Рассказываем, как отслеживать платежи и избегать кассовых разрывов с помощью одного инструмента.
В транспортной компании десятки обязательных выплат: топливо, аренда, налоги, зарплаты. Но клиенты часто задерживают оплату, и кассовые разрывы возникают внезапно.
Платежный календарь в Умной Логистике собирает все поступления и расходы в одном графике, чтобы вы заранее видели критические даты и могли управлять деньгами без авралов. Рассказываем, что это за инструмент и чем полезен собственникам, бухгалтерам и логистам.
Что такое платежный календарь
Платежный календарь в Умной Логистике показывает все будущие выплаты и поступления по дням: от платежей из заявок до зарплаты, аренды, налогов и расходов на топливо.
Вместо десятка разрозненных файлов вы получаете один график движения денег. В нем сразу видно:
- какие платежи назначены на каждый день;
- что уже оплачено, а что осталось в просрочке;
- когда придется основной пик расходов или поступлений.
Это финансовый календарь компании — такой же наглядный, как обычный календарь встреч. Только вместо совещаний и звонков в нем отражаются даты и суммы платежей.
Как работает платежный календарь
В календарь автоматически подтягиваются платежи по заявкам на перевозку. Если нужно, можно открыть детали — номера ТТН и счетов.
Приходы и расходы можно добавлять вручную или автоматически для тарифа «Флагман». Их удобно сортировать по контрагентам и организациям, а также фильтровать по статусам:
- неоплаченные;
- частичная оплата;
- просрочка;
- важные.
Кроме заявок, вы можете вручную заносить и другие обязательные платежи, за которыми важно следить: зарплаты, кредиты, аренду офиса, лизинг.
В каких ситуациях помогает платежный календарь
Когда поступления позже выплат
Клиент перечисляет деньги 20-го числа, а зарплата и топливо уходят уже 15-го. Такой разрыв легко не заметить. С календарем видно заранее: в середине месяца денег не хватит. Это дает время договориться об авансе или подготовить резерв.
Когда на одну дату приходится несколько крупных расходов
Аренда офиса, налоги и лизинг могут выпасть в один день. Даже при своевременных оплатах клиентов нагрузка на кассу становится слишком большой. Календарь показывает это заранее. Расходы можно разнести по датам или оплатить часть раньше, чтобы избежать пика.
Когда нужно рассчитаться с перевозчиками
Экспедитор видит, что к концу недели предстоят выплаты подрядчикам. Это помогает заранее спланировать расчеты и не допустить ситуации, когда рейсы выполнены, а деньги задержались.
Когда бухгалтер готовит список оплат
Не нужно собирать сводки вручную: откройте календарь — и все будущие платежи по датам перед глазами. Сбор информации больше не отнимает часы, а риск пропустить важный платеж сводится к нулю.
Как видеть все платежи по датам без Excel
Во многих компаниях за платежами до сих пор следят в Excel. Бухгалтер тратит часы на сводки, а собственник узнает о кассовом разрыве, когда он уже случился.
Платежный календарь в Умной Логистике убирает эту рутину. Даты и суммы подтягиваются из заявок автоматически, все платежи собраны в одном месте и распределены по дням. Сразу видно, какие обязательства впереди и на какие даты придется основная нагрузка.
Что получает бизнес:
- Прозрачность — все поступления и выплаты отображаются в календаре, ничего не теряется.
- Управляемость — можно заранее оценить, хватит ли оборотных средств на топливо, аренду и зарплаты.
- Экономию времени — бухгалтер работает по готовым данным, а собственник принимает решения на основе фактов.
Запишитесь на бесплатную экскурсию по Умной Логистике — увидите, как с помощью платежного календаря заранее избегать кассовых разрывов и держать выплаты под контролем.