В быстроменяющихся условиях глобализации рынка и развития международных экономических отношений многие компании и сталкиваются с необходимостью организации и управления импортными поставками. Эффективное управление импортом требует от них комплексного подхода, который включает в себя и не только заключение внешнеэкономических контрактов, но также еще и учёт всех этапов поставки, формирование полной себестоимости товара, отражение всех ключевых операций в регламентированном, а также еще управленческом учёте.
Программное решение «1С:ERP Управление предприятием 2» предлагает своим пользователям широкие возможности автоматизации и всех этапов импортных поставок, что позволяет сильно упростить/ускорить процесс учёта, управления.
Экспортные поставки: как управлять ими эффективно с помощью «1С:ERP»
Импорт в решении «1С:ERP Управление предприятием 2» — очень важный комплексный процесс, охватывающий документы, расчёты, налогообложение и взаимодействие с внешними сервисами. Грамотная настройка и автоматизация всех необходимых операций позволяют снизить риски, повысить прозрачность затрат и обеспечить соответствие всем требованиям законодательства. Система «1С:ERP» — это надёжный инструментарий для ведения внешнеэкономической деятельности. Разберем как управлять импортными поставками с помощью 1С.
Основные процессы учёта импорта в программе «1С:ERP»
Учёт/управление импортными закупками в «1С:ERP Управление предприятием» реализованы в рамках последовательных процессов, охватывающих целый путь все импортируемой продукции — от ее поступления, до формирования полной себестоимости товаров, а также еще и отражения всех налоговых обязательств.
Поступление импортных товаров и материалов. Поступление продукции из-за рубежа в программе 1С фиксируется специальным документом «Поступление (акты, накладные)», позволяющим отразить приход материальных ценностей на склад на основании внешнеэкономического договора и инвойса поставщиков. В таком документе и указывается предварительная стоимость продукции, которая пока не включает в себя таможенные пошлины и еще дополнительные расходы.
Формирование себестоимости импортной продукции. А формирование всей фактической себестоимости продукции происходит тут с учётом затрат, которые понесены при ввозе: таможенных пошлин, НДС, транспортировки, страхования, комиссий и сопутствующих расходов. Для корректного расчёта в программе 1С используется механизм распределения доп. расходов, позволяющий привязать все затраты к партии пропорционально количеству, массе, объёму и стоимости.
Учёт таможенных платежей/дополнительных расходов. В ПП «1С:ERP» есть документ «Дополнительные расходы», с помощью которого тут осуществляется распределение таможенных платежей и логистических издержек на стоимость. Дополнительно можно настроить автоматическое распределение продукции по поступлениям, что ускоряет обработку большого объёма импортных операций.
Учёт НДС по импортным операциям. Особое внимание при импорте товаров тут уделяется учёту НДС, который был уплачен на таможне. В решении «1С:ERP» предусмотрен автоматический механизм начисления и принятия к вычету НДС на основании той документации, которая и фиксирует уплату налога. Система 1С формирует и необходимые проводки для регламентированного учёта, включая отражение налога в книге покупок, формирование данных декларации по НДС.
Этапы оформления импорта в программе «1С:ERP»
Учёт импортных закупок в решении «1С:ERP Управление предприятием» требует поэтапной фиксации и всей хозяйственной цепочки: от внешнеэкономического контракта и до отражения себестоимости продукции и налоговых обязательств. Автоматизация каждого этапа и позволяет снизить количество ошибок, а также еще и обеспечить здесь соблюдение всех актуальных нормативных требований.
Подготовка всей документации для импорта. Импортная сделка начинается с подготовки договорной, товаросопроводительной документации. В ПП «1С:ERP» первым шагом служит регистрация договора с иностранным поставщиком. Этот договор должен иметь тип «Внешнеэкономический», а также содержать условия поставки (например, CIF, FOB), валюту расчёта, график оплаты и другую нужную обязательную информацию. Далее на основании договора формируется инвойс (invoice), где и указывается ассортимент, количество, стоимость, дата отгрузки и иные необходимые параметры сделки. Инвойс может быть загружен в систему вручную или же через подключаемые внешние обработки. Затем в системе 1С регистрируется и грузовая таможенная декларация (ГТД). В ней же фиксируются данные, которые были получены от брокера: таможенная стоимость, пошлины, НДС, страна происхождения, код ТН ВЭД, вес, объём и другие данные, которые здесь необходимы для корректного бухгалтерского и налогового учёта (БУ и НУ).
Проведение операций по поступлению продукции. А уже после завершения таможенного оформления в ПП «1С:ERP» оформляется документ «Поступление (акты, накладные)», который и позволяет отразить поступление товаров на склад по данным инвойса и грузовой таможенной декларации (ГТД). Это поступление может быть связано с заказом поставщикам, обеспечивая контроль исполнения.
Оформление/распределение всех сопутствующих расходов. Все импортные поставки сопровождаются и значительным объёмом дополнительных расходов, которые влияют на конечную себестоимость товаров. В «1С:ERP» предусмотрен специализированный документ «Дополнительные расходы», где и фиксируются: таможенные пошлины, НДС (который уплачен) на таможне, услуги экспедитора, логистических компаний, страхование груза, сертификация, а еще лабораторный анализ, складские сборы. Данные расходы могут быть распределены вручную и автоматически (по цене, количеству, весу, объёму и др.). Расходы связываются с документом поступления, что позволяет 1С пересчитать себестоимость партии.
Проведение всех операций по оплатам поставщику и таможне. Все расчёты по внешнеэкономическим контрактам отражаются в программе «1С:ERP» через документы «Платёжное поручение исходящее», «Списание с расчётного счёта». А при оплатах в иностранных валютах система 1С автоматически фиксирует курс на дату платежей, а также еще и рассчитывает при этом всю курсовую разницу.
Настройка и автоматизация импортных операций в 1С
Справочники/документы. Для корректного учёта надо будет предварительно заполнить в программе следующие справочники. Это: «Контрагенты» (данные о зарубежных поставщиках с указанием валюты расчётов, банковских реквизитов и условий поставки продукции), «Номенклатура» (товары и материалы, которые поставляются по ВЭД-контракту, с возможностью указания кодов ТН ВЭД), а еще «Договоры контрагентов» (контракты типов «Внешнеэкономический», которые содержат данные о сроке поставки, условиях оплаты, валюте), «Валюты и курсы валют» (автоматическое или ручное обновление курсов с возможностью учёта разниц). В разделе ВЭД настраиваются и форматы документов, соответствующие инвойсам, таможенным декларациям и прочей внешнеторговой документации.
Механизм по распределению затрат. В программе «1С:ERP» реализовано два подхода к распределению дополнительных расходов на стоимость товаров. Это: «Ручное распределение» (пользователь вручную определяет, на какие партии и в какой пропорции отнести расходы. Способ полезен при нестандартных схемах поставок или различиях в ставках пошлин) и «Автоматическое распределение» (система автоматически распределяет расходы и по поступлениям на основании заданных правил по стоимости, количеству, массе и т. д. Это особенно актуально при большом количестве партий и поставщиков). Данный механизм реализуется в программе через документ «Дополнительные расходы», который может быть связан с конкретным поступлением, а также и оформлен уже как независимый.
Интеграция с другими подсистемами в «1С:ERP»
Импорт в программном решении «1С:ERP Управление предприятием 2» тесно и интегрируется тут с другими подсистемами. Это: «Склад и логистика» (контроль товарных остатков, сроков поставки и входного контроля качества), «Финансы и бухгалтерия» (автоматическое отражение всех расходов, НДС, курсовых разниц и расчётов с контрагентами) и «Планирование и бюджетирование» (включение закупок по ВЭД в план и бюджет), а еще «Управленческий учёт» (формирование аналитик по себестоимости, отклонениям, прибыльности внешнеэкономических операций). Данная интеграция и обеспечивает целостный подход к управлению импортом, а еще позволяет контролировать его эффективность на всех уровнях.
Рекомендации по предотвращению ошибок в «1С:ERP»
Для эффективного управления импортными закупками в программном решении «1С:ERP Управление предприятием» надо будет следовать этим рекомендациям:
- Обучение персонала: сотрудники должны понимать, как же работает импорт в системе (в особенности бухгалтеры, а также еще и менеджеры по закупкам).
- Регламент работ: следует также задокументировать весь пошаговый процесс учёта импортных поставок продукции, а еще утвердить ответственных за это.
- Проверка: нужно контролировать корректность связи между документацией.
- Тестирование на копиях: перед запусками нового типа операций (например, импорт основных средств) необходимо провести здесь и тестовый сценарий.
- Использование контрольных отчётов: нужно также еще проводить проверки грузовых таможенных деклараций (ГТД), затрат, НДС, а еще курсовых разниц.