Настройка полномочий в ЕИС для проведения электронной приемки
Организация электронного документооборота между заказчиком и поставщиком в рамках государственных и муниципальных закупок требует предварительной настройки. Ключевым этапом перед началом приемки товаров, работ или услуг является корректное назначение прав сотрудникам в Единой информационной системе (ЕИС). Эта процедура гарантирует юридическую значимость всех операций и обеспечивает бесперебойный рабочий процесс.
Зачем это нужно?
Согласно регламенту работы в ЕИС, перед приемкой заказчик и поставщик обязаны один раз настроить полномочия сотрудников, которые уполномочены проводить приемку и подписывать соответствующие документы.
Главное преимущество этого подхода в его долгосрочности: после единократной правильной настройки указанные сотрудники смогут участвовать в процедурах приемки по всем контрактам своей организации, не требуя дополнительных назначений для каждой новой сделки. Это значительно экономит время и минимизирует административные ошибки.
Пошаговый процесс настройки полномочий
Настройка проводится как со стороны поставщика, так и со стороны заказчика.
Со стороны Поставщика:
Вход в ЕИС: Ответственное лицо поставщика (например, руководитель или администратор) авторизуется в ЕИС с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП).
Назначение ролей: В личном кабинете необходимо найти раздел, отвечающий за управление пользователями и ролями (часто называется «Профиль организации» → «Пользователи» или «Управление доступом»).
Выбор сотрудника: Выбирается сотрудник, который будет отвечать за заполнение и отправку документов по приемке.
Выдача прав: Данному сотруднику назначается соответствующая роль. Обычно она называется «Лицо, уполномоченное на формирование документов о приемке» или аналогично. Важно убедиться, что роль предоставляет право именно на подписание документов приемки, а не только на их просмотр.
Со стороны Заказчика:
— Аналогичным образом уполномоченный представитель заказчика (администратор) входит в ЕИС с помощью КЭП.
— В разделе управления пользователями выбираются сотрудники, которые будут ответственны за приемку товаров (например, члены приемочной комиссии).
— Этим сотрудникам назначается роль, например, «Лицо, уполномоченное на подтверждение исполнения контракта» или «Член приемочной комиссии». Эта роль позволяет подписывать акты приемки и УПД со стороны заказчика.
Важно: Все действия по назначению прав должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или администратора организации.
Процесс электронной приемки после настройки прав
После того как полномочия сотрудников настроены, процесс совместной работы в ЕИС выглядит следующим образом:
Поставщик инициирует приемку.
После выполнения условий контракта уполномоченный сотрудник поставщика заходит в ЕИС в раздел «Исполнение контрактов» или «Реестр контрактов».
Находит свой контракт и выбирает опцию «Создать документ о приемке» (чаще всего это Универсальный передаточный документ (УПД)).
Заполняет свою часть документа: вносит информацию о количестве, стоимости поставленного товара (выполненных работах, оказанных услугах), указывает реквизиты счетов-фактур (при необходимости).
Подписывает документ своей КЭП и направляет его заказчику.
Заказчик завершает приемку.
— Уполномоченный сотрудник заказчика в своем личном кабинете ЕИС видит поступивший от поставщика документ.
— — Проверяет заполненные данные и вносит свою информацию: результаты приемки (акт приемки), в случае наличия претензий может их зафиксировать.
Подписывает итоговый документ своей КЭП.
После этого документ о приемке считается действующим и юридически значимым. Он автоматически попадает в реестр контрактов ЕИС.
