Не думаю, что есть смысл теоретизировать на тему, а зачем оно вообще надо, типа следует хорошо, последовательно делать свою работу в собственном режиме — и наступит счастье. Возможно, так было раньше. Теперь весь день — это бесконечный поток проектов и задач дел, который часто оставляет после себя сначала просто хроническую усталость, а затем и выгорание. Ну это, когда ничего не хочется, даже хотеть.
Обычно мои знакомые начинают искать утешение в тайм-менеджменте. Это безусловно, хорошая штука, но многозадачность все-таки не про то, как все успевать и жить счастливо. Она про эффективный труд, у которого нет цели, только путь.
И Юлий Цезарь нам укажет путь
Не знаю «за правду» насчет античного гения, которого кто не лень вспоминает в данном контексте. Замечу, однако, что одновременно писать, читать, диктовать и слушать — это не делать работу, пересылать мемасики в десяток личных чатов, внимательно изучать новости шоу-бизнеса компьютерных технологий, да вяло переругиваться с супругой по телефону. Ладно, вести философскую беседу о несправедливости бытия с коллегой за соседним столом. Хотя чего в последнем мелочиться — с собеседником из соседнего отдела, чтобы весь департамент участвовал в обсуждении текущей экологической и политической обстановки.
Исследования британских ученых наблюдения вон показывают, что в таком режиме вообще увеличиваются количество ошибок и суммарное время выполнение всех задач дел. Естественно, непропорционально растет утомляемость. А еще говорят, только «тссс», что падает либидо интеллект.
Надо сказать, что редкий фрилансер, из тех за которыми довелось наблюдать, набравший халтуры по самое не могу, смог выдать результат приемлемого качества в оговоренные сроки. При этом, безусловно, если он по итогу выживал, то превращался в отличную машину многозадачности.
И это говорит нам о том, что выход вход есть. Если прижмет, а под дверью будет стоять добрый человек с раскаленным паяльником. Впрочем, секрет Цезаря был в том, что он все делал не параллельно, а последовательно, но очень быстро.
Известные приемы
Больно смотреть, как работают некоторые люди. Крайне медленно, хватаясь, то за одно, потом не доделав — за другое. Рассмотрим простой пример из проектирования. Человек разрабатывает электрическую схему, пусть в части обвязки программируемого контроллера для наглядности — лист за листом, где-то копирует, потом нудно маркирует выводы каждого модуля и прочие компоненты, затем отдельно каждый провод. По итогу разработка занимает кучу времени. Но если он сначала посчитает модули разных типов и сразу создаст нужное количество страниц со стандартными элементами, затем на всех страницах сразу будет по аналогии обозначать схожие элементы, то гарантированно сделает работу на 30-40% быстрее. Это проверено.
Еще можно схитрить, разработать правило кодирования проводов относительно листа, за счет нивелирования ошибки на отдельном листе (а без них никуда) откроются возможности по оптимизации времени на исправление маркировки для всего комплекта схем.
Я уже рассказывал, что когда-то жена на работе застала картину, как специально назначенный провинившийся бедолага пересчитывал одинаковые чайные пакетики. Ну то есть брал и считал их, сбивался и начинал заново. Многочасовая работа, на выходе которой сомнительный приблизительный результат. Она тогда под ошарашенные взгляды сотрудников просто взяла и взвесила: сначала один пакетик, потом все их вместе. Для практически любой работы, если хорошенько подумать, можно найти приемы, которые дадут хорошую экономию времени.
За сэкономленное время получится разобрать почту, еще сделать несколько «висячих» рутинных дел, выпить пару раз кофе, хорошенько пообедать и, не побоюсь сказать кощунство, замахнуться на послеобеденный сон.
В общем известны следующие мета-стратегии в части повышения «многозадачности».
Разделение большой работы по группам сходных действий, как в первом примере. Надо отметить, это также хорошо тем, что через некоторое время однотипная задача перестает занимать мозг и выполняется быстро, на автомате. Можно параллельно поговорить с коллегами.
Вообще, четкое ранжирование задач и их классификация по требуемому фокусу внимания — тоже стратегия. Когда вы ведете машину, то разговариваете по телефону и автоматически следите за дорогой, переключаете передачи и т. д. Если что-то долго делать по определенным правилам, то оно станет выполняться в фоновом режиме и не требовать напряженного фокуса внимания. Два типа задач могут сочетаться в рамках осознанного распределения. Можно слушать доклады (кстати, письма тоже можно вывести нынче в аудио) и сортировать файлы. Да, зажевать тогда бутерброд с чайком, скорее всего, тоже получится без потерь для дела.
Главное, не смешивать аналитику и творчество. Разные полушария мозга все-таки — конфликт неизбежен. Коммуникации также, говорят, мозг переводят в особый режим.
Увы, но отвлекающие факторы, типа социальных сетей и уведомлений в телефоне следует исключить. Я знаю, что некоторые, перечитав умных книг, доводят это дело до абсурда. Ну там, вывешивают график с приемными часами. Почту тоже разбирают исключительно в определенное время. Такое по договоренности с начальниками может сработать для загруженного срочной задачей исполнителя, но совершенно не подходит для тех, чья работа подразумевает решение оперативных вопросов — то есть, для любых руководителей. Дробите задачи и оставляйте плавающее время для общения, так чтобы ответ на действительно важные запросы (даже если это будет просто «принял, по существу отвечу в течении завтрашнего дня») не превышал одного, максимум двух часов.
Тут практика предлагает использовать систему фильтрации помех — разделение всех внешних сообщений на критичные (где требуются пожарные действия), важные (от руководителей и ключевых участников) и все остальные. На первые требуется реагировать сразу, даже в ущерб остальным задачам. Вторые можно отложить до ближайшего окна в расписании, ну а третьи подождут лучших времен.
Процесс переключения между задачами — стресс и много времени на адаптацию. Чтобы сократить время переходного периода, рекомендуют использовать нейрофизические приемы. Сопровождать смену деятельности изменением позы, обстановки, например. Так один мой знакомый имел несколько рабочих мест — кабинет, где занимался исключительно размышлениями, а также место в общем зале, где общался с подчиненными, клиентами.
Немного «непроверенной» статистики
Непроверенной, так как взята она из пересказов научных статей. Вроде и ссылки есть, но копаться в оригиналах нет никакого желания и времени.
- По исследованию IEEE (2023), 68% инженеров-разработчиков теряют до 1,5 часов в день из-за частых и не регламентированных переключений между CAD-системой, почтой (чатами) и отчетами.
- Для задач с высокой когнитивной нагрузкой (например, расчеты в Mathcad) переключение занимает до 23 минут (Journal of Cognitive Engineering, 2022).
- Для полноценного вхождения в инженерную задачу мозгу требуется в среднем 17–23 минуты, чтобы начать полноценно работать над ней. Переключения в этот переходный момент нарушают процесс, его придется начинать сначала (Irvine, 2016).
- Точность инженерных расчетов на 32% выше в первые 2–3 часа после пробуждения (пик активности префронтальной коры) MIT (2021). А то мы этого не знали…
- При работе с ответственными документами и чертежами даже 5-минутное отвлечение на чат увеличивает риск ошибки на 40% (NASA Human Factors Report)». Одновременная работа с более, чем двумя программными интерфейсами увеличивает количество (думаю, что речь про вероятность) ошибок на 45% (Journal of Cognitive Engineering (2020)).
- ФГБУ «ВНИИ труда» (РФ, 2023) считает, что время адаптации к новой задаче можно снизить с 15 до 3 минут, если использовать в момент переключения тактильные сигналы для организма (холодная вода для рук, смена позы).
- Выполнение более четырех рутинных задач подряд (например, заполнение форм) снижает продуктивность на 60% из-за «когнитивного залипания» (IEEE Transactions, 2022) — следует чередовать такие задачи с более интеллектуальными.
Как работаю я
С вечера делю известные задачи по фокусу внимания и требуемым типам мышления. Удобно применять цвета для маркировки. Красный — полное погружение: аналитика и сбор данных, расчеты, тщательное планирование, официальная переписка. Мне удобно заниматься этим в первую часть дня, это красная зона. В самой зоне также группирую сходные по действиям задачи, чтобы было проще переключаться. Сначала расчеты и изучение численной информации, потом различные документы: записки, технические задания, указания, технические описания, отчеты — можно сказать креатив. Важные звонки (как раз у заказчиков планерки заканчиваются), письма, чаты — коммуникации.
Еще про коммуникации. Если общение содержит много эмоций, то я его прерываю и переношу. Во-первых, на следующий день, а во-вторых, в другую зону.
Далее — желтая зона, которая обволакивает обед. Так сказать, умеренная вовлеченность. Решение оперативных вопросов, контроль поручений и их проверка, встречи и приемы, первичный просмотр заявок. Возможно, изучение какой-то технической литературы.
Затем снова небольшой период красной зоны.
Наконец, зеленая зона, когда выполняются задачи, не требующие концентрации внимания, которые можно делать на автопилоте — разбор почты, какие-то рутинные административные дела, иная оформительская работа. В конце дня я также стараюсь проводить планерки. Это, кстати, гарантия, что они не затянутся — всем хочется домой.
Утром, перед самыми важными делами обязательно умываю лицо холодной водой. Использую правило «10 минут тишины»: перед проверкой критичных документов на пять-семь минут стараюсь изолироваться от внешних раздражителей, ухожу посидеть в переговорную комнату. Между сменами типов решаемых задач, а иногда и просто разных задач, обязательно встаю — делаю какую-то зарядку. Этакая буферизация. Кстати, при переходе к рутинной работе рекомендуется начать жевать жвачку или включать монотонную музыку. Я так уже не делаю, но раньше имел для таких целей целый диск с соответствующими композициями.
Вообще, я постарался максимально классифицировать все работы, которыми приходится заниматься на постоянной основе. Для каждой из них постарался сделать чек-лист и подготовить набор шаблонов. Тоже помогает ускоряться, но главное — проще войти в работу.
Что еще? Понятное дело, что не каждый день проходит размеренно, да по плану. Приоритеты важнее скорости. Если задача определена, как критичная, то я все бросаю и делаю только ее.
Опытным путем установил оптимальный отрезок времени, который минимально следует посвящать одной задаче. Начинал с пятнадцати минут, но для подавляющего большинства моих дел этого оказалось мало. Купил себе песочные часы на 30-ть минут, ими и пользуюсь. Перед началом выполнения новой задачи записываю, что собираюсь сделать в планнинг или рабочий журнал (да-да, именно отсюда название канала). К концу периода фиксирую там результат и заставляю себя забыть о сделанном до следующего обращения к теме. Так называемый кэш-сброс, стратегическое забывание. Записал — выбросил из памяти. Это и на бытовом уровне работает хорошо. О чем-то долго думаешь по кругу, о проблеме какой, не можешь переключиться — запишешь в журнал или дневник и отпускает.
Учет и еще раз учет. Чаще всего это в многозадачности самое важное. Выполнить следующую задачу быстро можно только, если быстро восстановить историю выполнения предыдущих.
Конечно, важная оговорка — реализация стратегии многозадачности дело сугубо индивидуальное. Лучше вас самих никто вас не знает. Коряво, получилось — ну смысл, думаю, понятен. Есть биоритмы. Я только опытным путем определил, что утром мне куда сложнее заниматься творческими задачами, а вот часов в одиннадцать вечера — самое то. Такая печалька для семьи. Какие-то конкретные дела могут оказаться в-принципе не совместимыми в вашем организме. Так выяснилось, что если мне выпить кофе с утра, то организм требует новостей и может в них заблудиться на минут тридцать.
В общем, многозадачность — это набор инструментов и архитектура жизни, построенная на предварительном планировании и развитой силе воли. Прямо-таки волшебных чудес с ней получить не удастся, но относительно параллельно двигать проекты и операционную деятельность вполне возможно.
А какие методы для реализации многозадачности используете вы?
Ознакомиться с содержанием журнала.
Уважаемые коллеги, желаю хорошего дня. Подписывайтесь, чтобы иметь возможность обсудить со мной вашу задачу в комментариях. Буду рад лайку, альтернативному мнению или истории по теме статьи. Благодарность в формате чашки кофе, если материал был полезен, стимулирует на написание следующей статьи.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ №1: Оценки, суждения и предложения по рассматриваемым вопросам являются личным мнением автора.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ №2: Техническая информация, представленная на сайте, не является официальной и предоставлена только в целях ознакомления. Владелец сайта не несет никакой ответственности за риски, связанные с использованием информации, полученной из данного источника.
Все изображения, если не указано иное, либо выполнены автором, либо взяты из открытых источников.