Заказчик — федеральная транспортная компания, которая занимается внутригородскими и региональными грузоперевозками в сегменте B2B, а также консалтингом и аудитом в сфере логистики.
Основные рабочие процессы компании построены на базе платформы Битрикс24.
Задача
Автоматизировать сбор данных для оценки эффективности персонала
Для оценки эффективности персонала и своевременности выполнения поставленных задач компания пользовалась штатным инструментом Битрикс24. Проблема заключалась в том, что функционал базового решения имеет серьезные ограничения. Так, в рамках стандартного отчета по эффективности можно отследить несколько показателей:
- Количество задач в работе
- Количество завершенных задач
- Количество просроченных задач
Однако с помощью штатного инструмента было невозможно получить подробный и наглядный отчет по всем сотрудникам с гибкой настройкой фильтров и отображением в одном окне ряда важных показателей, среди которых:
- Время просрочек в часах
- Даты их исправления
- Ссылки на задачи, по которым были выявлены замечания
Из-за этого было сложно внедрить прозрачную систему KPI, корректно распределять нагрузку, прогнозировать сроки выполнения конкретных задач, а также выявлять узкие места в бизнес-процессах.
Требовалось решение, которое позволит автоматически собирать информацию о продуктивности сотрудников в разрезе всей компании за определенный период и оценивать время просрочки по задачам.
Решение
BI-отчет для оценки эффективности сотрудников и расчета времени просрочек по задачам
Специалисты IT-Solution разработали наглядный BI-отчет, который показывает подробную информацию об эффективности и скорости работы персонала с задачами в Битрикс24 по всей компании, а также статистику по каждому сотруднику в отдельности.
Фильтры для отчета
Для поиска нужной информации пользователь может применить следующие фильтры:
- Год и месяц, за который требуется получить данные.
- Список сотрудников, по которым нужен отчет. Если поле остается незаполненным, система автоматически отображает информацию по всему персоналу компании.
- В пункте «С задачами на себя?» можно выбрать, будут ли отражены в отчете задачи, где исполнитель также является постановщиком.
Какие задачи попадают в BI-отчет
- Новые — задачи, которые были созданы в течение выбранного периода.
- В работе — все задачи, над которыми сотрудники работали в течение выбранного периода, вне зависимости от даты их создания.
- Завершенные — все закрытые постановщиком за выбранный период задачи. Важно отметить, что требующие контроля и незакрытые постановщиком задачи могут считаться завершенными в Битрикс24, но в отчете они будут отражены в разделе «В работе».
- Просрочки — все задачи с замечаниями за выбранный период, по которым ответственные превысили крайние сроки выполнения.
Информация для отчета собирается как по исполнителям, так и по соисполнителям, а задача автоматически считается просроченной для всех — за исключением постановщика и наблюдателей. Когда крайний срок по задаче передвигается вперед или она закрывается, то замечание считается исправленным, а в систему вносится дата корректировки статуса.
Общая информация по компании
В этой части отчета представлены общие данные по всей компании за выбранный период.
- Количество новых задач
- Количество задач в работе
- Количество завершенных задач
- Количество просрочек (замечаний)
- Среднее время просрочки в часах
- Средняя эффективность в %
Процент эффективности рассчитывается по формуле:
Э = 100 − X/Y ∗ 100
Где:
Э — эффективность в процентах
X — количество просроченных задач
Y — количество задач в работе
Срез с информацией по сотрудникам
В отчет по эффективности за выбранный период в разрезе сотрудников включена следующая информация:
- Имя и фамилия сотрудника
- Новые задачи
- Задачи «В работе»
- Завершенные задачи
- Просрочки (замечания)
- Время просрочки в часах
- Эффективность в %
Срез с информацией по просрочкам
В отчете по замечаниям отражены следующие данные:
- Имя и фамилия сотрудника
- Название и ссылка на задачу в Битрикс24
- Дата просрочки (замечания)
- Дата исправления замечания (закрытия задачи или изменения крайнего срока)
Доступные действия с отчетом
- Редактировать. Пользователь с правами администратора может выгрузить таблицу в формате Excel и CSV.
- Скачать. Отчет можно выгрузить в формате PDF либо сохранить как изображение.
- Отправить в чат. Файл с отчетом в формате JPEG или PDF можно выслать себе, коллеге или в групповой чат через мессенджер Битрикс24.
Результат
Благодаря BI-отчету в Битрикс24 у руководителей появился инструмент для оценки эффективности и скорости работы сотрудников, а также для внедрения прозрачной системы KPI. Информация собирается автоматически, а значит, сотрудникам не нужно вручную формировать отчеты, а руководителям — тратить время на их проверку.
Наше решение позволило клиенту:
- Видеть реальную картину по срокам и скорости работы сотрудников
- Оценивать скорость и динамику исправления замечаний
- Выявлять узкие места в работе компании
- Улучшать дисциплину и прозрачность процессов
- Точечно распределять ресурсы в пользу наиболее трудоемких задач
Читайте другие бизнес-кейсы по автоматизации рабочих процессов в Битрикс24 и 1С на официальном сайте компании IT-Solution!