С 1 сентября 2025 года в России вступает в силу новое Положение об особенностях направления работников в командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 №501. Это постановление полностью заменяет прежние правила, действовавшие с 2008 года. А это значит: все старые шаблоны, ссылки и трактовки — больше не работают.
Как всегда, когда вступают в силу крупные изменения, важно понимать не только букву закона, но и его дух. Что теперь важно учитывать работодателю? Как не налететь на штрафы и отказ в налоговом учёте? Разбираемся по пунктам.
1. Только по трудовому договору
В командировку можно направить только сотрудника по трудовому договору. То есть, гражданско-правовые подрядчики, самозанятые или фрилансеры — вне этих правил. Это означает, что нельзя прикрыться командировкой при работе по договору подряда, если вы хотите компенсировать расходы.
Дополнительно подчеркну: если у сотрудника разъездной характер работы (это зафиксировано в трудовом договоре), то его поездки не считаются командировками. А значит — никаких суточных, никаких командировочных.
2. Только по письменному решению
Новая редакция строго требует письменного распоряжения работодателя. Забудьте про «устные договоренности», «сказал в чате» и «он сам знал, что поедет». Без документа — нет командировки. И это первый рубеж для налоговой и трудовой инспекции: если нет распоряжения — все компенсации могут быть признаны неправомерными.
3. Что считается командировкой
Командировка — это поездка вне места постоянной работы, в том числе в представительства и филиалы. Теперь прямо прописано, что если филиал организации находится в другом регионе — это считается командировкой. Этот момент раньше трактовался размыто — теперь всё прозрачно.
Важно: если у вас в договоре указано, что место работы — вся Россия (или несколько городов), командировка может не признаваться. Проверяйте формулировки!
4. Новое в расчете сроков командировки
С 1 сентября вводится четкая формула, как считать начало и конец командировки:
- Отъезд до 24:00 — день считается днем командировки.
- Отъезд после 00:00 — следующий день считается первым.
Это влияет на расчет суточных и учет рабочего времени. Например, если самолет улетает в 00:30 — командировка начинается с завтрашнего дня. А значит, за сегодняшний день суточные не положены.
5. Подтверждение сроков командировки
Ранее только билеты и чеки могли подтвердить поездку. Теперь добавили гибкость:
- можно использовать служебную записку с подписью принимающей стороны;
- документы от гостиницы;
- маршрутные листы.
Это большое подспорье для тех, кто ездит на авто или чьи поездки не сопровождаются кассовыми чеками. Но будьте аккуратны: такие документы должны быть оформлены грамотно, иначе их не примет ни бухгалтерия, ни налоговая.
6. Суточные: что нового
Суточные теперь платятся за каждый день пребывания в командировке, включая:
- выходные;
- праздники;
- дни в пути;
- даже время вынужденных остановок.
НО! Если работник может возвращаться домой каждый день, то суточные не выплачиваются. Кто это решает? Руководитель организации, исходя из расстояния, транспорта и характера работы. Это важно учитывать при направлении в соседние города.
7. Совместители
Теперь чётко прописано: если командировка по основному месту работы — платит основной работодатель. Если по совместительству — совместитель. Если одновременно по двум местам — командировочные делятся по соглашению между работодателями. Это значит, что надо заранее договариваться — иначе один из работодателей понесёт все расходы сам.
8. Командировки за границу
Суточные в валюте, пересечение границ, визы, страховки, налоги — всё это теперь детально урегулировано. В том числе:
- как считать день пересечения границы;
- в какой валюте платить;
- какие расходы возмещать (включая визы, страховку, госпошлины и т.д.).
Если вы отправляете людей за рубеж — перепроверьте все внутренние регламенты. Там куча нюансов, и ошибки здесь стоят дорого.
9. Болезнь в командировке
Работник заболел в поездке? Теперь это не «серая зона». Он получает:
- суточные на весь период нетрудоспособности;
- оплату жилья (если не на стационаре);
- и пособие по больничному.
Но всё это — только при наличии официальных документов.
10. Авансовый отчет
Срок — 3 рабочих дня после возвращения. Документы:
- билеты;
- гостиничные чеки;
- служебная записка (если нет проездных);
- все подтверждения расходов.
Если сотрудник не отчитался — аванс облагается НДФЛ и страховыми. Никаких исключений.
Вывод: как подготовиться к изменениям с 1 сентября 2025 года
✅ Обновите положение о командировках
✅ Перепроверьте шаблоны: приказы, записки, отчёты
✅ Настройте контроль по срокам и документам
✅ Проведите инструктаж для бухгалтерии и кадров
✅ Обновите подход к зарубежным поездкам
💼 Новые правила командировок — это не просто формальность. Это проверочный список для инспектора, бухгалтера и налогового проверяющего. Чем лучше вы подготовитесь сейчас, тем меньше рисков потерять деньги, вычеты и репутацию.