Что делать, если контрагент не подтвердил задолженность?
Если ваш контрагент не подтвердил наличие и сумму задолженности, необходимо действовать по следующему алгоритму, выбирая шаги в зависимости от конкретной причины.
Пример: Контрагент предоставил акт сверки, но с другим сальдо
Это самый частый случай. Вы считаете, что вам должны 100 000 рублей, а в акте, подписанном контрагентом, стоит сумма 50 000 рублей или вообще с противоположным знаком («сальдо в нашу пользу»).
Действия учреждения:
Тщательная проверка и выверка расчетов (сверка внутри сверки)
Что делать: Необходимо постатейно сравнить ваш акт и акт контрагента. Возьмите оба документа и найдите расхождения: какие именно первичные документы (счета, накладные, акты выполненных работ) одна из сторон не учла или учла дважды. Проверьте правильность применения налогов, наличие актов разногласий в прошлом, сроки оплаты.
Цель: Выявить техническую или арифметическую ошибку.
Принятие решения: исправлять или спорить
Вариант А: Учреждение обнаружило свою ошибку.
Действие: Исправить свой расчет, принять версию контрагента и подпишите его акт. Это сохранит партнерские отношения и время.
Вариант Б: Учреждение уверено в своей правоте, а расчет контрагента ошибочен.
Действие: Следует начать процесс урегулирования спора, направить контрагенту официальное письмо с детальной расшифровкой расхождений. Приложить копии недостающих у него первичных документов (накладных, актов). Предложите провести совместную сверку.
Вариант В: Расхождения носят принципиальный характер (разная интерпретация договора, применение штрафных санкций).
Действие: Если в переписке договориться не удалось, и сумма значительная, следует инициировать досудебное урегулирование спора с официальной претензией. Это обязательный шаг перед обращением в суд в большинстве случаев.
Пример 2: Задолженность не подтверждена вообще (акта нет, контрагент бездействует или пропал)
Это более сложная и рискованная ситуация. Отсутствие подписанного акта лишает вас одного из ключевых доказательств в суде.
Действия учреждения:
1. Активная работа по истребованию акта:
— Направить контрагенту официальное письмо-требование о проведении сверки взаиморасчетов с приложением вашего варианта акта. И следует отправить его ценным письмом с описью вложения по юридическому адресу. Это докажет, что вы предпринимали попытки урегулировать вопрос.
— Направить повторные запросы с увеличением интервалов.
2. Документальная фиксация долга:
— Поскольку акта нет, то главная задача — собрать и систематизировать иные доказательства, подтверждающие задолженность:
— Первичные документы: подписанные со стороны контрагента товарные накладные (ТОРГ-12), акты выполненных работ (оказанных услуг), счета-фактуры.
— Платежные поручения: подтверждающие частичную оплату (если была), но не всю сумму.
— Переписка: письма и электронные письма, где контрагент упоминает долг, просит об отсрочке и т.д.
3. Поиск контрагента:
Если письма возвращаются, а телефоны не отвечают, следует статус контрагента на сайте ФНС, используя его ИНН. Он может быть в процессе ликвидации, банкротства или уже исключен из ЕГРЮЛ. Это кардинально меняет процедуру взыскания.
Если компания ликвидирована, взыскать долг будет практически невозможно.
4. Принятие стратегического решения:
— Если долг реальный и подтвержден первичными документами, а контрагент активен, но уклоняется, готовьте претензию, а затем исковое заявление в суд. Промедление грозит истечением срока исковой давности (3 года).
— Если контрагент пропал или признан банкротом, а сумма долга незначительна, возможно, дешевле будет списать его как безнадежный и учесть для налога на прибыль.
