Удалённый отдел продаж может находить клиентов и заключать сделки не хуже офисного. Главное — грамотно выстроить процессы. Рассказываем, как организовать эффективные удалённые продажи.
Преимущества удалённого отдела
- Компания не платит за аренду офиса и покупку оборудования.
- Вы можете найти лучших сотрудников, не ограничиваясь рамками своего города и региона.
- Можно нанять дополнительных временных сотрудников, не оплачивая дополнительное помещение и оборудование. Это удобно, например, в сезон высокого спроса.
Как создать удалённый отдел продаж: пошаговая инструкция
Определите, какие сотрудники вам нужны и как они будут работать, после чего наймите штат, подключите необходимые инструменты и настройте рабочие процессы. Рассмотрим каждый шаг более детально.
Определение структуры отдела
Рассчитайте, сколько менеджеров понадобится, чтобы обрабатывать поток обращений.
По нормам управляемости, в подчинение одному руководителю лучше давать от пяти до девяти менеджеров. Если их больше, координация отдела становится хуже и не выполняется KPI.
Распределите роли.
- Руководитель отдела — контролирует сотрудников, координирует работу.
- Менеджеры по продажам — их можно делить по каналам, целевой аудитории, типу продукции и другим параметрам.
- Аналитики — следят за эффективностью работы отдела и определяют, как оптимизировать процессы и увеличить прибыль.
Определите график работы. Для специалиста он может быть гибким, однако вы должны точно знать, в какое время он будет работать и когда присылать отчёты.
Подбор сотрудников
Для поиска специалистов HR-менеджеры используют платформы:
- hh.ru — можно найти менеджера в нужной категории по фильтрам.
- Telegram — в Udalenka_vakansii, Finder.work и других каналах можно разместить вакансии.
- Социальные сети — используйте страницу компании и группы по подбору персонала.
У каждого кандидата проверьте навыки:
- Коммуникации. Специалист должен уметь общаться с разными людьми, ненавязчиво представлять продукт.
- Дисциплины. Для удалённого работника важна самоорганизация. Проверьте, как кандидат выполняет задания на испытательном сроке.
- Цифровой грамотности. Менеджер должен уверенно владеть бизнес-программами и сервисами связи.
- Решения нестандартных задач. Моделируйте ситуации, из которых сотрудник должен найти выход самостоятельно и без потерь.
Смотрите на опыт человека:
- в каких компаниях он работал раньше;
- как долго;
- на каких должностях;
- готов ли кандидат дать контакты бывших работодателей для запроса рекомендаций.
Проанализируйте ответы соискателей и их поведение на собеседовании.
Необходимые инструменты
Отдел продаж на удалёнке будет взаимодействовать с коллегами и клиентами. Для этого вам понадобится единое рабочее пространство — CRM-система.
Варианты:
- amoCRM. Специализированная система для отдела продаж. В ней пользователи могут создавать воронку продаж, делегировать задачи и назначать ответственных. Есть десктопная версия и мобильное приложение под iOS и Android. Сервис подходит для малого и среднего бизнеса и компаний, для которых важен живой диалог с клиентами.
- Битрикс24. Универсальная CRM для всех подразделений бизнеса, в том числе для отдела продаж. Сервис позволяет создать единое пространство для коммуникации. Интегрируется с большим количеством программ, имеет широкий функционал: от приёма заявок до управления складом. Подходит для среднего и крупного бизнеса, которому нужна омниканальность и быстрая координация между отделами.
Удалённой команде нужны средства связи и контроля проектов:
- Мессенджеры и чаты — для обсуждения текущих задач и обмена опытом. Популярные варианты: Telegram, МТС Линк Чаты, eXpress.
- Платформы для аудио- и видеозвонков. Важные функции: демонстрация экрана и запись встреч. Компании часто используют Zoom и МТС Линк.
- Системы управления проектами — для удалённого контроля и обсуждения задач. Подойдут Jira, Trello, Confluence, МТС Линк Доски или АРМ-системы.
Организация рабочих процессов
- Ставьте перед сотрудниками чёткие задачи — с датой выполнения и измеримым результатом.
- Проводите планёрки. На них сотрудники смогут оперативно задавать вопросы, делиться страхами и успехами, видеть достижения коллег.
- Контролируйте выполнение задач — по результату или по времени завершения работы.
Система мотивации
Что работает:
- Оклад и процент с продаж. Менеджер получает оговорённую сумму, даже если покупок нет — это оклад. Дополнительно компания выплачивает ему процент с заказов, если они есть.
- Бонусы за достижение KPI. Специалист должен закрыть определённое число сделок или добиться среднего чека выше, чем в прошлом периоде.
- Геймификация. Введите в работу удалённого офиса продаж соревновательный элемент. Например, составьте рейтинг сотрудников, которые продали больше премиальных подписок.
- Бонусы. Можно отправить наиболее эффективных работников на отдых за счёт компании или премировать их другими способами.
Управление удалённой командой
Чтобы удалённая команда была сплочённой, проводите регулярные онлайн-встречи. Обычно руководители делают это раз в неделю или месяц. Встречи могут быть не только виртуальными, но и в офлайн-формате.
Каждую раз выбирайте ответственного, чтобы он назначал тему и координировал встречу. Готовьте обзоры и отчёты — сотрудникам будет интересно, каких успехов они достигли общими силами. Обсуждайте актуальные для всех вопросы и обменивайтесь идеями.
Сделайте отчётность по бизнес-процессам прозрачной. Так менеджеры смогут видеть общий прогресс, свои достижения и показатели коллег. Сообщайте сотрудникам о текущем положении дел, не дожидаясь запросов с их стороны.
Чтобы эффективнее управлять удалёнными менеджерами, введите систему наставничества. Она позволит передавать навыки, ускорит обучение новых специалистов. Не забывайте поощрять наставников за работу с новыми сотрудниками.
Основные ошибки
- Недостаточный контроль. «Безнадзорные» сотрудники чувствуют, что могут позволить себе лишнее. Их продуктивность падает, а желание расти снижается. Чтобы поддерживать контроль, внедрите CRM-систему и стандарты работы. Применяйте виртуальную телефонию, чтобы записывать и анализировать разговоры.
- Плохая коммуникация. Если нет контакта, сотрудники не чувствуют себя частью команды — согласованность между отделами падает. Взаимное недоверие отражается и на профессиональных показателях. Для укрепления связей применяйте чаты и проводите видеовстречи. Запрашивайте обратную связь от менеджеров и учитывайте их пожелания.
- Отсутствие системы мотивации и поощрения. Если человек работает только за оклад, он не мотивирован стараться. Продажи на удалёнке неизбежно будут падать. Введите KPI — чёткие и понятные цели — и нематериальные поощрения. Показывайте, что работа каждого сотрудника ценна для достижения общей цели.
- Неправильный подбор специалистов. Некомпетентные менеджеры не смогут вывести компанию на высокий уровень. Чтобы подобрать работников, чётко и детально опишите вакансию и проводите подробные онлайн-собеседования. Чтобы исключить ошибки при построении удалённого офиса продаж, проработайте все бизнес-процессы. Учитывайте особенности вашей ниши и специфику удалённой работы.
Инструменты для автоматизации
Компании применяют:
- Кол-трекинг. Например, сервис от МТС Exolve позволяет отслеживать, с каких рекламных каналов приходят клиенты. Он помогает записывать разговоры и анализировать эффективность работы операторов.
- Скрипты продаж. Для этих целей подойдёт HyperScript и его аналоги. В них вы сможете создавать скрипты с нуля и использовать готовые шаблоны.
- Почтовые и SMS-рассылки. Для удалённого отдела продаж используйте сервисы Unisender, Notisend или SendPulse.
- Чат-боты для обработки заявок, например, голосовой робот от МТС Exolve.
Главное
- Удалённый отдел продаж позволяет сэкономить на аренде офиса, оборудовании рабочих мест и коммунальных услугах.
- Для успешной работы удалённого отдела нужны чёткая организация процессов и контроль. Используйте CRM-системы, проводите регулярные онлайн-встречи, продумайте схему мотивации с KPI и бонусами.
- Для создания удалённого офиса продаж подберите дисциплинированных и коммуникабельных сотрудников. Организуйте испытательный срок, моделируйте нетипичные рабочие ситуации в период онбординга.
- Основные риски удалённого формата связаны с недостаточным контролем и плохой коммуникацией. Внедряйте автоматизацию и прозрачную отчётность, поощряйте взаимопомощь.
Подключите многофункциональную телефонию для обзвона большого числа клиентов. Например, IP-телефония для бизнеса от МТС Exolve позволит вашему отделу продаж:
- Звонить и принимать звонки круглосуточно.
- Подключать любое количество операторов без дополнительной инфраструктуры.
- Записывать и анализировать разговоры.
Переходите по ссылке, чтобы попробовать сейчас
Подписывайтесь на наш канал. Делимся полезными решениями для малого и среднего бизнеса, помогаем разобраться, рассказываем про тренды.