднее, когда методика сформируется и будет отлажена на практике, можно перейти к автоматизации процесса.
Кстати, для клиента, цитату которого я приводил в начале статьи, мы создали систему сквозного планирования продаж, производства и закупок с недельным шагом прогноза в Excel. Разработали регламент нового бизнес-процесса, в который включили представителей продаж, производства и снабжения. Коллегам удалось разобраться в системе и начать работать с таблицей планирования в течение недели. О финансовых результатах проекта говорить еще рано, но любопытно, что на первые 2 недели расчетный план производства оказался практически нулевым, что говорит об избытках готовой продукции на складах.
Если Вы тоже задумываетесь о переходе на системное планирование продаж, производства и закупок, мы на связи https://t.me/ustenikov_and_experts
