Настройка CRM — как минимальными усилиями сделать работу отдела продаж прозрачной, системной и масштабируемой

• Какие настройки нужны для нормальной работы отдела продаж?
• Что можно не делать без ущерба для работы отдела?
• Какой нужен бюджет на настройку и нужен ли вообще?
В этой статье я постарался интересно и вдумчиво изложить свой опыт настройки CRM

Кадр из фильма «Брюс Всемогущий»

Меня зовут Костя Дубровин, я основатель компании TOPsharing.center (мы создали услугу аренды РОПа). В продажах давно — 31 год. Возможно читателю будет интересна моя статья «Шеринг руководителей это...», в которой я описываю суть услуги аренды РОПа.

Подпишитесь на тг-канал «Вдумчиво о продажах» и познакомьтесь с моей книгой «8 граней личности», которая помогает продавать, нанимать и управлять сотрудниками.

***

Впервые я увидел CRM-систему в 2000 году. Собственно она тогда так не называлась, а концепция CRM считалась некой идеологией, а не софтом.

В нулевых мне попадались самые разные CRM-системы: у одной не было воронки продаж; другая при открытии предлагала автоматически перенести все просроченные задачи; в третьей нельзя было завести больше одного контактного лица. Но были и зрелые системы, например Sales Expert.

В 2009 году я написал первый функционал для CRM 1С-Битрикс, чуть позже стал первым партнером amoCRM. Оба продукта родились на моих глазах. Оба мне близки, хоть и не лишены явных недостатков.

Но главное — оба продукта не надо внедрять. В том смысле, что достаточно правильно настроить и тем самым закрыть 95% задач отдела продаж.

Чек-лист по настройкам

1. Подключить источники лидов
   • web-формы
   • соцсети
   • все виды ботов
   • рекламные кампании
2. Подключить каналы коммуникаций
   • корпоративную почту
   • СМС-сервис
   • VK
   • Телеграм
   • WhatsApp
   • IP-телефонию
3. Добавить поля
   • особенности клиента
   • особенности сделки
   • особенности оплаты
   • поля для выборок и сортировки
4. Часть полей сделать обязательными
5. Настроить разделение прав доступа
   • менеджеры по продажам видят только свои сделки
   • руковоидтель видит сделки подчиненных
   • права привязаны к должностям или ролям, но не к персоналиям
6. Завести сотрудников
7. Настроить этапы воронки (принципы создания проспективной фактологической воронки можно посмотреть в статье «Воронка продаж — опыт и ошибки создания правильной воронки для отдела продаж»)
8. Загрузить клиентскую базу
   • можно автоматически, настроив соответствие полей
   • но лучше вручную: по мере работы с клиентами менеджер заносит их в CRM
9. Актуализировать сделки
   • запланировать задачи
   • перенести просроченные задачи
   • проверить актуальность этапа сделки
   • проверить актуальность поля «Бюджет»
10. Создать автозадачи
11. Настроить отправку автоматических сообщений
    • по факту выполнения автозадачи
    • по факту перехода на новый этап воронки
12. Добавить шаблоны писем и сообщений
13. Настроить выписку счетов
14. Настроить целевые показатели (как установить план продаж я писал в статье «Как в B2B установить план продаж: пример и пошаговая инструкция»)
15. Настроить таргетированную рекламу на текущих клиентов
    • по факту перехода на новый этап воронки
16. Настроить причины отказов (если нужно)
17. Настроить автоотчет
18. Настроить отчет асессора (о роли асессора и форме отчета можно прочитать в статье «Как одна хрупкая скромная девушка может удвоить результаты всего отдела продаж»)
19. Написать регламент работы в CRM (о правилах ведения CRM можно почитать в статье «Правила ведения CRM — 5 простых принципов, без которых можно потерять любого клиента»).
    

Что можно не делать без ущерба для работы отдела продаж

1. Создавать рабочую группу
2. Собирать требования
3. Выделять внутренних экспертов
4. Готовить техническое задание
5. Описывать бизнес-процессы
6. Рисовать структуру компании
7. Прописывать цели компании (я не придумал этот пункт, — нашел у коллег в гайде по внедрению)
8. Интегрировать с другими отделами и службами
9. Проводить обучение по CRM, создавать учебные материалы и т.д. (достаточно регламента и инструктажа)
10. Проводить проверку знаний
11. Настраивать коробочную версию (все можно сделать в облаке)
12. Делать резервное копирование
13. Логировать
14. Презентовать проект стейкхолдерам
15. Передавать управление настройками специалистам из IT
    

Нужен ли бюджет на настройку CRM?

Нет. Все можно сделать самому. Это не сложно. Да простят меня коллеги из компаний CRM-интеграторов.

***

Давайте общаться

Подпишитесь на тг-канал Вдумчиво о продажах, где я публикую анонсы всех своих материалов.

Пообщайтесь с нашим шеринговым руководителем, который может вести ваш отдел продаж или маркетинга. Это можно сделать в формате бесплатного экспресс-аудита.

И конечно познакомьтесь с моей книгой «8 граней личности», чтобы гениально продавать, гениально управлять и гениально подбирать сотрудников.