В компании ОТЭКО реализовали кастомное решение по прохождению на сенсорных терминалах вводного инструктажа и электронных курсов — для сотрудников подрядных организаций.
ОТЭКО — оператор морских терминалов в порту Тамань, один из лидеров рынка РФ перевалки навалочных и наливных грузов. ОТЭКО объединяет компании, обладающие уникальными компетенциями по проектированию, строительству и эксплуатации морских терминалов, объектов федеральной собственности портов, железнодорожной инфраструктуры.
Задача:
- проведение обучения сотрудников подрядных организаций (обязательные вводные инструктажи, назначение обучения, курсы для самоназначения) на площадках ОТЭКО
- сбор и хранение в электронном виде подписей сотрудников, прошедших обучение
- учет прохождения обязательного вводного инструктажа
Решение:
- установка сенсорных терминалов, позволяющих проводить необходимое обучение и собирать подписи обученных сотрудников
- авторизация с сенсорного терминала в системе Websoft HCM
- сбор и хранение отчетности по прохождению обучения
В каждом из этих вариантов предусмотрена возможность заранее автоматически задать, какие курсы будут назначены каждому сотруднику.
Что сделали
На площадках ОТЭКО разместили два вида терминалов:
1) Для обязательных вводных инструктажей
2) Для назначенного обучения и курсов для самоназначения
На терминалах установили разработанную страницу портала на базе Websoft HCM. Интерфейс страницы отличается в зависимости от вида терминала.
Шаг 1. Формирование списков на обучение
Авторизоваться на терминале могут только заранее зарегистрированные в системе Websoft HCM пользователи. Загрузить их в систему можно двумя способами:
1) Из внешней системы Dominion с помощью разработанных методов API.
2) Ответственные за обучение из подрядных организаций формируют в Excel-файле список сотрудников по определенной структуре и передают в ОТЭКО. Администраторы ОТЭКО загружают направленный список с помощью разработанного агента.
Шаг 2. Авторизация
Чтобы начать проходить обучение, пользователю нужно авторизоваться на терминале. Это происходит по номеру телефона — на экран терминала выводится форма с сенсорным вводом, и сотрудник получает смс-код:
На шаге авторизации происходит сбор согласий на обработку персональных данных — после нажатия на кнопку «Согласен с обработкой персональных данных» в карточке пользователя проставляется соответствующий чек-бокс.
На этом шаге реализован также «механизм бездействия» — если в течение определенного времени нет никаких действий, система автоматически возвращает пользователя на страницу авторизации.
Шаг 3. Прохождение обучения
1) Терминал вводного инструктажа
Если пользователь ранее не проходил вводный инструктаж, он сможет выполнить вход на соответствующем терминале и увидеть назначенные ему инструктажи.
Инструктажи состоят из двух разделов: видеоматериал и тестирование по нему.
На тестирование заложено определенное количество попыток, которое можно изменить в интерфейсе администратора. Если тест пройден успешно, система сообщит, что курс завершен, и перенаправит на страницу подтверждения результата.
Если тест не пройден, система предложит еще попытку (до установленного администратором количества). Если неуспешные попытки повторяются, курс не переходит в завершенные, а переназначается.
Если сотрудник уже прошел вводные инструктажи, то на терминал для инструктажа у него больше не будет доступа. Это сделано, чтобы сотрудники не занимали терминал, предназначенный для вводного инструктажа.
2) Терминал обучения
Главная страница здесь несколько отличается — отображается блок с уже назначенными курсами и блок для самоназначения:
Эта страница — гибко настраиваемый инструмент администратора, который позволяет очень просто назначать или убирать курсы у пользователей в любое время без привлечения разработчика.
В каждом курсе два раздела (так же, как и на терминалах с вводными инструктажами) — видеоматериал и тест.
Если сотрудник «завалит» курс, система сообщит, что проверка знаний не пройдена, и предложит либо пройти тест заново, либо вернуться на главную страницу.
Шаг 4. Подтверждение обучения
Сотрудник должен обязательно подтвердить свой результат прохождения курса подписью. Для этого он оставляет свою подпись на сенсорном экране терминала:
После того как пользователь поставит подпись, система сохранит картинку в необходимом формате в виде ресурса базы, в котором создаст связку с его завершенным курсом.
В системе сохраняются все результаты прохождения курсов, поэтому нет необходимости заново получать допуск, если пользователь приезжает на площадку повторно.
У инструктажей есть ответственные за их проведение от организации-подрядчика или от ОТЭКО. Они также подтверждают прохождение обучения пользователей своей простой электронной подписью. Она настраивается в Websoft HCM один раз администраторами ОТЭКО и далее проставляется автоматически.
Шаг 5. Ведение журналов и отчетность
Сводные отчеты для вводных инструктажей можно посмотреть по обучениям и по каждой подрядной организации
По клику на сотрудника в списке можно более подробно посмотреть, какие курсы для него назначены и какие уже пройдены.
В результате:
- Сотрудники подрядных организаций могут пройти необходимые инструктажи и обучение непосредственно на площадках компании. Это можно сделать на установленных сенсорных терминалах.
- При этом собираются и сохраняются подписи, подтверждающие прохождение обучения. Ведутся журналы инструктажей и отображается отчетность по обучениям.
- Таким образом, доступ на площадки получают только те сотрудники, которые успешно прошли необходимое обучение.