В современном бизнесе эффективное управление персоналом и автоматизация кадровых процессов играют ключевую роль. В этой статье мы подробно рассмотрим функционал 1С Кабинета сотрудника, интегрированного с системой 1С ЗУП, который включает в себя работу с расчетными листками, налоговыми вычетами, отпусками, документами и настройками профиля. Вы узнаете, как удобный веб и мобильный интерфейс помогают сотрудникам и руководителям оптимизировать рабочие процессы, а также как настраивается согласование и подписание документов в системе.
Обзор интерфейса 1С Кабинета сотрудника: веб и мобильные версии
1С Кабинет сотрудника представляет собой удобный и современный инструмент для автоматизации кадровых процессов, доступный как в веб-версии, так и в мобильном приложении. Интерфейс выполнен в простом и интуитивно понятном стиле, что обеспечивает легкость освоения и комфортное использование для сотрудников и руководителей.
Веб-версия включает основные разделы: «Главное», «Зарплата», «Документы», «Отпуск», «Отсутствие», «Справки», а также личный профиль и настройки. В нижней части экрана расположены вкладки для быстрого доступа к профилю и настройкам. Мобильное приложение полностью повторяет функционал веб-версии, что позволяет работать с кабинетом в любое время и в любом месте.
Ключевые возможности интерфейса:
- Легкий переход между разделами через главное меню.
- Возможность скрывать или отображать денежные суммы в расчетных листках для повышения конфиденциальности.
- Отображение информации по налоговым вычетам и расчетным листкам с возможностью скачивания и подписи документов.
- Управление личными данными и настройками уведомлений.
Такой универсальный подход к интерфейсу обеспечивает единый опыт для пользователей вне зависимости от используемого устройства, что способствует повышению эффективности взаимодействия сотрудников с кадровыми системами.
Работа с расчетными листками и налоговыми вычетами в личном кабинете
В личном кабинете 1С сотрудник получает полный доступ к своим расчетным листкам и налоговым вычетам, что значительно упрощает контроль над начислениями и удержаниями. В разделе «Зарплата» выделены отдельные вкладки для каждого элемента:
- Расчетные листки: отображают детализированную информацию о начислениях, удержаниях и итоговой сумме заработной платы. Для повышения конфиденциальности предусмотрена функция скрытия денежных сумм, которая реализована через пиктограмму в виде точек. Пользователь может самостоятельно переключать видимость денежных данных как в веб-версии, так и в мобильном приложении.
- Налоговые вычеты: здесь отображаются все применяемые к сотруднику налоговые вычеты, а также предоставляется возможность подать заявление на получение новых вычетов. Это упрощает процесс оформления налоговых льгот и повышает прозрачность взаимодействия с налоговыми органами.
Кроме просмотра, сотрудник может скачать любой расчетный листок для личного архива или дальнейшего использования. После ознакомления с документом предусмотрена возможность его электронной подписи, что ускоряет процесс утверждения начислений и минимизирует необходимость бумажного документооборота.
Публикация и управление расчетными листками через 1С ЗУП
Публикация расчетных листков происходит непосредственно из системы 1С ЗУП, что обеспечивает централизованное управление и автоматизированное распространение документов среди сотрудников. Расчетчик выбирает необходимые параметры публикации:
- Период (первый половинный месяц или окончательный расчет).
- Организация и подразделение.
- Список сотрудников, подключенных к системе электронного документооборота (ЭДО).
После выбора параметров и подтверждения публикации расчетные листки автоматически становятся доступными в личных кабинетах сотрудников. В системе ведется архив опубликованных листков с возможностью фильтрации по месяцу и подразделению. Это позволяет контролировать, кто уже ознакомился с документами, а кто — нет, и при необходимости отправлять уведомления или повторно публиковать расчетные листки.
Данная интеграция снижает административную нагрузку на отдел кадров и бухгалтерию, ускоряя процесс информирования сотрудников о начислениях и повышая прозрачность зарплатных данных.
Управление входящими и исходящими документами в личном кабинете
Раздел «Документы» в 1С Кабинете сотрудника обеспечивает централизованное управление всеми кадровыми и служебными документами, как входящими, так и исходящими. Основные функции включают:
- Просмотр и подпись входящих документов, таких как приказы, уведомления и другие кадровые распоряжения.
- Создание и отправка исходящих запросов или заявлений, например, на материальную помощь или произвольные обращения к ответственным сотрудникам.
- Возможность использования готовых шаблонов для быстрого оформления документов.
- Управление отображением различных разделов и запросов в личном кабинете, с возможностью отключения ненужных элементов для оптимизации пользовательского интерфейса.
Для подписания документов предусмотрена система отметок: неподписанные документы выделены жирным шрифтом, а подписанные — обычным. При возникновении замечаний к содержанию документа сотрудник может оставить комментарий с указанием причины отказа от подписания, что способствует оперативному выявлению и устранению ошибок в документах.
Процесс подписания и согласования кадровых документов сотрудниками и руководителями
Подписание и согласование кадровых документов в 1С Кабинете сотрудника организовано с учетом различных ролей и полномочий. Сотрудник получает уведомление о новых документах, требующих ознакомления и подписи, с возможностью просмотра документа в оригинале и в формате для печати.
Особенности процесса:
- Возможность сотрудника оставить замечания или отказаться от подписания при наличии несоответствий.
- Функция отключения отказов от подписания для организаций, желающих исключить риски неподписанных документов.
- Руководители и ответственные лица получают доступ к разделу «Согласовывать», где видят все заявки и документы, требующие их решения.
- Подтверждение или отклонение документов происходит с возможностью просмотра истории согласования и отметок предыдущих согласующих.
- После согласования документы автоматически передаются в 1С ЗУП для дальнейшей обработки.
Таким образом, процесс согласования становится прозрачным и контролируемым, что минимизирует риски ошибок и задержек в кадровом документообороте.
Функционал по управлению отпусками: остатки, планирование и согласование
Управление отпусками в 1С Кабинете сотрудника реализовано через несколько взаимосвязанных функций:
- Отображение остатков отпусков — как основного, так и дополнительного, с возможностью просмотра детальной информации по каждому виду отпуска.
- Планирование отпусков — калькулятор отпуска позволяет сотруднику указать количество дней отпуска или дату начала, после чего система рассчитывает доступный период для отдыха.
- Согласование отпусков — интегрированный процесс, в рамках которого сотрудник может подать заявление на отпуск, руководитель рассматривает заявку и выносит решение.
Кроме того, в системе предусмотрен сбор графиков отпусков, которые отдел кадров формирует и распространяет среди сотрудников. Каждый сотрудник получает уведомление о необходимости подать пожелания по времени отпуска, после чего руководитель утверждает или отклоняет их с возможностью оставить комментарии. Эта функция повышает прозрачность планирования кадровых ресурсов и позволяет оптимально распределять отпуска без конфликтов и накладок.
Учет и подача заявлений на отсутствие и справок в системе
Раздел «Отсутствия» и «Справки» в личном кабинете предоставляет сотрудникам удобный инструмент для оформления и контроля временных отсутствий и получения необходимых справок:
- Вкладка «Отсутствия» позволяет подать заявления на различные виды отсутствий, включая отпуска, командировки, больничные и прочее.
- Просмотр текущих и архивных данных об отсутствии других сотрудников помогает руководителям планировать работу подразделений.
- В разделе «Справки» можно заказать документы, такие как справка 2-НДФЛ с места работы или справка об использовании отпуска.
Все заявления проходят стандартный процесс согласования и фиксации в системе, что обеспечивает прозрачность и учет кадровых событий.
Создание и отправка заявлений на отпуск с учетом графика и согласования
Создание заявления на отпуск в 1С Кабинете сотрудника — интуитивно понятный процесс с учетом всех необходимых проверок и согласований:
- Сотрудник выбирает даты отпуска, распределяет дни между основным и дополнительным отпуском при необходимости.
- Указывается способ связи на время отсутствия и сотрудник, который будет выполнять обязанности замещающего.
- Система автоматически проверяет наличие конфликтов с другими отпусками или отсутствиями в выбранный период и предупреждает о необходимости корректировок.
- В случае командировки система допускает отправку заявления на согласование даже при совпадении дат с другими отсутствиями.
- После отправки заявления оно попадает на рассмотрение руководителю, который может согласовать или отклонить заявку с комментариями.
- При наличии маршрута согласования документ последовательно рассматривается всеми ответственными лицами.
Этот процесс обеспечивает строгий контроль над планированием отпусков и сокращает административные издержки на их оформление.
Работа с задачами ответственных сотрудников по кадровым процессам
В системе 1С ЗУП для ответственных сотрудников реализован раздел «Мои задачи», где отображаются все текущие кадровые задачи, включая рассмотрение заявлений на отпуск, подписание документов и другие процессы.
Особенности работы с задачами:
- Новые задачи выделены жирным шрифтом, выполненные — обычным, а просроченные — красным цветом.
- В случае, если задача принята одним из ответственных лиц, она автоматически исчезает у других, что исключает дублирование работы.
- При открытии задачи отображается вся необходимая информация: детали заявления, согласования, комментарии и связанные документы.
- Из интерфейса можно сразу создать приказ на отпуск или выбрать уже существующий документ.
Такая организация работы позволяет улучшить контроль за исполнением кадровых процедур и повысить ответственность сотрудников за своевременное выполнение своих обязанностей.
Создание и отправка приказов на отпуск через систему
После согласования заявления на отпуск ответственное лицо может создать приказ непосредственно в системе на основании заявки. Процесс автоматизирован и включает:
- Автоматическое заполнение приказа данными из заявления, включая основной и дополнительный отпуск.
- Возможность проверки и корректировки приказа перед проведением.
- Печать приказа и отправка его в 1С Кабинет сотрудника для ознакомления и подписи.
Подписание приказа может осуществляться с использованием электронной подписи. Если у ответственного лица отсутствует электронная подпись, система предлагает выбрать другого сотрудника с необходимыми сертификатами. После подписания приказ автоматически становится доступен сотруднику в личном кабинете.
Этот функционал значительно упрощает документооборот и снижает вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных.
Администрирование личных кабинетов и управление электронными подписями
Администрирование 1С Кабинета сотрудника осуществляется через специализированный раздел, доступный администраторам сервиса. Основные функции включают:
- Управление подключением и отключением личных кабинетов сотрудников.
- Автоматическое создание кабинетов и отправка приглашений при приеме на работу через систему 1С ЗУП.
- Мониторинг ошибок при отправке приглашений и работе с системой.
- Управление электронными подписями: контроль срока действия сертификатов, включение или отключение снижения уровня сертификата, напоминания об отсутствии подписи с возможностью настройки периодичности.
Эффективное администрирование обеспечивает бесперебойную работу системы и высокий уровень безопасности кадрового документооборота.
Настройка маршрутов согласования и уведомлений в системе
Система позволяет гибко настраивать маршруты согласования документов и заявлений:
- Возможность указать одного или нескольких согласующих, включая руководителей подразделений, сотрудников и вышестоящее руководство.
- Настройка требований к электронной подписи для каждого этапа согласования.
- Создание маршрутов для различных типов документов: отпусков, отсутствий, выдачи оборудования и произвольных обращений.
- Настройка уведомлений для сотрудников и руководителей о неподписанных документах, с возможностью указать периодичность напоминаний (например, через 5 или 10 дней).
- Управление отображением уведомлений о неподписанных документах и отсутствиях подчиненных для руководителей.
Такая система уведомлений и маршрутизации повышает оперативность обработки кадровых документов и снижает риски задержек.
Профиль сотрудника: обновление данных и согласие на присоединение к ЭДО
В личном профиле сотрудника содержится актуальная информация о контактных данных, паспортных данных и других персональных сведениях. Система предусматривает удобный механизм обновления данных:
- Сотрудник отправляет запрос на изменение данных, указывая причину и прикладывая подтверждающие документы.
- Ответственные лица обрабатывают запросы и вносят изменения, которые автоматически синхронизируются с профилем сотрудника.
- Согласие на присоединение к электронному документообороту (ЭДО) оформляется в системе через подтверждение сотрудником факта подписания бумажного документа.
- После подтверждения согласия сотрудник получает возможность создать электронную подпись, что облегчает подписание документов и ускоряет процессы.
Поддержка актуальности данных и внедрение ЭДО способствует повышению прозрачности кадровых процессов и снижению бумажной нагрузки.
Персонализация настроек уведомлений, приватности и замещения при отсутствии
1С Кабинет сотрудника предоставляет широкий спектр настроек, позволяющих адаптировать систему под индивидуальные предпочтения пользователя:
- Настройка способов связи и получения уведомлений во время отсутствия (по СМС, электронная почта и др.).
- Управление режимами приватности, включая скрытие денежных сумм при просмотре расчетных листков на различных устройствах.
- Возможность скрыть личную контактную информацию от коллег, оставив ее доступной только руководителям.
- Настройка замещения: сотрудник, уходя в отпуск или на больничный, может указать заместителя, который будет согласовывать документы и выполнять обязанности в его отсутствие.
- Возможность добавления уведомляемых лиц, которые будут получать информацию о важных событиях или документах.
Эти функции позволяют увеличить комфорт и продуктивность работы, а также обеспечивают бесперебойное выполнение кадровых процессов даже при отсутствии ключевых сотрудников.
Видео по теме
Подробное видео с комментариями нашего специалиста доступно тут https://youtu.be/p267q-QqY_M
Заключение
Интеграция 1С Кабинета сотрудника с системой 1С ЗУП представляет собой мощный инструмент для комплексного управления кадровыми процессами в организации. Благодаря удобному и понятному интерфейсу, функционалу по работе с расчетными листками, налоговыми вычетами, отпусками, документами и настройками профиля, система значительно повышает эффективность взаимодействия сотрудников и руководителей.
Автоматизация публикации документов, гибкая настройка маршрутов согласования и уведомлений, а также поддержка электронных подписей сокращают сроки обработки кадровых операций и минимизируют риски ошибок. Возможность работать как через веб, так и через мобильное приложение обеспечивает доступность и мобильность кадровых сервисов.
Таким образом, 1С Кабинет сотрудника в связке с 1С ЗУП становится незаменимым инструментом для современных компаний, стремящихся к цифровой трансформации управления персоналом и оптимизации внутренних бизнес-процессов.