Коллеги, сами знаете, в бизнесе постоянно нужно с кем-то расплачиваться: в основном, с клиентами или подрядчиками.
И на каждую операцию нужно не только рутинно вести и хранить свои документы, фиксировать даты выплат, считать сумму выплат. Но ещё и вести коммуникацию с контрагентами.
А контрагенты, как нам известно, задают чаще всего одни и те же вопросы и при этом... постоянно! Словно вы на них и не отвечали ранее ))
Итак, вот вам хорошечный рабочий кейс, как мы оптимизировали бизнес-процесс документооборота и расчёта с подрядчиками!
Сперва немного нашей кухни: мы производим выплату специалистам раз в месяц с 5 по 10 число за часы, которые специалист отработал в прошлом месяце. Пример: отработал условный "Влад Маслаков" в июне 20 часов, мы умножаем его 20 часов на его ставку часа и полученную сумму выплачиваем ему с 5 по 10 июЛя (в белую) на ИП или Самозанятого.
Канбан и его роботы
1 шаг канбана - "Специалисты (список)". Тут наш администратор создаёт базовую (шаблонную) задачу на специалиста. В задаче хранятся: ставка часа, форма занятости, инструкции по работе и ответы на частые вопросы. Эта задача ВСЕГДА доступна специалисту. И при любом вопросе он заходит туда, чтобы получить ответ 😁
2 шаг - "Жду подписания в ЭДО". Администратор создаёт в базовой задаче (см шаг 1) подзадачу на выплату специалисту и переводит её на шаг 2. Автоматически робот отправляет специалисту и уведомление в задачнике, и письмо с нужными инструкциями (зайти в ЭДО, подписать док-ты и т.п.).
3 шаг - "Платёжка". После получения уведомления в ЭДО о том, что счёт и акт подписаны, администратор переводит подзадачу на этот шаг. Автоматически робот меняет ответственного в задаче с администратора на бухгалтера и отправляет ему задание сформировать платёжку.
На данный момент договора и платёжки администратор и бухгалтер у нас формируют вручную . По шаблону, но вручную. Но в будущем мы обязательно автоматизируем и это - и при создании подзадачи и смене шага робот САМ создаст нужные док-ты и САМ вышлет их по ЭДО. И это будет будущий чудо-кейс!
4 шаг - "В оплату!" Бухгалтер переводит подзадачу на этот шаг и робот отправляет уведомление генеральному директору (у которого есть доступ к банк-клиенту и, соответственно, расчётному счёту компании), чтобы тот зашёл к себе в банк-клиент и нажал кнопочку "оплатить" 😎
Коллеги, сравните! Раньше на весь процесс взаиморасчёта со специалистом бухгалтерия тратила до 1,5 часа, так как много уходило на коммуникацию, пинги, обмен оригиналами. Сейчас же, благодаря ЭДО и роботам в канбане, на "обслуживание" одного специалиста уходит 7-12 минут - в 5-8 раз меньше!!
5 шаг - "Жду подтверждения оплаты". Бухгалтер видит, что произведена оплата и переводит подзадачу на этот шаг. Робот отправляет специалисту письмо с ссылкой на подзадачу (чтобы тот не искал её в списке задач и сразу из письма перешёл, куда нужно) и инструкцией, что нужно сделать (чтобы не переспрашивал 😁).
В итоге мы имеем две радости:
- процесс документооборота со специалистами работает без участия собственников бизнеса и с минимальными затратами бухгалтерии - чего и вам желаю, коллеги :)
- прозрачный контроль! Я всегда, если мне нужно, могу посмотреть, на какой стадии выплата по каждому специалисту, в чей ответственности и мгновенно получить нужные мне ответы 😎 - чего и вам желаю!