Почему успешный бизнес на госзакупках требует тендерного отдела?
Государственные и корпоративные закупки — один из самых надёжных каналов сбыта. Это колоссальные возможности для поставщиков, но большинство компаний теряют их из-за отсутствия системного подхода. Многие начинают с одного сотрудника, который «вроде как занимается тендерами». Но когда заявок становится больше 10 в месяц — хаос неизбежен: просрочки, ошибки, штрафы, проигрыши.
Решение: построить профессиональный тендерный отдел.
Для этого идеально подойдет курс Эффективный тендерный отдел: построение, управление, контроль.
Шаг 1: Определите стратегию участия в тендерах
Прежде чем нанимать сотрудников, ответьте на ключевые вопросы:
- В каких сферах вы будете участвовать? (Медицина, ЖКХ, образование, строительство)
- На кого ориентируетесь: федеральные, региональные заказчики или госкорпорации?
- Какой бюджет вы готовы вкладывать в участие в тендерах?
- Какова целевая маржа по контрактам?
Совет: Начните с 3–5 направлений. Фокус = эффективность. Это особенно важно, если вы проходите обучение по госзакупкам для начинающих.
Шаг 2: Сформируйте структуру тендерного отдела
Вариант 1: Малый бизнес (1–5 тендеров в месяц)
- Тендер-менеджер (1 человек)
- Обязанности: мониторинг, анализ, подготовка заявок, контроль сроков.
Вариант 2: Средний бизнес (5–20 тендеров в месяц)
- Тендер-менеджер — стратегия, контроль, аналитика.
- Специалист по закупкам — подготовка документов, работа с ЭЦП, подача заявок.
- Юрист (внештатный или штатный) — проверка контрактов, споры, жалобы.
Вариант 3: Крупный бизнес (20+ тендеров в месяц)
- Руководитель тендерного отдела — стратегия, KPI, отчётность.
- 2–3 тендерных менеджера — по направлениям (например, медицина, ЖКХ).
- Специалист по документации — обработка КП, сертификаты, паспорта сделок.
- Аналитик — анализ конкурентов, статистика побед/проигрышей.
- Юридическая поддержка — внутренний или аутсорс.
Важно: Не нанимайте «универсала». Разделяйте функции — так вы снизите риски. Особенно если вы только прошли курс по тендерам для поставщиков.
Шаг 3: Разработайте регламенты и документы
Без регламентов даже лучший сотрудник будет работать хаотично.
- Регламент участия в тендерах: Описывает все этапы — от мониторинга до поставки
- Чек-листы: Проверка перед подачей заявки, после победы, при закрытии контракта
- Должностные инструкции: Чётко прописаны обязанности, KPI, зоны ответственности
- Шаблоны документов: Коммерческое предложение, акт, протокол согласования
- Календарь тендеров: Контроль сроков в Excel или в CRM
📌 Совет: Используйте готовые шаблоны для тендерного отдела. Зачем изобретать велосипед, если есть проверенные решения?
Шаг 4: Автоматизируйте процессы
Ручная работа = ошибки + потеря времени.
- Инструменты, которые должны быть в тендерном отделе:
- Сервис поиска тендеров (например Контур Закупки, Тендерплан, Ростендер,
- Синапс, Бико, Селдон) — автоматизация мониторинга.
- CRM для тендеров (например, Битрикс24 или АМО) — автоматизация контроля сроков.
- Система хранения документов (Google Drive, Яндекс.Диск, внутренний сервер) — с доступом по ролям.
- Календарь с напоминаниями — Google Calendar или встроенная система в CRM.
- Шаблоны в Excel — для расчёта себестоимости, маржи, сроков поставки.
Шаг 5: Обучите сотрудников
Что должны знать сотрудники:
- Как найти тендеры.
- Как читать документацию закупки.
- Как правильно заполнить заявку.
- Что такое РНП и как в неё не попасть.
- Как подавать жалобы в ФАС.
- Как работать с ЭЦП, в ЕИС, на электронных площадках.
Решение: Направьте команду на обучение по госзакупкам для поставщиков.
Лучше всего — на комплексный курс Тендерный специалист 44-ФЗ, 223-ФЗ, где дают не только теорию, но и шаблоны, чек-листы и поддержку.
Шаг 6: Внедрите систему контроля и KPI
Без контроля нет роста.
Основные KPI для тендерного отдела:
- Количество поданных заявок в месяц.
- Процент побед (цель — от 40%).
- Средняя маржа по выигранным тендерам.
- Время на подготовку одной заявки (цель — до 4 часов).
- Количество ошибок/штрафов.
Совет: Проводите еженедельные совещания по тендерам. Анализируйте: где проиграли, почему, что улучшить. Это часть профессионального обучения тендерному менеджменту.
Шаг 7: Масштабируйте и развивайте
Когда система заработает:
- Добавьте новых менеджеров.
- Выведите тендерный отдел на аутсорсинг (для филиалов).
- Автоматизируйте задачи и отчеты.
- Расширяйте географию и номенклатуру.
- Готовое решение для быстрого старта: построить тендерный отдел с нуля на курсе Эффективный тендерный отдел.
Какие курсы по госзакупкам подойдут для поставщиков
Тендерный специалист 44-ФЗ, 223-ФЗ
Базовые знания, как находить и выигрывать тендеры.
Бизнес-аналитика тендерных продаж
Анализируйте рынок госзаказа 44-ФЗ и 223-ФЗ, чтобы выбирать перспективные и выгодные отрасли бизнеса, увеличивать продажи и приносить прибыль компании.
Тендер МБА
Построение бизнеса на госзакупках: стратегия, финансы, персонал, бизнес-процессы, crm, риск-менеджмент
Эффективный тендерный отдел
Организуйте эффективную работу тендерного отдела, чтобы выигрывать закупки и приносить прибыль компании.