Выручка идёт, гости довольны, а в кабинете главбуха опять мини-Армагеддон: «этот поставщик — просрочен», «вот тут УПД не бьётся», «кто видел акт сверки за март?». Знакомо? Спойлер: это лечится. И нет, не кофе литрами — настройками в iiko. Ниже — пошаговый план, как превратить хаос долгов в аккуратный список задач, который закрывается сам, пока вы выбираете десерт дня.
Шаг 1. Дата оплаты — один раз и навсегда
Идея: в карточке поставщика задаём дату оплаты по умолчанию (например, «+7 дней»).
Что даёт: iiko автоматически проставляет срок в каждой новой накладной.
Эффект: каскад «а когда оплачивать?» исчезает, а менеджер перестаёт помнить тарифы всех контрагентов, как дни рождения родственников.
«Память менеджера — ценный ресурс. Пусть хранит рецепты, а не дедлайны по муке».
Шаг 2. Долги в реальном времени — без шаманских плясок
Открываем отчёт «Задолженность перед контрагентами» и видим:
- 🚨 Просрочку (кого «поздороваться» первым),
- Текущие долги,
- Итог к оплате.
Плюс: можно фильтровать по поставщику, периоду и статусам.
Итог: деньги перестают «теряться по ящикам», а платёжный календарь — не квест «найди десять отличий».
Шаг 3. Баланс по контрагентам — единая панорама
Отчёт «Баланс по контрагентам» показывает:
- Сколько должны вы,
- Сколько должны вам,
- Чистый баланс.
Зачем: планировать денежный поток без сюрпризов, понимать, где «поддать газу», а где «притормозить».
Перевод с бухгалтерского: «минус» — готовим переговоры, «плюс» — готовим десерт.
Шаг 4. Акт сверки за 5 минут — это реально
В iiko формируем акт сверки за выбранный период: система подтянет накладные, оплаты, корректировки.
Дальше — сверить, экспортировать, отправить.
Бонус: можно делать регулярные сверки по ключевым поставщикам (раз в месяц или по договору).
Юмор из жизни: «Лучший акт сверки — тот, который не пришлось собирать по скриншотам из мессенджера».
Частые «мины» и как их обезвредить
- Нет срока оплаты в карточке поставщика → хаос в накладных.
Лечим: заносим условия в справочник, задаём правило по умолчанию. - Несопоставленные контрагенты → отчёты врут.
Лечим: один контрагент = одна запись, без «ООО Ромашка», «Ромашка ООО» и «Ромашка (новая)». - Неразнесённые УПД и возвраты → хвостатые долги.
Лечим: чек-лист закрытия недели: «разнесены ли все УПД?». - Ручные правки дат → просрочки «из воздуха».
Лечим: права/роли: кто может менять срок — только ответственные. - Отчёты смотрят нерегулярно → решаем проблемы пост-фактум.
Лечим: расписание: «долги — ежедневно», «баланс — еженедельно», «сверки — ежемесячно».
Мини чек-лист внедрения (сохраняйте)
- В карточках поставщиков заданы условия оплаты по умолчанию.
- Все действующие контрагенты сопоставлены и без дублей.
- Запущен регламент разнесения УПД (дедлайн + ответственные).
- Отчёты закреплены в календаре: долги — ежедневно, баланс — еженедельно.
- Акты сверки — по ТОП-поставщикам каждый месяц.
Немного цифр для мотивации
Допустим, в месяц у вас 60 накладных и средний срок оплаты — 7 дней. Два «потерянных» срока × средний чек 50 000 ₽ = 100 000 ₽ разрыва в платёжке. Это не «бумажка», это зарплата смены или два новых блендера.
Автоматизация контроля долгов в iiko — это как поставить «крутой фильтр» на каскад задач: сроки подтягиваются сами, долги видны сразу, акты сверки — без ручной магии. А вы — спите спокойно и спорите не о том, «куда делся акт», а какой десерт зайдёт в сезон.
И немного самоиронии напоследок: если раньше отчёты собирались «вручную и с музыкой», то теперь пусть музыка остаётся на кухне — в учёте играет iiko.
