В данной работе представлен комплексный анализ применения электронных таблиц Microsoft Excel для решения профессиональных задач в Уголовно-исполнительной системе (ФСИН), охватывающий как теоретические основы, так и практические примеры. Рассматриваются ключевые функции табличных процессоров, их роль в автоматизации расчетов, ведении статистики и формировании отчетности на примере реальных данных о состоянии преступности.
Консультационные услуги для студентов. Перейти на сайт. Получить консультацию: Telegram / WhatsApp / ВКонтакте / 7-988-027-88-34.
Практическая часть работы демонстрирует пошаговое выполнение типовых операций: расчет заработной платы с использованием формул, применение многоуровневой сортировки и автофильтра для выборки данных по заданным критериям, а также создание и настройка сводных таблиц для эффективного анализа и обобщения информации. Материал является готовым примером выполнения контрольной работы по информатике и будет полезен студентам юридических специальностей и сотрудникам правоохранительных органов, желающим освоить инструменты Excel для оптимизации своей профессиональной деятельности.
Электронные таблицы и их применение в УИС
Электронная таблица - это набор данных, представленный в табличной форме, и связей (математических соотношений) между ними. Часто электронными таблицами называют также программы работы с электронными таблицами.
Табличный процессор - это программа для работы с электронными таблицами.
На рисунке 1 представлено окно табличного процессора Microsoft Excel.
Весомый вклад в исследовании электронных таблиц сделали такие знаменитые ученые, как: Антонов В. «Современные компьютерные сети», Злобин Г. «Основы информатики, компьютерной техники и компьютерных технологий», Чаповского Р., Вальдрат А. «Работа с Microsoft Excel 2000 / XP / 2003» и многие другие.
Табличные процессоры позволяют решать задачи, связанные с числовыми расчетами, со статистической обработкой данных. Кроме того, конечно эти программы помогают строить двух- или трехмерные графики, диаграммы.
Основные сферы использования табличных процессоров: инженерные вычисления, бухгалтерский учет и финансы, математическое моделирование процессов и другие.
Среди табличных процессоров наиболее распространенными являются Microsoft Excel, Corel Quattro Pro, Lotus 1-2-3, StarCalc, SuperCalc.
Считается, что в функции современного табличного процессора относятся (функции перечислены в основном в хронологическом порядке - порядка их появления в реальных процессорах) таковы:
- организация ввода данных в таблицу с помощью клавиатуры и сохранения их в памяти;
- выполнение статистических расчетов по данным таблицы (вычисления суммы, среднего арифметического, нахождения наибольшего значения и т.д.);
- предварительный просмотр перед печатью и печати таблиц;
- использование макросов (программных вставок) для выполнения вычислений по данным таблицы;
- редактирование данных в таблицах (копирование, перенос, удаление и т.д.);
- редактирование нескольких таблиц одновременно;
- построение диаграмм и графиков по данным таблицы;
- форматирование данных (оформление текста таблицы, изменение его параметров);
- использование графических изображений в таблицах.
Любая электронная таблица состоит из элементов, которые называются ячейками. Каждая ячейка имеет свой адрес, которая создается с номеров строки и колонки (или наоборот) [3, с. 14].
Содержимым ячейки могут быть:
1. Данные, которые используются для дальнейших вычислений. Данные не обязательно должны быть числовыми, а могут быть текстовыми или любой другой природы. Данные вводятся пользователем с клавиатуры или импортируются из файлов, созданных другими средствами.
2. Формула (или соотношение). Значение в этих ячейках приобретаются как результат определенных вычислений. Особенностью электронных таблиц является то, что значения в ячейках этого типа могут быть вычислены раз для различных значений данных. Некоторые табличные процессоры (например, Excel) обеспечивают автоматическое вычисление значений для формул по всей таблице при изменении одного из данных.
Способ хранения электронных таблиц в памяти называется табличным форматом. В настоящее время существует несколько различных табличных форматов, используемых различными табличными процессорами. Конечно табличные процессоры имеют средства конвертации (преобразования) электронных таблиц других форматов в собственный формат.
С помощью табличных процессоров можно не только автоматизировать расчеты, но и эффективно проанализировать их возможные варианты. Изменяя значение одних данных, можно наблюдать за изменениями других, зависят от них. Такие расчеты выполняются быстро и без ошибок, предоставляя пользователю за считанные минуты большое количество вариантов решения задачи. Все это дает основания считать электронную таблицу обязательным элементом экономической, управленческой и научной деятельности.
Возможности Excel гораздо больше, чем понимают под термином табличный процессор. Обработка текста, статистический анализ и прогнозирование, деловая графика, управление базами данных, подготовка числовых, текстовых и смешанных таблиц, оформление самых бланков, наводнения результатов в форме деловой графики - программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы - текстовые редакторы или системы управления базами данных [1, с. 142].
Например, используя эту программу, на предприятии можно рассчитывать налоги и заработную плату, вести учет кадров и расходов, планировать производство и управлять сбытом. А мощные математические и инженерные функции Excel позволяют решать многие задачи в области естественных и технических наук.
После загрузки Excel можно увидеть в окне следующие элементы: строку заголовка, отметку системного меню, группу кнопок управления окном, строку меню, панель инструментов, строка состояния, полосы прокрутки и обрамление окна.
В окне содержатся специальные компоненты, присущие именно окну Excel.
Строка формул - это панель в верхней части окна Excel, используется для ввода и редактирования содержания ячейки. Содержанием ячейки может быть как постоянное значение (например, число или текст), так и формула.
Поле имени - это текстовое поле слева от строки формул, в котором отображается имя выделенной ячейки или элемент диаграммы. В этом поле можно быстро переопределить имя ячейки.
Рабочая часть листа - это графическое изображение электронных таблиц. Рабочая часть состоит из ячеек и заголовков строки и столбцов.
Вкладки листов - эти элементы расположены в нижней части окна. Они напоминают вкладки в каталожном ящике. Щелчок мышью по любой из вкладок открывает соответствующий лист рабочей книги.
Предел вкладок листов - вертикальная черта справа от вкладок листов определяет размер участка вкладок. Потянув за эту границу, можно изменить размер участка вкладок.
Доступ ко всем функциям программы можно получить через главное меню. Оно содержит девять пунктов: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Таблица, Окно и Справка. Кроме этого, в главном меню могут присутствовать еще несколько команд, связанных с встроенными макрокомандами, если те были подключены с помощью команды Сервис / Надстройки. Выполнение большинства основных команд можно инициировать, кроме выбора в главном меню, еще двумя способами: нажатием на значок одной из панелей инструментов или комбинацией «горячих» клавиш. Можно использовать также команды контекстного меню, которое открывается по нажатию на правую кнопку мышки и содержит преимущественно употребляемые команды главного меню.
Без использования мышки в главное меню можно попасть, если нажать на клавишу Alt. Для выбора нужной позиции меню надо пользоваться клавишами стрелок (и нажатием на Enter для выполнения команды) или введением подчеркнутой в названии буквы или Alt + подчеркнутая буква.
Ниже меню, по желанию пользователя, могут быть размещены панели инструментов (обычно открытыми являются панели Стандартная и Форматирование). Для визуализации или скрытие панелей используют команду Сервис / Настройка ... (или Вид / панели инструментов / Настройка), которая открывает окно, где на странице Панели инструментов выводится список всех имеющихся панелей. Употребляемые можно выбрать непосредственно из меню, которое открывают командой Вид / Панели инструментов или нажатием на правую кнопку мышки над одной из уже открытых панелей.
Ниже панели инструментов расположены строка формул. В его левой части отображается адрес активной ячейки, в правой - вся информация, которую вводят в активную ячейку или уже содержится в ней. Визуализацию строки формул можно включить или выключить командой Вид / Строка формул [2, с. 329].
Существуют специальные дополнительные клавиши, которые помогают быстрому обработке с таблицами. В частности, это:
- Ctrl + C Копировать;
- Ctrl + Ins Копировать;
- Ctrl + X Вырезать;
- Shift + Del Вырезать;
- Ctrl + V Вставить;
- Shift + Ins Вставить;
- Ctrl + N Создать новую книгу;
- Ctrl + F Найти;
- Ctrl + O Открыть книгу;
- Ctrl + G Перейти к;
- Ctrl + S Сохранить книгу;
- Ctrl + A лист;
- Ctrl + W Закрыть книгу;
- Ctrl + P Печатать лист.
Из выше сказанного, можно сделать вывод, что электронные таблицы Microsoft Excel играют весьма значительную роль в жизни человека, а особенно, той, которая имеет постоянную дело с вычислением определенных функций, построением графиков и так далее. То есть, это люди чья жизнь связана с экономической деятельностью.
В УИС электронные таблицы используются в основном для ведения статистики и написания отчетов.
Например, необходимо составить статистику по числу лиц, совершивших преступления за определенные периоды времени. Для этого составляется таблица, приведенная ниже (таблица 1).
Таблица 1 - Число лиц, совершивших преступления
По данной таблице можно проанализировать динамику совершения преступлений и сделать выводы о том, увеличилась ли преступность в стране или уменьшилась и на сколько.
В данном случае мы видим, что число выявленных лиц, совершивших преступления, в 2007 году снизилось на 3,2% по сравнению с 2006 годом.
Так же могут иметь место поквартальные отчеты, статистика за месяц (таблица 2) и другие, более мелкие виды отчетности, с которыми сотрудники УИС работают постоянно.
Таблица 2 - Состояние преступности в России в январе-феврале 2007 года
Существуют таблицы по определенной сфере преступной деятельности, например связанные с незаконным оборотом наркотиков (таблица 3).
Таблица 3 - Преступления, связанные с незаконным оборотом наркотиков
Подобные таблицы могут составляться по множеству всевозможных параметров. Приведем несколько самых распространенных из них:
- Тюремное население в странах мира
- Преступность за конкретный год году
- Состояние преступности в России за конкретный месяц конкретного года
- Уголовно-исполнительная система России за конкретный месяц конкретного года
- Сравнительная таблица численности заключенных в России за определенный период
- Количество преступлений и происшествий в Вооруженных Силах РФ в определенном году
- Численность тюремного населения в различных странах мирового сообщества в определенном году
- Численность заключенных и наполнение подразделений уголовно-исполнительной системы России по состоянию на конкретный месяц конкретного года
- Количество женщин-заключенных в % по отношению к общему числу заключенных на конкретный месяц конкретного года
- Численность заключенных некоторых стран на 100 тысяч населения по состоянию на конкретный месяц конкретного года
- Количество заключенных - иностранных граждан, отбывающих наказание в России
- Незаконный оборот оружия в России в определенном году
- Численность больных туберкулезом в тюрьме за конкретный год
- Сведения о несовершеннолетних осужденных воспитательных колоний;
- Данные об относительном количестве заключенных в других странах.
- Преступления, связанные с незаконным оборотом наркотических средств, психотропных и сильнодействующих веществ за конкретный месяц конкретного года
- Количество заключенных, действительно опасных для общества
Задание 2
Формулы:
1. Всего = сумма 10 соответствующих ячеек
2. Размер премии рабочего = (Сумма всех премий / Сумму лет стажа всех рабочих) * Количество лет стажа рабочего
3. Всего начислено = оклад + премия
4. НДФЛ = (Всего начислено рабочего * 13) / 100
5. К выдаче = Всего начислено - НДФЛ
Таблица 4 - Заполненная таблица
Таблица 5 - Заполненная таблица в режиме формул
Задание 3
Список использованных источников:
1. Гаврилов М. В. Информатика и информационные технологии : учебник для вузов : гриф УМО / М. В. Гаврилов, В. А. Климов - 2-е изд., исп. и доп. - Москва : ЮРАЙТ, 2011. - 350 с.
2. Информатика: учебник для вузов / под ред. Н.В. Макаровой - М.: Финансы и статистика, 2009 .- 768c.
3. Хорошева А.В. Работа с электронными таблицами : практикум / А.В. Хорошева, Кафедра специальной техники и информационных технологий.- Владимир : ВЮИ ФСИН России, 2010. - 48 с.