Осень – традиционная пора, когда компании, вернувшись из отпусков, стремятся привести в порядок свои идеи и выстроить долгосрочные планы развития. Большинство компаний сегодня делают это в форме стратегической сессии – командной работы управленческого состав компании. Время руководителей – дорого, и для того, чтобы сессия прошла успешно, к ней нужно готовиться.
Ключевые пункты подготовки к сессии:
Уточнить цель сессии и образ результата. Образ результата – это «продукт сессии». Для чего мы проводим сессию? Что должно быть результатом? Обязательно? Желательно? C чем (c каким документом) мы должны выйти? Обозначив образ результата заранее, целенаправленно движемся к нему во время сессии, сохраняем фокус внимания.
Определить состав участников
- участники должны разбираться в теме сессии, иметь в голове какие-то мысли и идеи, иначе результат сессии будет некачественным, а сама сессия – вялой и пустой
- состав участников по возможности должен быть таким, чтобы обеспечить разнообразие мнений. Это позволит выработать более жизнеспособные решения, учитывающие все обстоятельства работы компании
- у каждого приглашенного должна быть возможность полноценно участвовать, без ущерба для других рабочих задач. Иначе участники будут постоянно отвлекаться, и сессия провалится. Поэтому компании нередко проводят стратегические сессии в выходные дни, когда ни звонки клиентов, ни другие срочные вопросы не будут врываться в процесс
- если планируется принятие важных решений непосредственно на сессии, у участников должны быть на это полномочия.
Чаще всего состав стратегической сессии – это высшее руководство компании, руководители отделов, функций.
Решить, кто будет ведущим стратегической сессии. 90% успеха стратегической сессии зависит от этого человека. Ведущим может быть кто-то из сотрудников компании, вот рекомендации по его выбору:
- Умеет включать в разговор других людей, задавать вопросы, заинтересованно слушать
- Признается всеми участниками сессии как равный по статусу
- Может быть воспринят участниками сессии как нейтральная сторона в обсуждениях и спорах
- Не склонен «продавливать» свою точку зрения, пользуясь властью ведущего
- Владеет хотя бы несколькими инструментами фасилитации (управления групповым обсуждением)
Если человека, который проходит по всем этим параметрам одновременно, в компании нет, то приглашение внешнего ведущего – единственный вариант. Это несложно, услуги фасилитации\модерации групповых обсуждений сегодня предлагают многие консультанты, бизнес-тренеры, консалтинговые компании. Но чтобы не ошибиться с выбором, нужно найти того, кто специализируется именно на стратегических сессиях.
Подготовить данные к стратегической сессии. Исходя из целей сессии, определяем, какая информация, данные могут понадобится. Например, если сессия посвящена долгосрочной стратегии развития компании, то сделать анализ рынка (емкость, доля, конкуренты, клиенты), а также посмотреть тренды отрасли и глобальные тренды, влияющие на компанию. Поняв, какие данные нужны, определяем людей, которые эти данные соберут и представят на сессии.
Составить план-сценарий стратегической сессии. Этим занимается ведущий сессии. В плане должны быть:
- логика работы (последовательность этапов). Выстраивается таким образом, чтобы прийти в итоге к продукту сессии
- формы организации обсуждений на каждом этапе. Это инструменты фасилитации\модерации, которые задействует ведущий
- расчет времени – на каждый этап, с учетом перерывов и небольшого запаса на непредвиденные ситуации
- обеспечение сессии (столы-стулья, флипчарты, бумага, ручки, стикеры, техника и т.д.). Планируем заранее, что именно понадобится и в каком количестве.
Конечно, в ходе сессии могут случиться отклонения от плана, но план должен быть в любом случае. Он помогает команде держать фокус на целях и не «увязнуть» в непродуктивных спорах.
Выбрать пространство для сессии. Идеальный вариант для оффлайн-сессии: отдельное помещение правильной формы без столбов и колонн, площадью из расчета 2,5-3 квадратных метра на человека, светлое и хорошо проветриваемое. Помещение невероятно влияет на атмосферу работы, а атмосфера, в свою очередь, влияет на качество результата сессии. Так что выбор помещения – далеко не второстепенный вопрос
Проинформировать участников. Объявить заранее о предстоящей сессии и ее целях, уточнить время и место проведения, ответить на вопросы. Разослать план стратегической сессии для ознакомления. Когда участники четко понимают суть мероприятия, его задачи и методы реализации, все приходят с хорошим деловым настроем, команда работает продуктивно и с вовлечением. И сессия точно дает результат, нужный бизнесу.
Искренне Ваша, Ольга Клепцова
Фасилитатор\модератор стратегических сессий