Платформа: Битрикс24 (облачная версия)
Ниша: ритуальные услуги, производство
Цель: устранить узкие места в процессах, сократить количество ручных операций и повысить прозрачность работы
Современные компании стремятся автоматизировать ключевые бизнес-процессы, чтобы минимизировать ошибки и ускорить выполнение рутинных задач. В данном проекте стояла задача сделать систему удобной для сотрудников, исключить ручные действия при подготовке важных документов и обеспечить контроль критически важных показателей — в частности, сроков отгрузки продукции.
Этап 1. Автоматизация генерации актов о браке
Первая проблема, с которой столкнулась компания, — ручная подготовка документов «Акт о браке». Сотрудникам приходилось тратить время на заполнение каждого документа, а ошибки при копировании данных приводили к повторным проверкам и задержкам.
Сложность
Стандартные шаблоны Битрикс24 не позволяли корректно подгружать данные в нужных местах документа. В шаблоне присутствовали переменные, которые нельзя было связать со стандартными полями. Простое решение «через встроенный генератор» не подходило — итоговый документ получался неполным или требовал ручной доработки.
Решение
Была создана автоматизированная схема генерации документов с использованием бизнес-процессов Битрикс24:
- Разработан кастомный бизнес-процесс, который формирует документ полностью автоматически.
- Документ создаётся в момент прохождения заявки по бизнес-процессу, без необходимости ручного запуска.
- Данные подтягиваются из нескольких источников внутри портала, что исключает человеческий фактор.
Результаты
- Сокращение времени на подготовку документа до нескольких секунд.
- Полное исключение ручного труда, что снизило количество ошибок.
- Упрощение работы сотрудников — документ готов сразу, и его можно сразу же отправить в работу.
Этап 2. Контроль сроков отгрузки
Второй важной задачей была автоматизация контроля сроков отгрузки продукции.
До внедрения решения руководители узнавали о задержках только по итогам отчетности или после жалоб клиентов. Это приводило к потере времени и снижению лояльности покупателей.
Решение
Был реализован бизнес-процесс, который автоматически сравнивает плановую и фактическую дату отгрузки:
- Если обнаруживается расхождение, система сразу отправляет уведомление ответственным сотрудникам.
- Уведомления приходят в реальном времени через встроенные средства Битрикс24.
- Информация доступна руководителю, что позволяет быстро принимать управленческие решения.
Результаты
- Прозрачность процесса: руководители видят ситуацию в моменте, а не постфактум.
- Сокращение времени реакции: задержки устраняются оперативно.
- Рост лояльности клиентов: своевременные поставки повышают удовлетворенность покупателей и укрепляют репутацию компании.
Итоги проекта
Доработка портала на Битрикс24 позволила:
- Автоматизировать рутинные задачи и освободить время сотрудников.
- Снизить количество ошибок и повысить точность данных.
- Ускорить обработку заявок и сократить время цикла отгрузки.
- Повысить управляемость процессов и прозрачность взаимодействия между отделами.
Этот кейс показал, что грамотная настройка бизнес-процессов даже в облачной версии Битрикс24 способна значительно улучшить операционную эффективность. Решения, внедрённые в рамках проекта, уже сегодня помогают компании работать быстрее и качественнее, а также создавать лучший клиентский опыт.
Хотите также или есть проблемы в работе текущего портала Битрикс24? Оставьте заявку, и мы подберём лучшее решение под ваш бизнес! 🚀