Планирование командировки предполагает множество организационных тонкостей. Невнимательный подход к отдельным её аспектам может превратить этот процесс в настоящий хаос.
Для вас мы подготовили вредные советы, связанные с планированием командировок — знакомьтесь с ними и запоминайте, чего точно не стоит делать!
Тяните до последнего
Медлительность и небрежность может напрямую сказаться на эффективности бизнес-поездки.
Так, бронируя билеты в последний момент, вы порой теряете возможность предложить сотруднику удобный рейс — в результате он совсем не успевает набраться сил и настроиться на продуктивную встречу.
Аренда жилья — не менее важный вопрос, который требует стратегического подхода. Если заняться бронированием номера слишком поздно, можно рискнуть хорошим расположением. Добираясь до места встречи, сотрудник неизбежно совершит необязательные траты, оплачивая дорогу, и потеряет много времени, которое мог бы использовать на качественную подготовку. К тому же, позднее бронирование почти всегда обходится дороже.
Оставляйте пожелания сотрудника без внимания
Бывают случаи, когда руководитель, игнорируя, например, аэрофобию сотрудника и желая сэкономить время и бюджет, всё же отправляет последнего в место назначения на самолёте.
Такими неосторожными действиями можно спровоцировать у работника сильный стресс, и такое его состояние, мешая собранности и настрою, может порой привести к неудачным переговорам.
Быть внимательнее к индивидуальным пожеланиям работника вовсе не сложно — и это прекрасный способ свести к минимуму возможные риски.
Не доверяйте организационные вопросы коллегам
Конечно, вы можете действовать по принципу «сделай хорошо — сделай сам», но, к сожалению, такой подход нередко приводит к серьёзным просчётам. Есть риск не рассчитать свои силы, запутаться в важных нюансах, связанных с большим количеством документом, упустить из виду детали и получить выгорание.
Конечно, более рациональный подход — делегировать хотя бы небольшую часть полномочий коллегам. Предложите сотрудникам возможность выбирать и бронировать поездки самостоятельно.
Процесс бронирования будет лёгким благодаря специализированным платформам, таким как «АэроТур.Business». Вам достаточно лишь настроить трэвел-политику внутри сервиса — после чего ваши коллеги смогут самостоятельно выбирать и оплачивать для себя билеты и отели, согласно утверждённым лимитам.
Позволяя сотруднику настраивать некоторые аспекты поездки в соответствии с личными предпочтениями, вы освобождаете время и силы для более важных задач. К тому же, сотрудники наверняка оценят ваше доверие, что положительно скажется на их вовлечённости и эффективности.
Пренебрегайте вероятностью, что сотрудник может заболеть
Эффективное планирование включает не только подготовку идеального сценария. Важно предвидеть моменты, которые могут отклониться от плана независимо от вас, и продумать возможные риски.
Внезапное заболевание сотрудника — один из них. И эту вероятность нельзя исключать, даже если отправляете в командировку человека с безупречным здоровьем.
Наличие медицинской страховки на этот период — не желательная формальность, а необходимость. Если ваш сотрудник сильно заболеет прямо в поездке, это может повлечь немалые расходы для компании.
Пренебрегайте точностью, рассчитывая оплату
Распространённая ошибка среди руководителей — расчёт зарплаты на период командировки по небрежно выведенной формуле: оклад, делённый на количество рабочих дней в месяце и умноженный на дни деловой поездки. Такой подход является неверным и, более того, противоречит трудовому законодательству.
Согласно действующим правилам, сотрудник во время корпоративной поездки должен получать выплаты в размере не ниже его среднего заработка. Для корректного расчёта этой суммы проанализируйте доход работника в последние 12 месяцев, и только затем, исходя из этого, выведите среднюю дневную оплату.
Демонстрируйте полное доверие — не выходите на связь после отъезда сотрудника
Можно считать, что миссия выполнена, как только сотрудник покинул город — но имейте в виду, что и это решение не останется без последствий.
Конечно, люди воспринимают это по-разному, и вполне может быть, что сотрудник не растеряется. Но бывают и случаи, когда отсутствие связи сбивает с нужного курса, сказываясь на мотивации и продуктивности.
Готовность и открытость к простому, но регулярному общению с коллегой в поездке — важный элемент поддержки. Интересуясь его делами, вы помогаете сохранить его моральный настрой.
Подготавливая документы, доверьтесь интуиции и удаче
Пренебрегая системным подходом, допуская хаотичность и импровизацию в таком важнейшем вопросе, как сбор командировочных документов, вы с огромной вероятностью оформите бумаги неправильно.
Такой простой шаг, как использование чек-листов, поможет вам значительно упростить этот процесс, не допустить ошибок по невнимательности и связанных с ними рисков.
Теперь вы знаете все секреты того, как превратить вашу командировку в настоящий кошмар. Запоминайте их, но делайте всё с точностью наоборот!