Планируете составить ИТ-бюджет на 2026 год, но не знаете, с чего начать? Или есть сомнения, нужно ли вообще это делать? Пора заняться этим вопросом и подготовить финансовый план заранее, чтобы избежать непредвиденных трат. А мы расскажем, почему бюджетирование необходимо любому бизнесу и как правильно спланировать расходы.
В этой статье ответим на главные вопросы, касающиеся бюджетирования:
- Что это и кому нужно?
- Какие ошибки допускают компании при составлении ИТ-бюджета?
- Как избежать этих ошибок и снизить расходы?
- Как Softline Store помогает клиентам с финансовым планированием?
Бюджетирование: умный подход к расходам
Бюджетирование в области ИТ 一 это процесс планирования затрат на программные продукты и услуги, необходимые для работы компании. Специалисты заранее решают, нужно ли обновить оборудование или купить новые программы, и закладывают эти расходы в бюджет. Это похоже на то, как в повседневной жизни мы составляем список покупок, чтобы не тратить лишние деньги. Таким образом, бюджетирование помогает избежать неожиданных трат и позволяет эффективно управлять ресурсами, чтобы программно-аппаратное обеспечение работало без сбоев и помогало бизнесу развиваться.
Правильно спланированный бюджет помогает:
- Лучше контролировать расходы компании 一 следуйте плану, чтобы не тратить больше, чем запланировано
- Расставлять приоритеты 一 решайте, что нужно финансировать в первую очередь, а что отложить на потом
- Делать прогнозы на будущее 一 рассчитывайте заранее, сколько денег потребуется на обновление и поддержку ПО
К планированию бюджета обычно приступают осенью, когда компании начинают готовиться к следующему году. В это время ИТ-отделы обсуждают, какие технологии и услуги будут нужны и сколько денег потребуется на обновление оборудования, программное обеспечение и поддержку. Таким образом, конец текущего года становится ключевым периодом для того, чтобы все было готово к началу нового финансового периода.
Нужно ли бюджетирование малому бизнесу?
Бюджетирование нужно малому бизнесу так же, как и крупным компаниям. Когда есть запланированный бюджет, вы можете понять, сколько денег у вас есть, на что их можно потратить и какие расходы нужно сократить. Это особенно важно для малых предприятий, где каждая копейка на счету. Без четкого плана можно легко потратить больше, чем зарабатываешь, и оказаться в сложной финансовой ситуации.
Что может случиться, если не составить ИТ-бюджет заранее? Любые непредвиденные расходы могут привести к финансовым трудностям, а иногда и к приостановке бизнес-деятельности. Сломался компьютер, забыли обновить лицензию на важное ПО, не хватило средств на действительно нужную программу 一 есть множество причин, способных вызвать головную боль и затормозить работу всего коллектива.
Вот несколько ситуаций, которые могут создать проблемы для малого бизнеса.
⛔ Непредвиденные затраты на информационную безопасность
Вы занимаетесь онлайн-продажами и недавно установили новое ПО для учета заказов и коммуникации с покупателями, но не учли расходы на защиту клиентской базы данных. В какой-то момент система подверглась атаке хакеров, и вы потеряли не только важную информацию, но и доверие клиентов. Чтобы восстановить репутацию и возобновить работу, пришлось в срочном порядке докупать программу для кибербезопасности. Это обошлось в приличную сумму и заняло драгоценное время.
⛔ Старый ПК вышел из строя
Небольшая веб-студия активно работает над несколькими проектами. Один из сотрудников использует старый компьютер, который постепенно начинает давать сбои. Однако руководство не выделило бюджет на обновление оборудования, полагая, что замена техники не является приоритетом. В разгар рабочего дня ПК ломается, сотрудник теряет доступ ко всем проектам и работа останавливается. Чтобы минимизировать потери, компания обращается в ближайший магазин электроники, не имея времени для сравнения цен и моделей.
В результате, вместо того, чтобы потратить запланированную сумму на качественное оборудование, организация переплачивает за новый компьютер, который оказался не самым оптимальным вариантом для их задач. К тому же, в спешке они забывают купить необходимые аксессуары и программное обеспечение, что приводит к дополнительным затратам.
⛔ Неожиданные расходы на восстановление данных
Рекламная компания хранит все проекты и материалы на сервере. Однажды сервер неожиданно вышел из строя, и сотрудники не смогли получить доступ к важным файлам. Руководство решило обратиться к специалистам по восстановлению данных, не имея заранее подготовленного бюджета на такие ситуации. Помимо затрат на восстановление, компания столкнулась с дополнительными расходами на программы для резервного копирования и защиту данных.
Важно заранее планировать ИТ-бюджет, чтобы избежать подобных проблем и не допустить простоев в работе. Необходимо внимательно подойти к этому вопросу и учесть все возможные расходы.
Ошибки бюджетирования: на что вы можете не обратить внимание
Компании часто забывают учесть важные моменты или не оставляют запас на неожиданные расходы. Рассмотрим самые распространенные ошибки, которые не дают правильно планировать бюджет.
❌ Не учитываете индексацию цен ⇒ Цены на ИТ-продукты и услуги могут увеличиваться на 10-15%, в редких случаях до 70%.
✅ Закладывайте резерв на случай увеличения стоимости товаров и услуг, чтобы не урезать закупки и не искать дополнительные средства.
❌ Забываете про сопутствующие расходы ⇒ ПО и оборудование требуют регулярной поддержки, а также могут понадобиться дополнительные программы для корректной работы.
✅ Не игнорируйте связанные издержки. Помимо основного ПО могут понадобиться антивирусы, программы для резервного копирования и другие приложения. Также важно учесть затраты на техподдержку и обслуживание.
✅ Проверьте совместимость систем, чтобы не купить то, что не будет работать с вашими программами.
❌ Не обращаете внимания на сроки поддержки и жизненный цикл продуктов ⇒ Продукты могут устаревать или оставаться без поддержки (как в случае с Microsoft). Программные средства обновляются чаще, аппаратная инфраструктура служит дольше, но также имеет свои сроки эксплуатации.
✅ Планируйте заранее обновления ПО и замену техники, чтобы избежать экстренных закупок по завышенным ценам.
❌ Не включаете в ИТ-бюджет средства информационной безопасности (ИБ) ⇒ Киберугрозы становятся все более сложными, требования регуляторов ужесточаются, штрафы за утечку данных увеличиваются 一 стандартные антивирусы и файрволы уже не справляются с такими проблемами.
✅ Помимо покупки или обновления базовых средств защиты информации, планируйте дополнительные расходы на усиление ИБ, чтобы не попасть на штрафы и не понести убытки из-за внезапной потери данных.
❌ Не следите за дедлайнами госрегуляторов ⇒ Государственные органы регулярно вводят новые правила и ограничения. За несоблюдение этих правил или нарушение сроков исполнения требований компания может получить штраф или судебный иск.
✅ Следите за нововведениями и заранее вносите в бюджет соответствующие расходы.
❌ Считаете, что сроки закупок не имеют значения ⇒ Большинство лицензий поставляются в течение пары недель, особенно при массовых закупках.
✅ Не ждите до последнего, используйте возможность “раннего продления” лицензий, чтобы не остаться без нужного ПО в самый неподходящий момент.
❌ Разделяете закупки вместо того, чтобы закупить все разом ⇒ Многие программы имеют одинаковую рекомендованную розничную цену (РРЦ), установленную производителями и дистрибьюторами. Скидку на такой продукт получить невозможно.
На комплексный заказ можно получить скидки и бонусы и купить все необходимое на выгодных условиях.
✅ Составьте список нужных продуктов сразу. Не тратьте время на рассылку запросов в десятки компаний 一 выберите надежного поставщика и получите специальное предложение на вашу покупку. Это действительно поможет сэкономить время и средства.
Как составить ИТ-бюджет на 2026: 7 простых шагов по рекомендации Softline Store
Сначала решите, где будете покупать ИТ-продукты и услуги. Это важно сделать до того, как начнете обсуждать порядок и стоимость закупки. Правильный выбор поставщика поможет избежать лишних затрат и сэкономит время на поиск нужных решений. Вы сможете получить выгодные условия для покупки и помощь в выборе продукции, что существенно упростит процесс планирования бюджета.
Например, в Softline Store вы можете найти все необходимые ИТ-решения, получить скидки на комплексные закупки и консультации по подбору продуктов.
Мы подготовили чек-лист 一 7 шагов, которые помогут быстро подготовить бюджет с Softline Store.
Следуя этим простым рекомендациям, вы сможете быстро составить ИТ-бюджет на 2026 год и не потратить больше, чем планировали. Если же есть вопросы и какие-то моменты вызывают сомнения, обратитесь к нашим консультантам. Мы поможем разобраться и найти оптимальное решение.
Все под контролем: ИТ-бюджет на 2026 год вместе с Softline Store
Бывают случаи, когда покупатель попадает в неприятную ситуацию. Например, долго ждет счет на оплату, а за это время цены на ПО повышаются и теперь нужно платить больше, чем он ожидал. Или после оформления заказа стоимость покупки оказывается выше и не соответствует той, что была указана при выборе товара.
С Softline Store такого не случится. Мы всегда открыто формируем стоимость и консультируем на каждом этапе покупки, чтобы наши клиенты могли точно рассчитать свой ИТ-бюджет.
При оформлении заказа вы получаете:
- счет на оплату онлайн
- актуальные прайс-листы
Лучший способ быстро найти нужное решение — обратиться к менеджеру. Просто скажите ему, что хотите составить ИТ-бюджет на 2026 год, и он предоставит полную информацию:
✔️ прогноз цен на программное обеспечение и оборудование
✔️ информацию о текущих акциях и скидках
✔️ советы по оптимизации расходов
✔️ помощь в выборе альтернативных решений
✔️ счет или коммерческое предложение для покупки
Бюджетирование с Softline Store — это не только точный расчёт расходов и выгодные цены, но и полная юридическая защита. Вся продукция, представленная в каталоге, уже сертифицирована российскими регуляторами, поэтому ваши ИТ-решения будут соответствовать закону, а риск получить штраф за несоблюдение установленных правил сведется к нулю. Доверьте финансовое планирование профессионалам и будьте уверены в правильности ваших инвестиций.