Нейросети спешат на помощь финансистам, необходимо всего лишь пойти на встречу. Недавно я автоматизировал часть рутинных процессов, которые регулярно повторяются в моей работе при помощи ИИ. Делюсь опытом как это сделать, какие ошибки вас подстерегают и самое главное - что лучше автоматизировать, а что того не стоит.
Как и любой финансист в своей работе кроме учетных систем я использую Excel. В новостях часто слышал, что все больше программистов теряют свою работу, поскольку ИИ очень хорошо справляется с написанием кода. В сфере написания и применения кодов я был, мягко говоря, не силен, но знал, что в Excel можно написать макросы, которые автоматически выполняют заданный набор действий.
В моей работе есть несколько достаточно простых процессов с точки зрения логики, но когда начинаешь делать их вручную может уйти очень много времени. Итак, в очередной раз мне нужно было составить что-то вроде акта сверки в слегка усложненном формате и это заняло 2 рабочих дня 2х специалистов. Сложность и объем работы не позволяют каждый раз тратить на такую простую процедуру столько времени. И в целом это ставило под сомнение возможность успеть уложиться в дедлайны. Одним словом, нужно было выкручиваться из ситуации. И тут я вспомнил про ИИ.
С чего все началось? С первого макроса
Я не программист. Но я знал, что в Excel есть макросы, которые могут автоматизировать действия. Моим первым шагом стал диалог с ИИ (я использовал DeepSeek). Я просто спросил, может ли он помочь написать мне макрос. Ответ был «да». Итак, следующий шаг и самый важный объяснить ИИ чего же я от него хочу. Запрос мой выглядел примерно так (тогда конечно писал не совсем так, но это уже что-то похожее):
Вверху пример запроса на макрос для обработки стандартной выгрузки из учетной системы 1С.
От идеи к системе: как мы создали свою панель управления
После того, как у меня получился первый макрос я выделил 10 основных фнукций отдела, на которые все тратят время и делают вручную и написал под каждую функцию отдельный макрос.
С чем я столкнулся дальше? После написания и тестирования макросов мне уже было понятно как ими пользоваться, но не каждый пользователь Excel знает как вносить макрос в VBA и использовать его, поэтому нужно было адаптировать решение таким образом, чтобы им могли пользоваться все.
И снова обращаюсь к ИИ с запросом в стиле: У меня есть 10 макросов, мне нужно из них сделать рабочую панель в Excel, чтобы пользователь мог нажать на кнопку и она запускала нужный макрос. Итак, с учетом кучи сложностей на этом пути, ИИ смог мне доходчиво объяснить как это реализовать. Некоторые сложности тем не менее потребовали моей смекалки, логики и находчивости - не до всех решений ИИ может додуматься, но путь осилит идущий)
Кстати, имейте ввиду, макросы работают не только внутри Excel но и с файлами на компьютере. Если вам нужно где-то найти документы с определенным названием или с заданным расширением и переложить из папки в папку, вы можете также написать такой макрос при помощи ИИ.
В итоге в нашем отделе есть панель с набором рабочих инструментов, которая позволяет не только делать многие функции автоматически, но и унифицирует рабочие документы. Унифицирование тоже является одним из важных достижений. Когда каждый обрабатывал даже обычные выгрузки вручную, то видение этого процесса было у каждого свое, соответственно и рабочие документы выглядели по-разному. Сейчас все приведено к единому формату и нет необходимости при просмотре рабочих документов, каждый раз подстраиваться под формат исполнителя.
Какие сложности вас ожидают на этом пути?
Автоматизируйте простое, но объемное. В первую очередь и наверное самое важное что лично я рекомендую - автоматизируйте только те процессы, которые максимально просты, но трудоемки. Прежде чем что-то автоматизировать, необходимо максимально упростить процесс. Илон Маск в одном из интервью говорил, что он не раз совершал ошибку, начиная с автоматизации, потом переходил к ускорению цикла, и приходилось начинать всё заново. Итак, убираем из процесса все не нужное и затем автоматизируем. Начните с процессов, которые занимают много времени, но по своей логике максимально просты.
Продумайте архитектуру. Далее - всегда держите в голове, что если вы автоматизируете несколько функций или процессов, которые связаны между собой, что при каждом изменении исходной информации, на которую направлена автоматизация вам нужно будет изменять все написанные макросы. Простыми словами - если у вас меняется формат выгрузки из учетной системы (добавляются столбцы, удаляются столбцы) и на эту выгрузку завязано несколько последовательных макросов, то нужно будет менять каждый из них. Итак, продумывайте логическую архитектуру заранее.
Включайте режим размышлений (в ИИ Deepseek называется Deepthink). Когда вы создаете макрос для вашего запроса режим размышлений показывает как ИИ модель думает, чтобы выполнить ваш запрос. Увидев, что размышления ИИ уходят не в том направлении, которое вы ожидаете, можно сразу понять почему и скорректировать исходный запрос.
ИИ — ваш помощник, а не замена. Помните, что ИИ создан чтобы облегчить жизнь, но не все решения он может подсказать. Поэтому иногда, чтобы выудить из него нужную информацию нужно подходить к запросам с определенным воображением, которое у ИИ ограниченно. Решая свои задачи, смотрите на проблему под разными углами и все получится. Например, когда я устанавливал панель с набором инструментов, часть кодов для инициации панели при запуске Excel пришлось запрашивать отдельно и вставлять вручную, но после написания 10 макросов знаний уже было достаточно.
Не бойтесь смотреть в код. ИИ достаточно подробно пишет код с описанием каждого шага. Примитивные знания английского языка и логика помогут разобраться в написанном коде и понять что происходит на каждом шагу. При необходимости можно всегда поправить код вручную и протестировать.
Избегайте автоматизации нестабильных процессов. Не стоит автоматизировать процессы, которые склонны часто трансформироваться или у которых нет четкого набора последовательных действий. Рациональное использование ресурсов не предполагает постоянное переписывание макросов и кодов, поэтому держите в голове, что макросы должны работать на вас, а не вы на макросы.
Не нужно быть гением программирования — нужно начать с одной маленькой задачи, которая вас больше всего раздражает.
А вы уже пробовали автоматизировать свою рутину? Делитесь в комментариях, какая задача отнимает у вас больше всего времени!
P.S. Однажды на прошлой работе мне нужно было создать специфический отчет в 1С. У ИТ отдела ушло на это 4 месяца, и больше месяца на исправления. Дело не в сложности отчета, а в загруженности ИТ отдела и специфики взаимодействия в корпоративной структуре. Сейчас, такое можно сделать за пару дней и вам не нужна помощь «супер специалиста», достаточно помощника в виде ИИ.