Введение
После подписания договора аренды и оплаты обеспечительного платежа (внесения задатка), потенциальный арендатор получает статус арендатора торгового центра (ТЦ) или торгово-развлекательного центра (ТРЦ). Теперь главной задачей арендодателя (отдела аренды) является реализовать подготовительные мероприятия по заезду нового арендатора, т.е. осуществить контроль за всеми этапами открытия новой торговой точки (магазина) в ТЦ.
В сегодняшней статье я расскажу о необходимых действиях администрации ТЦ в рамках подготовки к заезду и открытию нового магазина.
Кстати, другие статьи про арендные отношения (работу с арендаторами) можно прочитать здесь.
Подготовительные мероприятия
Подготовка нового арендатора к заезду в ТЦ включает в себя 4 этапа:
📌 проведение строительных или ремонтно-оформительских работ;
📌 оформление рабочей зоны;
📌 подбор персонала;
📌 завоз товара и/или его образцов.
Для того, чтобы открытие торговой точки арендатора происходило своевременно и качественно, арендодатель должен принимать определенное участие на каждом его этапе - не только согласовывать и контролировать весь процесс, но и оказывать арендатору помощь.
Итак, подготовительные мероприятия арендодателя должны включать следующие действия:
✅ согласование и контроль проведения строительных или ремонтно-оформительских работ;
Сразу после заключения договора необходимо выяснить у нового арендатора намерение провести строительные или ремонтно-оформительские работы - это может быть косметический ремонт (выравнивание и покраска стен) или полноценная застройка (с оформлением бренд-секции). В случае получения положительного ответа, с арендатором проводится разъяснительная работа на предмет должного согласования соответствующего мероприятия - все должно быть задокументировано.
📝 Более подробно об организации процесса согласования строительных или ремонтно-оформительских работ поговорим в отдельной статье.
После выдачи арендатору разрешения на проведение работ, весь процесс обязательно должен контролировать ответственный сотрудник от администрации - им может быть сотрудник службы главного инженера или администратор ТЦ. Ответственный сотрудник следит за тем, чтобы представители арендатора проводили только согласованные виды работ, причём с соблюдением установленных законом различных требований безопасности (противопожарная безопасность, электробезопасность, охрана труда) и чистоты вокруг объекта.
⚠️ Отсутствие должного внимания к данному вопросу может привести к серьёзным последствиям, например, к порче имущества администрации и арендаторов, угрозе жизни и здоровью посетителей и сотрудников ТЦ.
✅ техническая помощь и контроль оформления рабочей зоны;
Рабочая зона (стационарное рабочее место продавца и территория его общения с клиентами) является важным элементом всей деятельности арендатора в конкретном магазине. Продавец торговой точки для эффективной работы и результативных продаж должен иметь оборудованное рабочее место и/или зону общения с потенциальными покупателями, которые соответствуют всем необходимым техническим требованиям (электричество, телефонная связь, интернет-соединение и др.).
Если арендатор планирует создать на арендуемой площади серьёзную бренд-секцию (с привлечением наёмных специалистов), то, как правило, рабочая зона в соответствующем дизайн-проекте выделяется отдельно. В этом случае все технические моменты и требования обсуждаются, учитываются и согласовываются с арендодателем сразу - ещё до проведения строительных работ.
В иных случаях (во время или после ремонта) арендатор может обратиться к арендодателю с запросом помощи в технической подготовке рабочей зоны. Например, запрос может быть связан с установкой или переносом электрических розеток, монтажом нового или демонтажом существующего освещения, переносом кабеля или доступом к телефонной и интернет-связи.
⚠️ Арендодатель непосредственно заинтересован в том, чтобы арендатор как можно скорее открылся и начал продавать.
После окончательного оформления рабочей зоны арендатора - является заключительным этапом или элементом ремонтно-оформительских работ - арендодателю необходимо удостовериться, что рабочая зона: полноценно функционирует (техника, освещение и связь работают штатно), безопасно эксплуатируется (например, количество одновременно подключённых электроприборов и техники не создаёт перегрузку), не закрывает проходы для посетителей и обзор другим арендаторам, не нарушает границы арендуемой площади.
✅ согласование даты заезда и помощь в подъёме (завозе) товара;
Отделу аренды необходимо выяснить у нового арендатора информацию о планируемом (желаемом) сроке заезда. Данная информация обсуждается и согласовывается с бригадиром грузчиков ТЦ, так как в определённые даты (например, окончание или начало договорного года) возможны массовые завозы, вывозы или перестановки товара. После этого представитель арендодателя озвучивает арендатору согласованные даты завоза товара (точное время заезда арендатор обсуждает уже с бригадиром грузчиков исходя из общего плана заявок).
При завозе товара арендатор имеет право отказаться от грузчиков ТЦ и использовать своих, но они в любом случае должны выполнять работы под контролем ответственного сотрудника администрации (например, бригадира грузчиков). Это необходимо для избегания порчи имущества администрации и других арендаторов ТЦ (лифт, стены, образцы товара и т.п.).
⚠️ Любые движения и перемещения арендаторов на торговых площадях ТЦ должны контролироваться администрацией ТЦ - бригадир грузчиков и администратор ТЦ должны оперативно получать от отдела аренды информацию о планируемых заездах, съездах и перемещениях арендаторов. Данный контроль позволяет исключить хаотичные движения, мешающие посетителям и покупателям ТЦ, а также ситуации съезда арендаторов с задолженностями по оплате аренды.
✅ согласование и инструктаж с персоналом арендатора.
По факту выхода продавца арендатора на работу, администратор ТЦ должен познакомиться с работником, оперативно оценить его адекватность и осуществить проверку на отсутствие в черном списке продавцов (по согласованию с арендатором она может быть проведена до выхода на работу).
В черный список продавцов ТЦ попадают, например, по следующим причинам: систематические нарушения дисциплины, выход на работу в алкогольном или наркотическом опьянении, многочисленные конфликтные ситуации с посетителями и сотрудниками ТЦ, любые нарушения закона РФ.
⚠️ Выход на работу токсичных продавцов влияет на текучесть кадров внутри ТЦ и отношение посетителей ко всему комплексу.
После того, как продавец проверен, администратор доводит до него правила трудового распорядка, а также алгоритм взаимодействия с администрацией ТЦ.
Рекомендации
Арендодателю рекомендуется разработать для новых арендаторов памятку по заезду в ТЦ, в которой будут отражены вышеописанные процессы (этапы подготовки) с приведением контактов соответствующих служб и сотрудников администрации (отдел аренды, служба главного инженера, бригадир грузчиков, администратор).
Данный подход является не только системным (описание или регламентирование процесса), но и клиентоориентированным (чёткие инструкции и помощь арендаторам).
Заключение
В настоящей статье мы определили этапы подготовки нового арендатора к заезду в ТЦ (проведение строительных или ремонтно-оформительских работ; оформление рабочей зоны; подбор персонала; завоз товара и/или его образцов), а также рассмотрели участие арендодателя на каждом из этапов.
Для того, чтобы открытие торговой точки арендатора происходило своевременно и качественно, арендодатель должен не только согласовывать и контролировать весь процесс, но и оказывать арендатору помощь.
Рекомендую подборки статей:
Подпишитесь на мой канал и читайте больше управленческих статей:
С уважением и благодарностью к своим читателям,
Азат Хабибуллин
#арендодатель#арендатор#заезд
#подготовка#открытие#магазин
#салон#торговаяточка#товар
#строительство#ремонт
#оформление#помещение
#дизайнпроект#брендсекция
#согласование#требования
#рабочаязона#рабочееместо
#клиент#посетитель#покупатель
#персонал#продавец#менеджер
#завоз#образец#товар
#администрация#контроль#помощь
#договоренность#соглашение
#договораренды#подписание
#сделка#заключение
#торговаяплощадь#аренда
#торговыйцентр#тц
#классикауправления
#classic_management
#classicmanagement
#азатхабибуллин
#azatkhabibullin#8