Всем привет!
Хотела продолжить разбирать тему "Архива с 0-ля"📩но столкнулась с большим количеством терминов и непонятных для новичков документов🗂
Наверное сначала расскажу немного о них, а затем уже опишу саму последовательность, что и зачем нужно делать с документами в архиве📄
Термины:
♦дело_папка с документами по одной теме (приказы по основной деятельности) 📓
♦номенклатура дел_список папок в компании с номерами и сроками хранения;🧾
♦опись_перечень документов, папок;
♦экспертная комиссия_сотрудники по приказу проверяющие документы (нужны эти документы или нет) ;👩💼👨💼👩💼
♦сроки хранения_период времени, когда хранится документ;🕒
♦документ_информация на бумаге с определенной на ней информацией;
Немного разобрались с понятиями.
❓Теперь что же делать архивисту (или просто сотруднику), которому сказали разобраться или создать архив:
✴️ Создать номенклатуру дел (собрать номенклатуры с отделов, свести все в одну воедино, проставить сроки, согласовать с экспертной комиссией компании, подписать у директора, разослать по отделам их выписки) ;
✴️Создать по номенклатуре описи (постоянного хранения, свыше 10 лет и до 10 лет и утвердить их на совещании экспертной комиссии) ;
✴️Если есть возможность хранить документы в отделах (3-5 лет), то пусть там пока и будут;
✴️ Если документов уже везде полно, то нужно начинать работу с отделами (обычно это назначенный сотрудник), потому что архивист сам не может все сделать.👩💼
Продолжение дальше....
Если есть вопросы пишите в комментариях, обьясню, расскажу😉
Всем привет!
Хотела продолжить разбирать тему "Архива с 0-ля"📩но столкнулась с большим количеством терминов и непонятных для новичков документов🗂
Наверное сначала расскажу немного о них, а затем уже опишу саму последовательность, что и зачем нужно делать с документами в архиве📄
Термины:
♦дело_папка с документами по одной теме (приказы по основной деятельности) 📓
♦номенклатура дел_список папок в компании с номерами и сроками хранения;🧾
♦опись_перечень документов, папок;
♦экспертная комиссия_сотрудники по приказу проверяющие документы (нужны эти документы или нет) ;👩💼👨💼👩💼
♦сроки хранения_период времени, когда хранится документ;🕒
♦документ_информация на бумаге с определенной на ней информацией;
Немного разобрались с понятиями.
❓Теперь что же делать архивисту (или просто сотруднику), которому сказали разобраться или создать архив:
✴️ Создать номенклатуру дел (собрать номенклатуры с отделов, свести все в одну воедино, проставить сроки, согласовать с экспертной комиссией компании, подписать у директора, разослать по отделам их выписки) ;
✴️Создать по номенклатуре описи (постоянного хранения, свыше 10 лет и до 10 лет и утвердить их на совещании экспертной комиссии) ;
✴️Если есть возможность хранить документы в отделах (3-5 лет), то пусть там пока и будут;
✴️ Если документов уже везде полно, то нужно начинать работу с отделами (обычно это назначенный сотрудник), потому что архивист сам не может все сделать.👩💼
Продолжение дальше....
Если есть вопросы пишите в комментариях, обьясню, расскажу😉
