Работа с бумажными документами обходится предприятиям ежегодно в десятки или сотни тысяч рублей. Подход с внедрением электронного документооборота позволяет сократить затраты. Функционал ЭДО зависит от разработчика. Есть программы, выполняющие часть работы без участия пользователя или по одному нажатию клавиши. Автоматизация документооборота повышает скорость создания и обработки документов еще больше, что улучшает управление внутри организации, содействует надежной работе компании.
Что такое автоматизация документооборота
Система автоматизации документооборота переводит ведение документации из бумажного формата в электронный. Выбирается сервис (коробочный или облачный), к которому подключаются ноутбуки, компьютеры, планшеты сотрудников. Софт позволяет создавать, согласовывать, отправлять и подписывать цифровой подписью файлы. После этого они имеют ту же юридическую силу, что и бумажные с подписью и печатью директора.
Созданная документация хранится в электронном виде, пересылается между отделами. При внешнем документообороте файлы посылаются контрагентам или в государственные инстанции, например, в налоговую. Такое решение дает быстрое движение документов и надежное хранение.
При автоматизации электронного документооборота настраиваются функции, чтобы часть работы выполнялась программой автоматически без участия пользователя. Это могут быть следующие действия:
- заполнение отдельных полей данными, которые всегда указываются на этом типе бланков (наименование организации, фамилии руководства, пр.);
- автоматическая отправка документа на согласование по заранее составленным маршрутам без ручного выбора получателей;
- автоматическое подписание бланков при отправке, без необходимости вставлять внешний флеш-накопитель с ключом.
Сравнение традиционного и автоматизированного документооборота
Бумажный документооборот остается привычным, но он требует больше ресурсов и времени, в то время как автоматизированные системы ускоряют обработку информации, повышают надежность хранения и контроль исполнения.
Подробнее об автоматизации документооборота, ее преимуществах и недостатках, особенностях внедрения можно узнать на сайте https://a2b.su/blog/avtomatizaciya-dokumentooborota/