Почему в Ночной Хоккейной Лиге особые требования к документообороту
Ночная Хоккейная Лига (НХЛ, Фонд НХЛ , Ночная лига) самый масштабный проект в российском любительском спорте. Она объединяет более 20 тыс. непрофессиональных спортсменов со всех уголков страны и еще столько же неравнодушных болельщиков родителей, друзей, жен и детей хоккеистов. Каждый год НХЛ проводит турнир Всероссийский фестиваль по хоккею среди любительских команд, масштабное и зрелищное мероприятие, проходящее на территории 83 регионов.
Еще в календаре Лиги есть матчи на открытом воздухе в рамках проекта Студёный Лёд , выставочные гала-матчи с легендами хоккея, встречи и фотосессии с ветеранами этого вида спорта, мастер-классы с участием именитых игроков, федеральные социальные и медийные проекты. За год более 200 различных мероприятий. И для каждого нужно организовать площадку, проезд, проживание и питание спортсменов, медицинское сопровождение. Кроме этого, есть закупка экипировки, командировки, реклама, взаимодействие с партнерами и спонсорами. А это сотни договоров, первичных документов, служебных записок и еще много видов документов, которые курсируют между 83 регионами.
И есть нюанс: Фонд НХЛ некоммерческая организация (НКО), а это значит:
- особые требования к первичным документам для подтверждения целевой принадлежности расходов;
- обязательный ежегодный аудит.
Чтобы побеждать и на льду, и за кулисами арены, играя по правилам 402-ФЗ О бухгалтерском учете , Лиге понадобился единый инструмент для удобного и прозрачного управления всеми процессами.
Чего ждали от проекта внедрения
Главная цель не просто забить гол рутине и беспорядку бумажного документооборота, но и добиться мастерски отточенных, верных и быстрых, как передача шайбы, процессов. Для это нужна такая экипировка , которая поможет:
- унифицировать шаблоны для снижения числа неточностей и ошибок в документах;
- быстро и прозрачно согласовывать документы и оперативно принимать управленческие решения;
- снизить трудоемкость по обработке первички;
- удобно управлять командировками;
- централизованно хранить архив с сохранением юридической значимости;
- организовать доступ к информации для удаленных сотрудников и настроить права на операции с документами.
После детального анализа рынка выбрали систему Directum Lite.
Как внедряли систему
В первую очередь рабочая группа от НХЛ и команда внедрения организовали послематчевое интервью , на котором детально разобрали существующую в Лиге ситуацию:
- Провели экспресс-оценку документооборота, циклов обработки и маршрутов согласования, выявили проблемные зоны в процессах.
- Составили план мероприятий по оптимизации документооборота, объем работ распределили по документопотокам компании: внутреннему, внешнему и исходящему.
- Проанализировали технические возможности для автоматизации.
Самой непростой задачей стал анализ документооборота:
- специалисты изучили все виды документов в зависимости от направления;
- проанализировали количество и правовой статус контрагентов, региональных представителей и документооборот с ними;
- оценили риски типичных недочетов и ошибок.
В результате выработали тактику и инструменты для уверенной победы выбрали облачную версию Directum Lite с интеграцией с системами ЭДО и возможностью в дальнейшем настраивать виды документов и регламентов согласования. Установили решения Делопроизводство , Договоры , Проекты и Совещания .
Чтобы еще больше повысить шансы на победу, решили новую тактику объединить со старой, проверенной: интегрировали Directum Lite с ранее разработанной внутренней ИТ-системой Лиги, которую использовали для взаимодействия с контрагентами и региональными представителями, управления сайтом, массовой обработки больших данных.
Утвердили элементы тактики разработали шаблоны: сметы, служебные записки, заявления, документы по расчетам с поставщиками/исполнителями, различные виды договоров, счета, акты и соглашения.
Тамара Головина
специалист финансовой службы Фонда НХЛ , участник проекта внедрения
Все документы были разработаны с учетом специфики компании по проектной деятельности. Учли обязательное подтверждение целевого расходования средств в НКО, требования законодательства и контролирующих органов, внутренние регламенты и практику документооборота, в том числе ключевые аспекты: подробные сметы по статьям расходов, технико-экономические обоснования, календарные план-графики, отчеты о выполненных работах, документацию по закупкам
Для более удобной работы документооборот в системе разделили на несколько блоков. Особенно команде понравился новый прием блок Акты /УПД и Отчеты . Благодаря ему исполнитель может в пару кликов и за несколько минут самостоятельно сформировать и скачать закрывающие документы по форме договора в различных форматах (doc, pdf, хml).
Тамара Головина
специалист финансовой службы Фонда НХЛ , участник проекта внедрения
Внедрение этого блока, позволяющего контрагентам-исполнителям формировать закрывающие документы и сразу же согласовывать их в системе, стало прорывом в документообороте для Фонда НХЛ ! Время на проверку, согласование, приемку и оплату значительно сократилось. Таким образом решили одну из главных проблем сложности документооборота с индивидуальными предпринимателями и физическими лицами (многие компании поймут!), которые не обязаны вести бухгалтерский учет.
Что получили после внедрения
Выработанная стратегия игры принесла ожидаемый результат:
- документооборот стал быстрее и проще, а документы теперь соответствуют требованиям законодательства о деятельности НКО;
- появился контроль бизнес-процессов, включая автоматическое отслеживание сроков исполнения задач сотрудниками разных подразделений;
- создана единая рабочая среда для взаимодействия с контрагентами, всеми подразделениями компании и эффективной коммуникации между сотрудниками Лиги;
- объединены в одно целое бизнес-процессы между бэк-офисом компании и региональными представительствами НХЛ;
- оптимизированы и полностью цифровизированы ключевые процессы: от поездки в командировку до организации мероприятия;
- появилась экономия на почтовых расходах, курьерской доставке и затратах на хранение бумажных документов.
Сезон игры Лига vs Документооборот закончился оглушительной победой Ночной Хоккейной Лиги. Вот ее итоги:
Время обработки входящей документации сократилось с 3 дней до 4 часов Количество ошибок в документах уменьшилось на 90% Объем электронного документооборота увеличился с 20% до 80% Эффективность работы сотрудников НХЛ повысилась на 30%
От редакции: подробное описание проекта можно изучить в Библиотеке кейсов Directum Awards.