В компании «Агро-Опт» была типичная для многих бизнесов ситуация с продажами: разрозненные данные, потеря клиентов и низкая эффективность работы менеджеров. Информация хранилась в разных системах, заявки терялись, а контроль над процессами оставлял желать лучшего.
Решением стала автоматизация процессов продаж. Внедрение Битрикс24 позволило создать единое информационное пространство, где теперь ведётся учёт всех клиентов и сделок, организована централизованная обработка обращений и налажен чёткий контроль выполнения задач.
Этот кейс будет особенно полезен владельцам и руководителям бизнеса, которые сталкиваются с похожими проблемами.
О клиенте
ООО «Агро-Опт» — крупный поставщик замороженного и охлаждённого мяса с более чем 25-летним опытом работы на рынке. Компания специализируется на оптовой торговле мясом и мясной продукцией.
Особенности поставок:
- Продукция от отечественных и импортных производителей
- Различные варианты упаковки и фасовки
- Разные виды разделки продукции
Целевая аудитория:
- Оптовые покупатели
- Производственные предприятия
- Розничные торговые сети
- Сегмент HoReCa
Зона поставок:
- Вся территория России
- Страны ЕврАзЭС (Армения, Беларусь, Казахстан, Киргизия)
Офис компании расположен в России, г.Пенза.
Сейчас в Битрикс24 работает 24 сотрудника.
Цели и задачи автоматизации
До внедрения автоматизации компания «Агро-Опт» периодически сталкивалась с трудностями в управлении бизнес-процессами.
Отсутствие единой системы приводило к тому, что информация о клиентах и сделках хранилась в разных сервисах, что существенно затрудняло работу менеджеров и руководства.
Из-за разрозненности данных сотрудники тратили значительное время на поиск информации, допуская ошибки при передаче данных между отделами. Особенно остро стояла проблема с обработкой входящих обращений — лиды терялись, и потенциальные клиенты уходили к конкурентам.
Контроль работы сотрудников также оставлял желать лучшего. Руководителям было сложно отслеживать выполнение задач, а сотрудники иногда забывали о важных деталях сделок или не успевали обработать входящие запросы вовремя.
Цели и задачи проекта автоматизации
Основной целью проекта стало внедрение и настройка Битрикс24. Компания стремилась создать единое информационное пространство, где можно:
- вести учёт всех клиентов и сделок в одном месте;
- внедрить эффективную систему сегментации клиентов;
- организовать централизованную обработку всех входящих обращений;
- настроить чёткую систему контроля выполнения задач;
- создать удобное пространство для коммуникаций внутри компании.
Почему выбрали Битрикс24?
При выборе системы автоматизации компания руководствовалась несколькими ключевыми факторами.
В первую очередь, важно было найти решение, которое позволило бы автоматизировать все нужные им бизнес-процессы, а так же имело бы гибкие настройки прав доступа.
Клиент выбрал Битрикс24, как оптимальное решение, отвечающее всем требованиям компании. Система предлагала широкий функционал для автоматизации и управления бизнес-процессами.
Почему выбрали нашу компанию
Компания выбрала нашу команду интеграторов благодаря богатому опыту в автоматизации B2B-процессов.
Мы глубоко понимали специфику работы компании и предложили успешные кейсы внедрения аналогичных решений в компании-поставщики.
Кроме того, мы предложили комплексный подход, включающий не только внедрение системы, но и полное сопровождение на всех этапах проекта, что стало решающим аргументом при выборе партнёра.
Особенности проекта
В первую очередь мы сосредоточились на автоматизации отдела продаж:
- настройка воронки продаж с чёткими этапами контроля;
- создание системы напоминаний о сделках, которые требуют срочного внимания;
- внедрение механизма отслеживания упущенных лидов.
Технические решения
Были реализовано несколько ключевых элементов.
1. Настроили воронку продаж с детальной настройкой:
- стадии движения сделки;
- отработка успешных и отказных сделок;
- система сбора причин отказов для последующего анализа;
- карточки сделок с уникальными разделами: спецификация и контрольные вопросы.
Спецификация - это поля с необходимом пулом информации для оформления заказа, Контрольные вопросы - это поля для подтверждения перехода сделки на следующий этап менеджером.
2. Настроили систему лидогенерации с полями в карточках лидов.
3. Настроили права доступа: менеджеры видят только свои сделки, а РОП имеет полный доступ к управлению сделками и лидами.
4. Перенесли базу клиентов из Excel в Битрикс24 с распределением по менеджерам.
5. Настроили распределение качественных лидов и сделок на первой стадии с помощью роботов. Роботы определяют поле "Регион" и в соответствии с регионом направляют его на определенного сотрудника.
6. Подключили систему уведомлений с напоминаниями о необходимости связаться с клиентами
7. Настроили автоматическую постановку задач: при старте сделки ставится задача на заполнение контакта и компании, а на стадии заключения договора ставится задача для контроля руководителем. В наблюдателях проставлен руководитель компании.
8. Провели обучение сотрудников:
- два очных обучающих семинара;
- разработка инструкций по работе с системой;
- организация поддержки пользователей.
Управление и контроль
Топ-менеджмент активно использует систему для:
- контроля выполнения задач;
- мониторинга работы отдела продаж;
- аналитики эффективности процессов.
Основные вызовы и их решения
Интеграция данных — решена через поэтапный перенос и проверку.
Сопротивление изменениям — преодолено через демонстрацию преимуществ и обучение новому функционалу.
Благодаря комплексному подходу внедрения, компания получила полностью автоматизированную систему управления продажами, которая значительно повысила эффективность работы отдела продаж.
Достигнутые результаты и преимущества внедрения
После внедрения Битрикс24, компания АгроОпт активно использует следующие инструменты:
- CRM-систему для ведения и контроля сделок
- Систему постановки задач с автоматическим контролем сроков
- Уведомления и напоминания о важных событиях
- Роботов для автоматического распределения лидов и сделок
- Коммуникации внутри команды
Благодаря внедрению системы удалось:
- централизовать работу с клиентской базой;
- автоматизировать процесс обработки лидов;
- внедрить четкий контроль выполнения задач;
- оптимизировать работу отдела продаж;
- улучшить взаимодействие между сотрудниками.
Примеры использования функционала
- Система контроля сделок позволяет отслеживать каждый этап работы с клиентом
- Автоматические уведомления помогают не пропускать важные задачи
- Права доступа обеспечивают безопасность данных и прозрачность работы
Заключение
Благодаря внедрению Битрикс24 компания «Агро-Опт» получила мощный инструмент для развития бизнеса, который не только оптимизировал рабочие процессы, но и создал основу для дальнейшего роста и развития компании.
- Повысилась мотивация сотрудников благодаря прозрачности процессов.
- Улучшились коммуникации внутри команды.
- Выросла удовлетворенность работой и результатами.
Запишитесь на консультацию, обсудим ваш проект автоматизации.
Если у вас есть вопросы, напишите нам в чат или на почту manager@smartbiznes.org
Телефон: 89581009458
Telegram: https://t.me/smartbiznes58