Матрица RACI для четкого распределения ролей в проекте

Много людей в команде на один проект? Существует метод, помогающий упорядочить работу.

Матрица RACI — полезный инструмент для распределения обязанностей команды при работе над одним проектом. Это таблица с распределением ролей сотрудников в проекте, их полномочий. В результате при движении к достижению общей цели у команды не возникает вопросов, кто за какой этап отвечает и за что несет ответственность.

Матрицу RACI делают в начале работы над проектом. Решив все на старте заранее, членам команды не удастся переложить ответственность друг на друга.

Как итог — слаженная работа коллектива и успешный кейс в копилку менеджера по проектам.

Матрица помогает упорядочить работу, сделать ее прозрачной для всех участников

Что такое матрица RACI?

Матрица RACI составляется в виде таблицы. В каждом ее столбце отображают задачу проекта. В строках — исполнителей, которые отвечают за этот этап работы. На пересечении строк и столбцов указывают буквы латинского алфавита, которые отражают роли сотрудников в проекте и степень ответственности, которую несет каждый.

Это буквы, из которых строится аббревиатура RACI:

1. Responsible — непосредственный исполнитель задачи. Это человек, который совершает необходимые для достижения цели действия. При сложных задачах исполнителей может быть несколько, каждому из них поручают определенный фронт дел
2. Accountable — сотрудник, который несет ответственность за выполнение одной задачи. Он может не совпадать с исполнителем, а может совпадать. Для одной задачи может быть только один ответственный. На него возлагается функция контроля соблюдения сроков и выполнения отдельных этапов
3. Consult — член команды, который консультирует исполнителя по различным вопросам, в области которых он компетентен. Он не отвечает за выполнение задачи. Его функция — это рекомендации, которые позволяют эффективнее прийти к результату
4. Informed — сотрудник компании, которого держат в курсе всех этапов выполнения задачи. Полученный во время работы команды результат влияет на участников матрицы, поэтому им важно держать руку на пульсе

Матрица предупреждает неудачные решения и спорные ситуации при согласования. Таблица позволяет увидеть, как распределяется ответственность между сотрудниками, за что отвечает определенный человек, а к каким процессам не имеет никакого отношения.

Пример использования матрицы

Когда следует создавать матрицу RACI?

Ошибочно считать, что матрица RACI будет полезной для работы с любым проектом. Если в составе рабочей команды немного человек, роли распределены и понятны каждому участнику, используйте обычную постановку задач. Распределять роли и ответственность между ними нерационально.

При реализации крупных проектов, в которых много человек, отсутствие четкого распределения обязанностей приводит к проблемам. Очень часто при срыве дедлайнов участники перекладывают ответственность друг на друга, не желая нести это бремя. Найти крайних становится трудно.

Матрица RACI предупреждает неприятные сюрпризы и вовлеченность сторонних лиц в ход проекта, которые тормозят работу. Если в команде хаос, есть сомнения в ответственности каждого члена, стоит до старта проекта согласовать зону ответственности и роль каждого.

Преимущества матриц RACI

Матрица RACI не универсальный инструмент. Использовать ее для упрощения работы над любыми проектами неправильно.

Преимущества матрицы RACI:

• Деление ответственности и ролей в проекте. В таблице отражают исполнителей задачи, ответственных лиц, консультантов и тех, кто должен оставаться в курсе о ходе проекта
• Согласованность действий между сотрудниками, чтобы избежать выполнение одной и той же задачи разными людьми
• Повышение производительности членов команды и легкое управление проектом
• Прозрачность во взаимодействии. В таблицу легко добавить новых участников и заново распределить роли

Подводные камни матриц RACI (и как их избегать)

Недостатки матрицы RACI:

• Ее возможности ограничены конкретными задачами и ролями. С помощью этого инструмента нельзя обозреть этапы реализации всех этапов исполнения проекта
• Увеличение матрицы RACI. Когда в таблицу включают много задач, роли распределяют между несколькими исполнителями и присутствует много иных лиц
• Проблемы с адаптивностью. Если в рамках работы над проектом изменились цели или обстановка, то инструмент может быстро устареть

При составлении матрицы RACI сталкиваются с подводными камнями. Рассмотрим их подробнее:

• В таблице нет исполнителей и контролирующего лица. Без этих двух категорий сотрудников существует вероятность того, что задача не будет выполнена
• Выполнение одной задачи делегировано нескольким исполнителям. Результат — снижение зоны ответственности каждого участника. В идеале выполнять одну задачу должен один сотрудник. Несколько исполнителей могут быть в случае сложной задачи
• Много консультантов и информаторов. Избыточное количество таких сотрудников загромождает конструкцию и создает хаос. В результате появляется много информационного шума и затрудняется коммуникация между всеми членами команды
• Незнание сотрудниками компании своих ролей. С задачами и ответственностью за их исполнение членов команды необходимо ознакомить заранее. В этом случае предупреждают конфликты и налаживают здоровую коммуникацию
• Недостаточный мониторинг. Во время работы над проектом возникают новые задачи, важно обновлять таблицу и не забывать менять роли

Матрица — удобный инструмент для распределения ролей и закрепления зон ответственности, когда над проектом трудится большая команда

Рекомендации по составлению матрицы

Чтобы составить матрицу RACI, необходимо придерживаться следующего алгоритма:

1. Определить задачи
2. Выбрать сотрудников, которые будут участвовать в достижении общей цели
3. Определить степень участия каждого из них
4. Ознакомить каждого участника с ролью и ответственностью
5. Регулярно вносить изменения в таблицу

Важно заниматься созданием матрицы RACI совместно с другими членами команды. Еще один вариант — это получать обратную связь. Это важно, чтобы сотрудники могли ознакомиться с таблицей и при необходимости вносить в нее изменения. Это делают до старта работы над проектом. Так удастся повысить эффективность и сделать благоприятным микроклимат в коллективе.

Вертикальная (по ролям)

Перед внедрением важно проанализировать, подходит ли инструмент под ваш проект и какую матрицу выбрать.

В вертикальной части матрицы указывают задачи, по горизонтали — исполнителей. Для каждой роли важно указать уровень участия в выполнении задачи.

В вертикальной матрице смотрят на баланс ролей при работе над проектом.

Как проанализировать?

• Много исполнителей — просто ли будет работать с матрицей или она слишком разрастется?
• Много ответственных — за 1 задачу должен отвечать один человек, есть вероятность хаоса
• Ответственный и исполнитель в одном лице — такой вариант встречается в маленьких компаниях, но лучше избегать таких ситуаций
• Исполнитель, ответственный и консультант одновременно выступают в роли человека, который должен быть в курсе происходящего — это говорит о непонимании сути инструмента

Горизонтальная (по этапам)

Здесь делается анализ, есть ли на каждом этапе работы с задачей человек, который будет выполнять определенную функцию.

Как проанализировать?

• Нет исполнителя — кто будет выполнять задачу?
• Много исполнителей — работа тормозится. Можно ли разбить задачу на подзадачи, чтобы уменьшить их число?
• Нет ответственного — нет результата. Всегда в проекте есть человек, которого похвалят за выполненную работу и накажут, если что-то пошло не так. Кому из участников проекта можно делегировать эту роль
• Несколько ответственных — для каждого этапа проекта это может быть только 1 человек, иначе получится хаос
• Много консультантов — работа замедляется. Нужно ли на самом деле столько консультантов?
• Много информаторов — какой толк от этого проекту? Не создает ли такое количество людей хаос и кучу ненужных действий в виде лишних звонков и встреч?
• Много двойных позиций, например, исполнитель и ответственный в одном лице — в маленьких компаниях такое возможно, но нужно быть предельно аккуратными. Двойные позиции приводят к непониманию сути ролей и ответственности

В бизнесе важен процесс принятия решений. Таблица в этом также помогает, что играет большое значение при строгих дедлайнах. За счет гибкости инструмента участники команды могут быстро сориентироваться, поменять роли.

Несмотря на массу преимуществ, нужно помнить о правилах построения матрицы. Так повысят производительность в компании и сделать прозрачным процесс управления проектом.