Рассказывает Илья Щапов, руководитель проектов по автоматизации и поддержке ИС обучения и развития, ВТБ Лизинг
Посмотреть вебинар
Компания ВТБ Лизинг — одна из крупнейших лизинговых компаний в России. Численность персонала — более 2500 сотрудников.
С чем столкнулись?
Сегодня саморазвитие сотрудников стало ключевым фактором успеха. Чтобы оставаться профессионалом, нужно постоянно учиться. Руководителям также важно осознавать: развивая свою команду, они инвестируют в общее будущее.
Если раньше обучением занимался только Управление Обучения Развития и Адаптации Персонала, то теперь в него вовлечены все — от топ-менеджеров до рядовых специалистов. Каждый управляет своим обучением и помогает в этом команде.
Но у такого подхода есть и минус: растет нагрузка из-за рутины — отчетов, назначения курсов и координации учебных программ. Именно поэтому команда нашего управления (УОРиАП) фокусируется на оптимизации внутренних процессов и повышении удобства сервисов. Наша цель — избавить сотрудников от рутины, чтобы высвободить их время для творчества, инноваций и стратегически важных задач.
При этом скорость внедрения доработок очень важна: требования клиентов, правила работы меняются очень быстро, если долго что-то создавать, можно на выходе получить продукт, который уже устарел.
Главная идея: совсем небольшое изменение, автоматизация, которая занимает несколько часов или пару дней, уже может сильно облегчить жизнь всем — сотрудникам, руководителям, администраторам процесса.
Представлю несколько кейсов, в которых мы разрабатывали и внедряли автоматизацию маленькими шагами. Каждая разработка (до MVP и запуска) занимала не месяцы, а считаные дни, в некоторых случаях и часы, а результаты оказались значимыми для всех.
Кейс 1. Заявка на обучение
Какой путь обычно проходит стандартная заявка на обучение? Сотрудник заполняет форму, она уходит на согласование руководителю, далее -- в отдел обучения, где проверяют, есть ли бюджет.
Как сделали мы?
- Сотрудник подает заявку на обучение и сразу вписывается в участники мероприятия.
- Руководителю приходит уведомление о том, что сотрудник был включен в мероприятие. Он может проигнорировать это уведомление, может подтвердить, чтобы отслеживать прогресс обучения, и может отклонить заявку — тогда сотрудник получит об этом уведомление и будет исключен из списка участников.
Это позволило нам ускорить процесс обучения и избежать ситуаций, когда из-за задержки в согласованиях сотрудник не попадает на обучение. Бюрократия снизилась, количество обученных сотрудников возросло.
Кейс 2. Согласование заявки на обучение через почту
Для руководителей мы разработали возможность согласовать заявку на обучение в почте: по требованиям безопасности система не доступна извне на данный момент, а почта есть всегда.
Руководитель в письме может подтвердить или отклонить обучение сотрудника, и его ответ уходит в систему.
Это изменение мы внедрили достаточно быстро, вся работа заняла у нас примерно неделю, привлечен был только один разработчик. Поэтому, с точки зрения времени и ресурсов мы обошлись малыми силами. Но результат значимый: контроль обучения со стороны руководителей стал удобнее и проще.
Кейс 3. Автоматическое назначение обучения при трудоустройстве и при переходе между должностями
Далее мы решили сделать так, чтобы сотрудникам автоматически назначалось их обучение — в зависимости от должности или других выбранных параметров. Мы воспользовались стандартной матрицей обучения в программе администратора, где прописываем условия, а также те курсы или тесты, которые нужно назначить.
Но мы столкнулись с тем, что определить все условия в стандартном инструменте бывает довольно трудозатратно и иногда непонятно для сотрудников в HR, которые занимаются назначениями.
И тогда мы решили создать аналогичный инструмент, который позволит проводить ту же самую работу, но будет проще и нагляднее для пользователей: содержать меньше условий и дополнительных атрибутов. И мы добавили возможность не только назначать тесты или курсы, но и включать сотрудников в различные учебные мероприятия.
Этот инструмент успешно работает больше года: мы снизили нагрузку на HR-специалистов, сотрудникам не нужно следить, что нужно пройти, обучение всегда назначается вовремя.
Кейс 4. Возможность для руководителя делегировать назначение обучения сотрудникам
Часто руководителям нужно назначить обучение сотрудникам или проверить их знания. Но не всегда система подчинения соответствует той, что прописана в кадровой системе. Например, есть группы, в которых лидер отвечает за обучение, и это не отражается в формальной организационной структуре. Приходилось писать в почте с просьбой включить сотрудника в список обучения и надеяться, что об этом не забудут, — это неудобно.
Что мы сделали? Дали руководителям возможность назначать обучение как прямым подчиненным, так и по всей вертикали -- всем или выборочно. Кроме того, мы открыли возможность делегировать этот функционал другим сотрудникам. Руководитель, например, может выбрать сотрудника, который будет отвечать за развитие команды, можно определить срок действия полномочий, а можно сделать их бессрочными.
Результат: вовлеченность руководителей повысилась. Если раньше только каждый пятый руководитель назначал сотрудникам дополнительное обучение (через службу обучения и развития), то сейчас примерно треть руководителей пользуется этим инструментом, и это для нас хороший показатель.
Кейс 5. Привязка планирования обучения к процессу постановки целей
В компании есть процесс постановки годовых целей. Сотрудники вместе с руководителями определяют цели и выбирают, какие компетенции будут развивать.
Мы сделали структурированный каталог возможных обучающих программ, как внутренних, так и внешних, для развития той или иной компетенции. Из этого каталога сотрудник может выбрать нужные программы для каждой из компетенций.
Разработали возможность выгрузить аналитику — посмотреть, сколько людей и куда записались. Это помогает прогнозировать загрузку отдела обучения на год и, кроме того, понимать, сколько рабочего времени сотрудники используют для обучения.
В результате:
Обучение стало частью ежегодного планирования, оно теперь более целенаправленное и больше связано с бизнес-задачами.
Кейс 6. Отчеты для руководителей и администраторов
Для руководителей обычно нужно меньшее количество полей, главное — простота и наглядность, администраторы чаще смотрят более полную аналитику.
Мы сделали один источник для всех видов отчетов, но в зависимости от прав доступа выгружаются либо полные данные, либо сокращенные.
Это позволило нам поддерживать изменения. Если что-то требуется поменять, то мы меняем это не в разных отчетах — в каждом отдельно, а в одном, и проводим еще раз разграничение прав доступа.
Результат: повысилась прозрачность обучения. Руководителям и администраторам удобнее отслеживать нужные параметры.
Кейс 7. Аналитика в личном кабинете сотрудника
Мы разработали небольшой модуль аналитики в кабинете сотрудника. Теперь сотрудники видят, какие курсы, мероприятия, тесты назначены, какая приоритетность в их прохождении.
У обязательных курсов есть определенный срок, их прохождение регулируется законодательством, нарушение сроков приводит к штрафам. Такие курсы требуют пристального внимания руководителей. Когда срок их прохождения приближается к концу, они подсвечиваются красным
Такой инструмент помогает делать подход к обучению со стороны сотрудников более осознанным.
Кейс 8. Каталог открытых курсов
Мы решили оптимизировать каталог электронных курсов: проанализировали все курсы, которые есть в компании, убрали старые, добавили те, которых не хватало.
Дальше разбили курсы на категории, прописали каждому необходимые атрибуты: описание, цель, темы, длительность, развиваемую компетенцию. Интерфейс сделали более приятным и дружелюбным для пользователей.
Все курсы в этом каталоге открыты и доступны всем нашим сотрудникам (возможны изменения доступа в зависимости от должности). Сотрудник сам может выбрать курс и назначить его себе.
Мы предусмотрели возможность отменить назначение курса: иногда курс показался интересным на первый взгляд, а потом сотрудник понимает, что времени для его прохождения нет или просто этот курс не актуален сейчас для работы. Чтобы такой курс не висел в назначенных, его можно удалить.
Благодаря такому каталогу сотрудники больше вовлечены в процесс обучения.
Выводы и рекомендации
- Автоматизация малыми шагами — эффективна. Мы тратим мало времени, мало сил, но при этом видим результат. Эффект от таких небольших изменений накапливается со временем: администраторам не нужно разбирать огромное количество заявок, сотрудникам — писать запросы и ждать согласований, а руководителям легче отслеживать обучение в своем отделе.
- В любой компании есть болезненные точки — процессы, которые требуют много времени, в которых много действий совершаются вручную. С этого стоит начинать.
- Когда вы продвигаетесь малыми шагами, вам легче собирать обратную связь и легче понимать, идете ли вы в нужном направлении. Ваша работа точно не будет делаться «в стол».
- Когда вы спрашиваете сотрудников о том, что им понравилось, а что нет, они тоже чувствуют вовлеченность, понимают, что их слышат, и, следовательно, тоже становятся заинтересованными участниками развития и изменений.