Статья для тех, кто готовится внедрять электронные перевозочные документы, но пока не уверен, что именно нужно и как это работает.
У бизнеса остался всего год до перехода на электронные перевозочные документы (ЭПД). Кто не успеет перейти на ЭПД до 1 сентября 2026 года — рискует попасть на штрафы или уйти с рынка вообще. Рассказываем, что относится к ЭПД, как устроен обмен электронными документами и насколько переход выгоден для бизнеса.
Что относится к ЭПД
Электронные перевозочные документы — цифровые аналоги бумажных документов для грузоперевозок. В 2026 году электронные файлы станут обязательными. Позже Минтранс оставит список исключений.
К ЭПД относятся:
- электронная транспортная накладная (ЭТрН) — подтверждает сам факт перевозки;
- электронный путевой лист (ЭПЛ) — фиксирует выпуск транспорта на линию;
- электронная заявка или заказ на перевозку — фиксирует договоренность между сторонами;
- электронные сопроводительные ведомости и акты — подтверждают передачу груза, контейнера и другие операции;
- электронный договор фрахтования— фиксирует обязанность предоставить ТС;
- электронный заказ-наряд — вид договора фрахтования, который регулирует отношения между участниками перевозки.
На документах ставят электронную подпись, так что они имеют такую же юридическую силу, как и привычные бумажные.
Минтранс определит случаи, когда можно будет использовать бумажные версии документов. Список исключений будет ограничен, и такие перевозки будут занимать небольшую долю от общего объема.
Для кого и когда ЭПД станут обязательными
- С 1 сентября 2025 года начался переходный период для смешанных перевозок и перевозок алкоголя: бумажные форматы еще разрешены, но уже нужно внедрять ЭПД.
- С 1 сентября 2026 года обязательными станут электронные формы накладных, заказов-нарядов и все экспедиторские документы — для всех участников перевозок, независимо от отрасли.
- 1 марта 2027 года завершится переходный период: после этого использовать бумажные документы будет нельзя.
Новые требования коснутся всех участников цепочки:
Как перейти на ЭПД и как работает обмен
Чтобы документ дошел до всех участников и попал в государственную информационную систему (ГИС ЭПД), нужен посредник — оператор информационной системы (ИС ЭПД), аккредитованный Минтрансом.
Процесс обмена выглядит так:
- Формирование и подпись. Грузоотправитель или перевозчик создает ЭПД в системе и подписывает квалифицированной электронной подписью.
- Оператор ИС ЭПД. Подписанный файл передается оператору. Он проверяет файл и подпись и отправляет документ дальше.
- ГИС ЭПД. Система фиксирует и верифицирует документ. Теперь он доступен участникам грузоперевозки, а если нужно, его передадут контролирующим органам: МВД России, Минтрансу, Минцифры, ФНС, Ространснадзору.
Посмотрите, как работает обмен, на примерах с длинной и короткими цепочками
На примере электронного путевого листа:
На примере электронной транспортной накладной:
Подробнее о том, зачем и когда ЭТрН станет обязательной и как перейти в цифру без потерь для бизнеса — расскажем на вебинаре с экспертами по цифровой логистике. Подписывайтесь на наш телеграм, чтобы не пропустить ссылку на регистрацию!
Почему бизнесу выгодно переходить на ЭПД
На первый взгляд, ЭПД — это очередная обязанность сверху. Но если смотреть на практику, бизнес получает выгоды от перехода.
1. Быстрее закрываются рейсы
Больше не нужно пересылать бумажные накладные и ждать курьера. Подписи ставятся онлайн, и документ сразу доступен в системе. Чем скорее получены документы, тем быстрее оплата.
2. Меньше споров и ошибок
ЭПД невозможно потерять или подменить. Все данные фиксируются в ГИС ЭПД. Нет риска допустить ошибку при вводе ИНН, ведь данные подтягиваются в документы автоматически. А значит — меньше претензий, споров и возвратов.
3. Процессы прозрачнее — риск штрафов меньше
Например, в прозрачной цепочке легче отследить, по чьей вине и на каком этапе произошел перегруз, — не придется платить чужой штраф.
4. Экономите на бумаге и архивах
Печать и пересылка съедают бюджет, а чтобы найти нужный документ в физической папке, нужно время. Электронный архив доступен за секунды — не нужно долго искать и печатать.
5. Остаетесь в рынке и работаете по закону
С 1 сентября 2026 года ЭТрН и другие виды ЭПД станут обязательными. Чем раньше перейдете на электронный документооборот, тем быстрее получите выгоды и меньше нервов потратите.
Приходите на бесплатную экскурсию по Умной Логистике — оцените, насколько удобно и выгодно работать с электронными документами и находить новых партнеров.