Подотчётные деньги - это деньги компании в кармане сотрудника! Выдавая деньги под отчет, нужно хорошо подумать, кому, сколько и зачем.
Что такое подотчет
Подотчетные средства – это денежные средства компании, которые выдаются работнику для совершения расходов, связанных с хозяйственной деятельностью организации, как правило, это расходы на хозяйственные нужды, почтовые расходы, канцтовары, ГСМ, командировочные и представительские расходы.
Подотчетные лица – это сотрудники компании или ИП, работающие по трудовому договору или договору ГПХ.
Нормативная база
Основным законодательным документом, регламентирующим вопрос расчетов с подотчетными лицами, является указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У.
Налоговый кодекс РФ устанавливает требования к оформлению документов для принятия в расходы подотчетных сумм, а также правила их налогообложения.
В законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ описано, как оформлять операции с подотчетными лицами, отражать их в учете и отчетности, правила инвентаризации расчетов.
Особенности расчетов по подотчетным суммам каждая конкретная компания устанавливает в своем локальном нормативном акте, например, утверждается «Положение о выдаче подотчетных денежных средств». Те моменты, по которым нет законодательных ограничений, необходимо конкретизировать в соответствии с особенностями своего бизнеса:
- прописать список сотрудников, кому разрешается выдавать деньги под отчет,
- установить сумму лимита подотчетных средств, причем для разных категорий работников он может быть разный,
- указать, каким способом возможно получение подотчетных денежных средств (наличными из кассы, перечислением на личную карту сотрудника или используются корпоративные карты),
- обозначить используемую форму авансового отчета (унифицированная АО-1 или разработанная самостоятельно),
- определить срок, на который выдаются деньги под отчет и в который нужно отчитаться о потраченных суммах и сдать авансовый отчет (кроме командировочных сумм, по которым установлен срок 3 дня после возвращения из командировки),
- - утвердить способы возврата неиспользованных средств.
Как правильно выдавать подотчетные суммы
Деньги под отчет выдаются на основании приказа руководителя о выдаче денег или заявления работника. Указывается конкретная цель расходования денег, срок, на который они выданы, данные подотчетного лица.
Оформляется расходный кассовый ордер, если производится выдача наличных денег из кассы, или платежное поручение о переводе на банковскую карту. В назначении платежа нужно конкретно указать, что перевод является подотчетной суммой, чтобы банк правильно идентифицировал платеж.
При заполнении авансового отчета подотчетному лицу на лицевой стороне необходимо указать информацию о себе, а на оборотной – суммы фактически потраченных средств и реквизиты подтверждающих расходы документов (кассовые и товарные чеки, накладные, акты).
Оригиналы всех подтверждающих документов обязательно должны быть приложены к авансовому отчету. При проверке ФНС отсутствие документов может служить поводом для отказа признать эти суммы в расходах при определении налогооблагаемой базы и доначисления НДФЛ и страховых взносов на доход работника.
Негативные маркеры для налоговой
Налоговая при проверках операций с подотчетными лицами обращает внимание на следующие моменты.
Большие остатки невозвращенных подотчетных сумм
Количество и размеры которых со временем не только не уменьшаются, но имеют тенденцию к увеличению. Это может расцениваться налоговой как незаконное кредитование работников или вывод средств компании на нецелевые расходы.
В настоящее время нет запрета выдачи денег под отчет, если работник не отчитался по предыдущим расходам, поэтому суммы могут выдаваться бесконтрольно, особенно, если их получателем является руководитель.
Если сотрудник в установленный срок не отчитался о потраченных подотчетных суммах, компания имеет право удержать эту задолженность из зарплаты, предварительно получив согласие работника. В случае, когда удержание не производилось, проверяющие могут признать это облагаемым доходом работника, потребуют удержать НДФЛ, уплатить страховые взносы и откорректировать отчетность.
Для минимизации санкций налоговой и доначислений НДФЛ и взносов можно подписать с сотрудником-должником соглашение о возврате долга, который прерывает срок исковой давности и начинает его снова. Для проверяющих это будет доказательством, что компания предпринимает все возможные меры для возврата денег, а не бездействует.
Также можно в локальном нормативном акте о расчетах с подотчетными лицами установить длительный срок для возврата неиспользованных подотчетных сумм. Пока такой срок не истек, проверяющим будет сложно признать эти деньги доходом сотрудника. Но в этом случае все-таки необходимо руководствоваться рамками разумного.
Поддельные или неверно оформленные подтверждающие документы.
Все документы, приложенные к авансовому отчету, должны быть правильно оформлены и содержать необходимые реквизиты. Некорректно оформленный документ ставит под сомнение реальность сделки, расходы не учитываются в целях налогообложения, так как не имеют документального подтверждения.
В целях соблюдения осмотрительности можно обязать подотчетные лица или бухгалтера проводить альтернативную проверку чеков. Существует специальный сервис на сайте налоговой, приложение «Проверка кассового чека», сайт оператора фискальных данных ОФД, где по реквизитам или QR-коду можно проверить любой фискальный документ.
Нецелевое расходование средств.
Главное условие принятия подотчетных сумм в расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу, это их целевой характер, соотносимый с хозяйственно-экономической деятельностью компании и с указанными в приказе или заявлении подотчетного лица нуждами. Если контролирующие органы увидят нестыковки в этих параметрах, то расценят такие расходы как необоснованно принятыми к учету и перерасчитают налоги.