При направлении сотрудника в командировку все расходы на проезд должны быть покрыты работодателем. Данное требование обозначено в Трудовом кодексе.
Дополнительно порядок возмещения затрат в служебной поездке регулируется «Положением о служебных командировках». Согласно разделу 11 этого документа, организация должна возмещать и другие траты, производимые по согласованию с руководством.
Давайте рассмотрим подробнее, какие именно транспортные расходы в поездке подлежат компенсации.
Трансфер до вокзала или аэропорта
Согласно «Положению о служебных командировках» (раздел 12), компания обязана оплатить не только основной маршрут, но и дорогу до аэропорта, вокзала или пристани — но только если они находятся за чертой города. Возмещение распространяется на все виды транспорта: автобус, метро или аэроэкспресс.
Расходы на такси и каршеринг также могут быть компенсированы, но только при обоснованной необходимости и с согласия руководства. Главное условие — предоставить официальный чек ККТ или квитанцию с реквизитами оплаты.
Факт проезда нужно подтвердить документально. Попросите водителя отправить вам чек в электронном виде на почту. Распечатанный документ затем можно приложить к авансовому отчёту и отдать в бухгалтерию.
Передвижение по городу
Находясь в месте проведения командировки, сотруднику, как правило, приходится много перемещаться по городу на бизнес-встречи и другие деловые мероприятия. Относится ли возмещение этих затрат к обязанностям руководителя?
Трудовой кодекс не обязывает компанию возмещать расходы на проезд в пределах города, где проходит командировка. Однако работодатель вправе предусмотреть такую возможность в документах организации — например, в локальном положении о командировках. В городах с развитой транспортной сетью сотрудникам обычно компенсируют только проезд на общественном транспорте — при наличии подтверждающих документов.
Вопрос о проезде в месте командировки обсуждается с руководством индивидуально и заранее. В отдельных случаях — когда в городе назначения нет удобных маршрутов, а потому добраться до места работы на общественном транспорте сложно, или сотрудник занимает высокое должностное положение – можно претендовать на оплату такси.
Выбор комфортного места в самолёте
Как известно, авиакомпании взимают дополнительную плату за предварительный выбор места в салоне авиалайнера. Многие работники, отправляясь в командировку, считают данную услугу излишней.
Однако, согласно положению в Налоговом кодексе, командировочные расходы включают не только оплату билетов туда и обратно, но и сопутствующие платежи, в том числе и плату за выбор оптимального места.
Это значит, что если работник выразит желание лететь у иллюминатора, компания обязана компенсировать эти расходы при наличии подтверждающего документа — квитанцию об оплате места, приложенную к авансовому отчёту.
Оплата топлива и платных стоянок
Сотрудник, направляемый в командировку, согласно законодательству, вправе самостоятельно выбрать вид транспорта.
Наряду с общественным транспортом, работник может воспользоваться личным или корпоративным автомобилем. В таком случае компания обязана компенсировать соответствующие расходы и вместо оплаты общественного транспорта покрыть затраты на топливо, при условии предоставленных чеков с заправок. Расходы на техническое обслуживание, при наличии подтверждающих документов из сервиса, также подлежат покрытию руководством.
На вопрос о компенсации стоимости платной стоянки сложно дать однозначный ответ. Налоговое законодательство допускает возмещение этих затрат только в случае, когда они касаются служебного транспорта. Для личных автомобилей применяются специальные правила, представленные в постановлении Правительства №92 от 08.02.2002 (просим не путать с постановлением от 03.02.2022).