Зачем это делать?
Если вы запускаете свой первый курс или только тестируете идею онлайн-школы, то, скорее всего, не готовы тратить десятки тысяч на CRM. Но даже на старте нужно где-то хранить заявки, отмечать оплаты, отслеживать, кто на каком этапе обучения. Google Таблицы — это простой и бесплатный способ упорядочить всё это, не погружаясь в сложные системы.
Вы получаете инструмент, который можно адаптировать под себя, не платя за избыточный функционал. А если вдруг вырастете — данные уже будут структурированы и готовы к миграции в любую CRM.
Почему это удобно?
- Бесплатно
- Быстро настраивается
- Прост в использовании даже для не-технарей
- Подходит для малых и начинающих проектов
- Легко интегрируется с формами, платёжками, рассылками через Vakas-tools
Пошаговая инструкция: как сделать из Google Таблиц простую CRM
Шаг 1: Подготовьте структуру таблицы
Создайте Google Таблицу и добавьте лист с названием, например, "Заявки". Настройте в нём следующие колонки:
- Имя
- Телефон
- Email
- Курс
- Источник заявки (лендинг, Instagram, квиз и т.д.)
- Дата заявки
- Статус (Новая / Оплачено / На обучении / Завершил)
- Комментарии
Эту таблицу можно дублировать под разные курсы или вести всё в одном листе с доп. фильтрами.
Шаг 2: Подключите автоматический сбор заявок
Если вы используете квиз, Google Форму, лендинг — настройте интеграцию так, чтобы данные сразу попадали в Google Таблицу. Это можно сделать через: Vakas-tools: "Данные из формы автоматически попадают в Vakas-tools, а оттуда настраиваете в Google Sheets" Указываете, в какую таблицу и какие поля передавать. Источники могут быть разные, можно настроить и с сервисов, с которыми есть прямая интеграция. И с сервисов через вебхук.
Итог: все заявки появляются автоматически, без копипасты.
Шаг 3: Отмечайте оплаты автоматически
После получения оплаты — важно, чтобы это отражалось в таблице. С помощью Vakas-tools можно:
- Отслеживать вебхуки от платёжки
- Сопоставлять email или телефон плательщика
- Находить соответствующую строку в таблице
- Обновлять поле "Статус" на "Оплачено"
Можно также добавить дату оплаты и сумму — это пригодится для аналитики.
Дополнительно
Создайте новый лист "Прогресс" и вносите туда по каждому ученику:
- Какие уроки он прошёл
- Сдал ли тесты
- Получал ли сертификат
Можно подключить форму (например, Google Form или LMS), чтобы прогресс отмечался автоматически, если позволит интеграция.
Какие данные обязательно учитывать и передавать между сервисами?
- Контакты ученика — имя, телефон, email
- Информация о заказе — курс, дата заявки, канал
- Оплата — факт оплаты, сумма, дата
- Этап обучения — прогресс, сертификат, завершение
- Триггеры — отправка доступа, напоминания, письма
Кейс: как это работает на практике
Онлайн-школа готовит учеников к ЕГЭ. Курсы недорогие, заявки идут с квизов и VK. Платить за CRM в 2–3 тыс. в месяц пока не готовы. Что сделали:
- Создали Google Таблицу "Заявки"
- Подключили Marquiz через Vakas-tools — данные падают в таблицу
- Оплаты идут через Продамус, Vakas-tools отслеживает вебхук и ставит метку "Оплачено"
- После оплаты отправляется письмо с доступом
- Менеджер видит в таблице, кто не оплатил, и пишет в WhatsApp
- Когда человек завершает курс — вносится отметка "Завершено"
В результате всё видно в одном месте. Без ручной рутины, без потерь.
Когда подключать интеграцию
Если у вас:
- Менее 100 заявок в месяц
- Небольшой штат (или вы работаете один)
- Заявки с форм, квизов, VK и др.
- Вы хотите экономить и не платить за amoCRM или Битрикс24
— тогда Google Таблица + Vakas-tools — это идеальная связка.
Что вы получаете в итоге?
- CRM за 0 рублей
- Автоматизация на старте — уже можно масштабироваться
- Гибкость — таблицу легко настроить под себя
- Контроль — видите всё: заявки, оплаты, статусы, прогресс
Google Таблицы могут быть мощным решением на старте онлайн-школы. А с помощью Vakas-tools — ещё и автоматизированным. Вы избавляетесь от ручного труда, быстрее реагируете на действия учеников и начинаете выстраивать системный подход к обучению. Это особенно важно, если вы только начинаете путь и хотите сэкономить — но не в ущерб качеству.