Управляющий/администратор должен уметь проводить собрания, цель которых — повышать мотивацию сотрудников, прояснять их задачи, укреплять командный дух, что в итоге приводит к улучшению производственных показателей.
Каждый раз, выходя на смену, вы должны проводить пятиминутки/собрания смены. Это встреча важна, и сотрудникам не рекомендуется ее пропускать. Опоздание на пятиминутку приравниваем к опозданию на работу.
Проводя пятиминутку, помните: времени выделено немного, ведь скоро придут гости. Постарайтесь не заниматься пустой болтовней, чтобы не отвлекать внимание команды от работы.
ВАЖНОЕ УСЛОВИЕ: СОБРАНИЕ СМЕНЫ ДОЛЖНО ПРОВОДИТЬСЯ КАЖДЫЙ ДЕНЬ!
Время начала ежедневного собрания 11:40 и 17:00, чтобы персонал планировал свою работу перед открытием/ вечерним интенсивом и успевал все подготовить к началу собрания.
Важно: зал должен быть готов к встрече гостей, Чек лист должен быть заполнен администратором, гости в зале в случае вечерней пятиминутки должны получить все необходимое и не оставаться без внимания их официанта, в случае вечерней пятиминутки.
Научитесь проводить собрания смены интересно. «Зажгите» своих ребят. Это так важно перед началом работы!
Начинайте собрание с приветствия, дополните шуткой или анекдотом или радостной новостью или комплиментом за какие-то реальные действия сотрудников.
Пятиминутка состоит из трех частей: начала, основной части и заключения. Обычно отличается содержание и количество пунктов основной части.
✅ Каждую пятиминутку после приветствия участников желательно начинать с сообщения хороших новостей и с поздравления тех, кто добился хороших результатов в предыдущий период работы. После этого кратко дать обзор содержания собрания. Его формулируют одной-двумя фразами, например: «Сегодня мы обсудим способы увеличения объема продаж и то, как мы будем работать в праздничные дни».
✅ В основной части пятиминутки необходимо разъяснить сотрудникам главные вопросы. При этом активно вовлекать присутствующих в обсуждение. Говоря об увеличении продаж, можно спросить: «Что вы можете сделать для повышения уровня продаж в ресторане?» Сделайте так, чтобы участники говорили бОльшую часть собрания. Ваша задача — задать тему и управлять ходом дискуссии, направляя ее в практическое русло. Поддерживайте интересные и реальные идеи. Подводя итог затронутых тем, задавайте открытые вопросы, чтобы выяснить, как сотрудники поняли то, что обсуждалось (например: «Сергей, расскажи, пожалуйста, что ты сегодня узнал о том, как можно повысить продажи?»).
✅ Резюмируйте ключевые моменты: обзор должен быть кратким, без добавления новых идей, с задачами, поставленными вами для данной смены. Убедитесь, что сотрудники поняли эти цели и осознали их важность. Будьте готовы к тому, что некоторым работникам может понадобиться обучение в течение смены, чтобы выполнить поставленные перед ними задания.
Ставьте вопросы правильно, активно слушайте и давайте обратную связь. Нужно использовать как закрытые, так и открытые вопросы, мотивируя собеседника к общению. Выражайте свои мысли четко и громко, направляя голос на слушателей.
Используйте, невербальные навыки общения: мимика и жесты, зрительный контакт. Также всегда старайтесь читать невербальные сигналы своих слушателей, чтобы понять их реакции к той или иной теме, их понимание тем и готовность психологическую к смене.
Если вы считываете отсутствие мотивации у сотрудника работать и находится на собрании, то здесь есть два варианта поведения ведущего собрания: 1) не обращать внимание и после пригласить на тет-тет, в случае если сотрудника что-то тревожит, это могут быть и личные вопросы, 2) задавать больше вопросов и привлекать больше к обсуждению, если в этом потребность есть у сотрудника.
От успешности проведения собрания зависит достижение после него результатов, т.е. насколько точно и своевременно были осуществлены поставленные задачи. Вам необходимо отследить процесс их выполнения, сопровождая сотрудников, своевременно помогая им или обучая.
Важно помнить, что продуктивность собрания определяется последующими действиями, за реализацию которых несет ответственность в том числе и ведущий собрания, то есть вы!
ТЕМЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ НА ДНЕВНОМ СОБРАНИИ
дневная пятиминутка должна занимать не более и не менее 20 минут
1. ПРИВЕТСТВИЕ
2. ПОВЕСТКА ДНЯ: озвучить важную тему для обсуждения или цель дня
3. ОЗВУЧИТЬ РЕЗЕРВЫ (озвучивает хостес)
4. ЗНАКОМСТВО: с новыми людьми любого подразделения, упоминание нового сотрудника кухни
5. ПЛАН ПРОДАЖ НА МЕСЯЦ ресторана/заведения
6. ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ ПО ПРОДАЖАМ: за прошедшую смену; за период с начала месяца по настоящую смену
7. МОТИВАЦИЯ СОТРУДНИКОВ: ЛИДЕР ПРОДАЖ, лидер по качеству работы кухни, бар, официанты, хостес, тех персонал
8. ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ ПО ТАКИМ ТЕМАМ: продажи (деньги); старт лист: то, что нужно сегодня активно продавать; продажа ассортимента; средний чек
9. ПРОХОДЯЩИЕ АКЦИИ: постановка целей по акции; подведение итогов акции, озвучиваем результат и ставим план. Акции озвучиваем результат и ставим план
10. КОМПЛИМЕНТЫ: количество, виды, правила комплиментов
11. ОТРАБОТКА И/ИЛИ ПОВТОР СТАНДАРТОВ: обслуживания/сервиса; техники продаж; красочного описания блюд и напитков
12. ОЗВУЧИВАНИЕ СТОП-ЛИСТА кухня-сушеф/бар-бармен: чего нет и почему, когда появится
13. Читаем новые отзывы последней недели и обсуждаем
14. НОВОВВЕДЕНИЯ/ПРАВИЛА: озвучивать на протяжении длительного периода вновь созданные правила или нормы
15. ТЕКУЩИЕ ВОПРОСЫ: текущими вопросами - это те, которые носят срочный характер и нам достаточно просто их сформулировать, так как их вызывают привычные, каждодневные проблемы, заполняющие значительную часть нашего времени. ОШИБКИ, ДОПУЩЕННЫЕ В РАБОТЕ БЕЗ УКАЗАНИЯ ЛИЧНОСТЕЙ: что можно и нужно исправить
16. ПРОВЕРКА СТАНДАРТОВ УНИФОРМЫ
17. ОБМЕН ИНФОРМАЦИЕЙ И МНЕНИЯМИ-дать слово каждому для короткого высказывания
18. ПОЗДРАВЛЕНИЕ С ДНЕМ РОЖДЕНИЯ
19. ФОТО 📷ОТЧЁТ В КОНЦЕ ПЯТИМИНУТКИ ОТПРАВЛЯЕМ В ЧАТ
20. БОДРИЛКА: динамичная игра или веселое задание на логику для поднятия командного духа или эмоционального фона команды, либо повтор меню в игровой форме
ТЕМЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ НА ВЕЧЕРНЕЙ ПЯТИМИНУТКЕ
вечерняя пятиминутка должна занимать не более 10 минут
1. ПРИВЕТСТВИЕ вновь пришедших
2. ЗНАКОМСТВО: с новыми людьми любого подразделения, упоминание нового сотрудника кухни
3. ОЗВУЧИТЬ РЕЗЕРВЫ (озвучивает хостес)*
4. ПЛАН ПРОДАЖ НА МЕСЯЦ ресторана*
5. ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ ПО ПРОДАЖАМ: за прошедшую смену; за период с начала месяца по настоящую смену отдельно по вновь пришедшим, озвучить выручку за день дневных*
6. ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ ПО ТАКИМ ТЕМАМ: продажи (деньги); старт лист: то, что нужно сегодня активно продавать; продажа ассортимента; средний чек*
7. ПРОХОДЯЩИЕ АКЦИИ: постановка целей по акции; подведение итогов акции, озвучиваем результат и ставим план. Акции озвучиваем результат и ставим план*
8. КОМПЛИМЕНТЫ: количество, виды, правила комплиментов
21. ОТРАБОТКА И/ИЛИ ПОВТОР СТАНДАРТОВ: Обслуживания/сервиса; техники продаж; красочного описания блюд и напитков.
9. ОЗВУЧИВАНИЕ СТОП-ЛИСТА кухня-сушеф/бар-бармен: чего нет и почему, когда появится*
10. НОВОВВЕДЕНИЯ/ПРАВИЛА: озвучивать на протяжении длительного периода вновь созданные правила или нормы*
11. ТЕКУЩИЕ ВОПРОСЫ: текущими вопросами - это те, которые носят срочный характер и нам достаточно просто их сформулировать, так как их вызывают привычные, каждодневные проблемы, заполняющие значительную часть нашего времени. ОШИБКИ, ДОПУЩЕННЫЕ В РАБОТЕ БЕЗ УКАЗАНИЯ ЛИЧНОСТЕЙ: что можно и нужно исправить*
12. ПРОВЕРКА СТАНДАРТОВ УНИФОРМЫ*
13. ОБМЕН ИНФОРМАЦИЕЙ И МНЕНИЯМИ-дать слово каждому для короткого высказывания*
14. ПОЗДРАВЛЕНИЕ С ДНЕМ РОЖДЕНИЯ
15. ФОТО 📷ОТЧЁТ В КОНЦЕ ПЯТИМИНУТКИ ОТПРАВЛЯЕМ В ЧАТ*
*обязательные темы для озвучивания