Совет 1. Заранее определите владельца порталаВладелец портала «Битрикс24» – это пользователь с максимальными правами, который контролирует все настройки и доступы к данным. Перед регистрацией важно заранее определить, кто будет выполнять эту роль, так как сменить владельца можно только один раз. Часто пользователи совершают такие ошибки:Регистрируют сервис на общий почтовый ящик – обычно доступ к такому e-mail есть у многих сотрудников компании: от руководства до рядовых менеджеров. Любой человек с доступом к почте может изменить пароль владельца портала и войти в этой роли в «Битрикс24». Представьте, если в систему попадет недобросовестный работник. Он может скопировать контакты клиентов и использовать их в своих целях, удалить клиентскую базу или даже весь портал.Регистрируются на личную почту сотрудника – даже если это e-mail наемного директора или владельца компании, со временем могут возникнуть трудности. Наемный сотрудник решит уволиться, а владелец захочет продать бизнес. Вряд ли кто-то из них согласится оставить личную почту компании. Бывают и не очень приятные ситуации. Например, внезапная смерть владельца бизнеса. В таких случаях доступ к порталу безвозвратно теряется. Оптимальное решение – зарегистрировать портал на корпоративный почтовый ящик, доступ к которому будут иметь два доверенных сотрудника. Например, руководитель и соучредители. В случае форс-мажора можно оперативно изменить пароли от почтового ящика и портала «Битрикс24». Так вы защитите информацию от утечек или удаления. Совет 2. Реально оцените свои ресурсы Первый шаг к созданию цифрового рабочего пространства – нажать кнопку «Зарегистрироваться». Многие компании успешно устанавливают и настраивают «Битрикс24» самостоятельно. Встроенный помощник Марта AI всегда готов ответить на вопросы пользователей о продукте, а также пришлет релевантные статьи из техподдержки. Если вы совмещаете настройку системы с решением рабочих задач или бизнесу нужно выстроить сложные процессы, рекомендуем делегировать настройку платформы «Битрикс24» интегратору.Совет 3. Настройте права доступаВ бесплатной версии «Битрикс24» нет ограничений прав доступа. Сотрудники могут работать со всеми данными так, как посчитают нужным. Этим могут воспользоваться недобросовестные пользователи. Представьте: менеджер, который провалил план продаж, просто удаляет данные о неудачных сделках и получает «красивый» отчет о своей работе.При переходе на платные тарифы у владельца портала появляется возможность настроить права доступа для своей команды. Первые шаги, которые стоит сделать:Запретите удаление сделок. Все сделки должны оставаться в системе – даже если они не завершились продажей. Благодаря этому руководитель сможет проанализировать причины отказа: не было товара на складе, менеджер допустил ошибку в разговоре, или клиент просто передумал. Если позволить удалять сделки, важные данные о слабых местах воронки будут потеряны.Ограничьте экспорт информации. Случается, что сотрудники копируют клиентскую базу, увольняются и начинают конкурирующий бизнес. Запрет экспорта данных не позволит скачать базу в один клик. Конечно, переписать контакты вручную можно, но это требует куда больше времени и усилий.Закройте доступ к общей клиентской базе. Настройте систему так, чтобы менеджеры видели только «своих» клиентов. Тогда при попытке забрать базу целиком у сотрудника окажется лишь ограниченный список контактов, а не весь массив информации. Настройки прав доступа довольно гибкие. Систему можно адаптировать под меняющиеся реалии бизнеса. Например, если менеджер заболел и его подменяет коллега из другого отдела, настройте доступы специально для временного работника.Совет 4. Оптимизируйте воронку продажИногда компании создают слишком длинную воронку продаж – например, с 20 и более этапами. Работать с такими воронками неудобно. Менеджеры не понимают, какой шаг от них требуется, а руководству сложно анализировать общую картину. Оптимально, когда воронка состоит из 5-7 этапов, – этого хватает для большинства бизнесов. Вот несколько советов, как ее построить:На одном этапе воронки может быть несколько действий – например, этап «Согласование коммерческого предложения» может включать несколько звонков и писем, но суть одна – идет переговорный процесс. А следующий этап «Заключение договора» начнется, когда стороны подпишут документы о сотрудничестве.Разбейте процесс на несколько отдельных воронок – предположим, у вас сложная ниша с тендерами. Первая воронка – это этап подготовки и участия в тендере, а вторая – работа с выигранным тендером, продажа и получение оплаты. Или если вы занимаетесь монтажом окон, одна воронка создается для менеджера, который договаривается и назначает замер. Вторая – для замерщика, который после всех измерений пытается продать услугу монтажа. Каждый отвечает за свой участок работы с отдельными KPI. В «Битрикс24» инструмент «Туннели» находится прямо в модуле CRM. Он позволяет связывать несколько воронок продаж между собой. После завершения одной воронки следующая запускается автоматически. Такие автоматизированные переходы помогают поддерживать контакт с покупателем и улучшают клиентский опыт.Представьте: вы продали клиенту оборудование. После этого запускается отдельная сделка на его монтаж. По истечении определенного времени автоматически запускаются следующие сделки – на гарантийный ремонт, техническое обслуживание и продажу запчастей. Если этот процесс не контролировать, качественное оборудование выйдет из строя, а компания получит претензии от покупателя. Хотя причина поломки может быть в том, что сотрудник на стороне покупателя просто не знал, когда нужно провести техобслуживание и где взять расходники.РезюмеЧтобы «Битрикс24» действительно помогал бизнесу, еще до регистрации важно подумать, кто будет главным в системе и как настроить права доступа. Построить работу в сервисе реально самостоятельно – для этого есть встроенные помощники и обучающие материалы. Но если одновременно с «переездом» на платформу нужно выполнять основные обязанности или требуются сложные настройки, лучше обратиться к специалистам.Еще один секрет успешного взаимодействия с сервисом – короткая воронка продаж. Чем проще этапы, тем легче менеджерам работать, а руководителю – контролировать процесс и находить узкие места.Читать по теме:Цифровой детокс: как сократить количество уведомлений и не пропустить сделкуЧитать по теме:Back to school: какие 3 цифровые привычки стоит внедрить в бизнес к осени*Партнерский материал. ИУП «1С-Битрикс», УНП 192042385