Внедрение электронного документооборота (ЭДО) должно избавить бухгалтеров от монотонного ввода данных. Но на практике сотрудники вынуждены сами вносить информацию — зачастую в процессе электронного обмена есть много неформализованных документов, и атрибутировать их все равно приходится вручную. Кроме того, не все компании перешли на ЭДО, и по-прежнему нужно обрабатывать бумажные документы.
Из-за чего так происходит
В ЭДО используются три группы документов: формализованные — со строгой XML-структурой, их формат определен ФНС, что и обеспечивает их автоматическую обработку.
Неформализованные документы — это любые электронные документы, для которых нет разработанных и утвержденных регулятором форматов. Обмениваться такими документами можно в произвольных форматах, например — в PDF или JPG.
И полуформализованные документы — это электронные документы, для которых не существует строго установленного формата на законодательном уровне, но при этом они имеют определенную структуру и элементы, заполняемые в конкретной системе электронного документооборота (ЭДО). Они не полностью произвольные, но и не следуют четким форматам, утвержденным государственными органами.
И поступающие по ЭДО документы могут требовать ручной обработки по нескольким причинам:
- загружен PDF-файл вместо XML для формализованного документа. В таком случае без OCR-модуля система не может автоматически извлечь данные;
- формат не формализован (отсутствует XML-файл);
- отсутствует доверие к самому ЭДО со стороны пользователей. Здесь речь идет об опасениях, что документы могут быть подделаны, перехвачены при передаче. Или непонимании, что электронные документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, и т.д. Может быть некорректной и работа системы, используемой для ЭДО — такие решения должны быть надежными.
Кроме того, не все операторы ЭДО поддерживают все типы формализованных документов, например, акты сверок или счета на оплату. И тогда бухгалтер вынужден вручную вводить весь объем данных в учетную систему.
Еще одна возможная причина — отсутствие или некорректная интеграция ЭДО с учетными системами (например, 1С или другими).
Как постараться уменьшить ручной ввод данных
1. Привлекать контрагентов к ЭДО
Расширив список партнеров компании, с которыми организован ЭДО, можно ускорить получение документов, нивелировать риски их потери и сократить рутинную ручную обработку бумаг. Используя формализованные документы в ЭДО — снизить риск ошибок (в этом поможет строго определенный формат) и поддерживать их юридическую значимость.
2. «Агитировать» контрагентов использовать формализованные документы
Попросите партнеров при отправке использовать формализованные документы или порекомендуйте шаблоны/черновики. Применение шаблонов позволит получить формализованный документ от контрагентов из сегмента малого бизнеса, которым бывает сложно их составить. Крупным компаниям часто удобнее создать такой документ самостоятельно и просто отправлять поставщикам или подрядчикам. Документы, созданные на основе черновиков, можно автоматически обрабатывать или контролировать на предмет внесенных изменений.
3. Задуматься об интеграции ЭДО с учетными системами
Настройте в компании API-обмен между ЭДО и учетными системами, чтобы данные переносились автоматически. Если же интеграция оператора в учетную систему вызывает затруднения или невозможна, стоит использовать программных роботов. На рынке представлено множество решений, включая и no-code настраиваемых роботов — для автоматизации рутинных операций (программные роботы или RPA — это софт, который имитирует действия человека, его работу в различных информационных системах для решения рутинных, жестко регламентированных или повторяющихся задач).
4. Использовать OCR-технологию
С помощью технологии OCR (оптическое распознавание символов) изображение текста, например, отсканированный документ или фотография, преобразуется в машиночитаемый текст. При обработке неформализованных документов этот инструмент автоматически распознает, сверяет, извлекает и экспортирует данные в нужные системы.
5. Автоматизировать проверку данных в документах
С этим могут помочь IDP-сервисы (интеллектуальная обработка документов), они объединяют широкий набор технологий — OCR, NLP (обработка естественного языка), AI (искусственный интеллект), ML (алгоритмы машинного обучения) и др. Они применимы как для неформализованных, так и для формализованных документов, например, при сверке, получении данных документа, для установки связи с ним в корпоративной системе и т.д.