Почему «качественный» товар может оказаться браком? Чтобы понять это, давайте рассмотрим типичную ситуацию.
Представьте: вы закупили партию брендированных ежедневников. При поставке оказывается, что обложка не того оттенка, листы вываливаются, а резинки-закладки и вовсе нет. Вы в ярости: «Какой некачественный товар!». Однако поставщик спокойно парирует: «Но в техническом задании не было указано, что нужна резинка».
В чем же подвох? Дело в том, что в быту «качество» — синоним слова «хороший». Но в профессиональных закупках качество — это прежде всего соответствие требованиям. И если эти требования не прописаны четко — вас ждут неприятные сюрпризы.
Именно о том, как избежать таких ситуаций, на фестивале «Штрих-Фест. Закупки и управление рисками» рассказал эксперт по закупкам Сергей Дубовик. Он поделился опытом, как отслеживать качество и, что самое важное, — правильно составлять ТЗ.
Философия качества: перевод с бытового языка на профессиональный
Чтобы избежать недопонимания, нужно четко разделять два подхода.
- Бытовой подход: «Нам нужна качественная спецобувь». Подразумевается, что она прочная, удобная и прослужит долго.
- Профессиональный подход: «Нам нужна спецобувь, соответствующая ГОСТ 12.4.137-84, с подошвой из полиуретана толщиной 3 см, усиленным носком и сроком износа не менее 12 месяцев при активной эксплуатации».
Ключевое правило здесь следующее: если обувь развалилась через месяц, но при этом полностью соответствовала всем формальным параметрам, прописанным в ТЗ, — с точки зрения закупок, она качественная. Получается, проблема не в поставщике, а в том, что вы не прописали правильные требования.
Таким образом, качественный товар — это не тот, который нравится лично вам. Это тот, который на 100% соответствует заранее оговоренным и зафиксированным критериям.
Цена неполного ТЗ: как недобросовестные поставщики используют ваши пробелы
Опыт экспертов, видевших тысячи кейсов, показывает: любой параметр, не указанный в ТЗ, будет минимизирован ради снижения цены. Именно в этом кроются типичные ловушки в технических заданиях:
- Субъективные формулировки, такие как «премиальный вид» или «фирменное качество». Ведь каждый поставщик трактует их по-своему.
- Отсутствие стандартов: когда нет ссылок на ГОСТы, технические регламенты или отраслевые нормы.
- Не указаны ключевые параметры: для одежды — состав ткани, плотность, тип швов; для полиграфии — тип бумаги, цветопередача Pantone, вид скрепления.
Рассмотрим реальный пример из практики:
- Было в ТЗ: «Худи, серый, премиум-качество».
- Результат: Поставщик-новичок, желающий выиграть тендер, предлагает цену на 40% ниже проверенных партнеров. Он использует тонкую ткань низкой плотности и дешевую фурнитуру. Формально ТЗ соблюдено — худи серого цвета. Но результат вас категорически не устраивает.
Почему так происходит? С постоянными поставщиками вы все эти нюансы давно обсудили в переписке, и они знают ваши неозвученные «хотелки». Новый же поставщик ориентируется строго на букву ТЗ. Следовательно, ваше неполное задание играет ему на руку.
От слов к делу: как превратить плохое ТЗ в хорошее (на примере худи)
Давайте разберем эволюцию технического задания на закупку брендированной одежды.
Было (плохой вариант):
- Худи, мужское, серое.
- Материал: высококачественный хлопок.
- Брендирование: нанесение логотипа.
Проблема: все формулировки размыты. «Высококачественный хлопок» — это что? Плотность 200 г/м² или 400 г/м²? Какая фурнитура? Качество швов?
Стало (хороший вариант):
- Изделие: Худи, унисекс.
- Цвет: Серый, по шкале Pantone в диапазоне 4C – 9C (с приложением цветопроб).
- Материал: 85% хлопок, 15% полиэстер, плотность 340 ±20 г/м².
- Конструкция: Усиленные швы на капюшоне и манжетах, карман-кенгуру, регулируемые завязки на капюшоне.
- Фурнитура: Металлическая молния YKK.
- Брендирование: Вышивка логотипа нитью Pantone Black 7C, площадь не более 40 см².
- Контроль качества: Соответствие подтверждается испытанием на 5 машинных стирок (усадка не более 3%).
Что это дает?
- Сравниваемость предложений: все поставщики находятся в равных условиях.
- Предсказуемость результата: вы получаете именно то, что ожидаете.
- Снижение рисков: недобросовестному поставщику негде маневрировать.
Обратная сторона медали: как не переборщить с детализацией
Однако детализированное ТЗ — это палка о двух концах. Чрезмерная конкретика может, наоборот, ограничить конкуренцию.
Пример: вы указали в ТЗ точный оттенок серого — Pantone 2747C. Этот краситель есть только у одного поставщика. Остальные, чтобы участвовать, должны заказывать его специально, что удорожает их предложение.
Чтобы избежать этого, воспользуйтесь решениями:
- Вводите диапазоны: указывайте не один пантон, а диапазон (например, с 273C по 276C). Это даст поставщикам свободу выбора.
- Отделяйте критичное от желаемого: разделите требования на обязательные (без которых изделие не функционирует) и желательные (которые улучшают продукт).
- Консультируйтесь с рынком: перед финализацией ТЗ покажите его нескольким потенциальным поставщикам. Спросите, насколько стандартны ваши требования.
Практические инструменты: как составить идеальное ТЗ, если вы не эксперт
Вы не специалист по тканям или полиграфии? Не беда! Есть два рабочих способа написать грамотное ТЗ.
- Спросите у поставщиков.
Задайте прямой вопрос нескольким подрядчикам: «Что влияет на стоимость и качество [худи/ежедневника/дождевика]?» Это бесплатная экспертная консультация, которая ляжет в основу вашего ТЗ. - Используйте AI-ассистентов.
Например, задайте вопрос в DeepSeek: «Составь список технических параметров, которые нужно указать в техническом задании на закупку корпоративных ежедневников. Укажи, какие параметры влияют на стоимость и долговечность». ИИ сгенерирует структурированный чек-лист для адаптации.
Резюме: Чек-лист для идеального ТЗ
- Избегайте субъективных оценок («качественно», «премиально»). Заменяйте их измеримыми параметрами.
- Используйте стандарты и нормативы (ГОСТ, ISO, Pantone).
- Указывайте допустимые диапазоны для цветов, размеров, плотностей, чтобы не ограничивать конкуренцию.
- Проводите предварительный опрос поставщиков, чтобы понять, насколько ваши требования стандартны для рынка.
- Четко прописывайте условия приемки и методы контроля качества.
В итоге, грамотное ТЗ — это не бюрократия, а инвестиция в ваше спокойствие и бюджет. Оно страхует от недопонимания, срывов сроков и поставки неподходящего товара. Поэтому тратьте время на составление ТЗ на старте — и вы сэкономите нервы и деньги на финише.
Больше нюансов в нашем вк: https://vk.com/shtrihru