Если Ваша компания уже поставляет или планирует поставлять свои товары в крупные торговые сети — такие как «Магнит», «Лента», X5 Group, «Светофор», «Леруа Мерлен», Ozon, «Яндекс.Маркет» и другие, вам необходимо организовать электронный обмен данными с ними.
Если при этом вы используете программные продукты семейства 1С:Предприятие для ведения бухгалтерского, складского или управленческого учёта, то эта статья будет особенно полезной для вас!
Поделитесь этой статьей с тем, кто работает на 1С или только задумался об использовании 1С. Он скажет Вам спасибо))
И подпишитесь на наш ТГ-канал О внедрении и поддержке 1С без ошибок, где мы пишем о потребностях, проблемах и ошибках бизнеса при автоматизации на 1С, публикуем кейсы готовых внедрений и решений.
Краткое содержание статьи
- Немного истории.
- Что такое EDI и зачем он нужен?
- Типы EDI-сообщений и документов.
- Где применяют EDI и какие преимущества он дает.
- Чем отличается EDI от ЭДО.
- Установка модуля и системы хранения.
- Сохранение файла конфигурации.
- Установка системы хранения объектов EDI:
- Установка в виде конфигурации.
- Установка в виде расширения.
9. Запуск и настройка.
Немного истории
Ещё в январе 2013 года компания СКБ Контур анонсировала выпуск первого интеграционного модуля «Контур-EDI» для работы с платформой 1С. Это стало важным шагом в развитии электронного документооборота между бизнесом и торговыми сетями. Первые версии модуля были адаптированы под платформы 1С:Предприятие 8.2 и 7.7, обеспечивая совместимость с популярными конфигурациями того времени. Для торговых сетей решение выпускалось на конфигурациях «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» и «Управление производственным предприятием» (редакция 1.3), а для поставщиков — на конфигурациях «Комплексная автоматизация» и «Торговля и склад».
Основное преимущество модуля заключалось в том, что он позволял пользователям 1С работать с привычными документами — такими как «Заказ покупателя», «Заказ поставщику», «Поступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг» и другими — без необходимости кардинально менять привычные бизнес-процессы.
Все документы можно было не только оформлять, но и сразу же отправлять контрагентам в формате EDI-сообщений напрямую из 1С.
Уже в первой версии модуля реализовалась значительная степень автоматизации: большая часть данных подставлялась в документы автоматически, а сверки фактурных частей документов система проводила сама, позволяя пользователю забыть про перенос данных с бумаги.
Что такое EDI и зачем он нужен?
С распространением интернета у бизнеса появилась уникальная возможность обмениваться информацией практически мгновенно — без необходимости использовать курьерские службы или традиционную почту. Теперь для отправки документов достаточно всего нескольких кликов. Чтобы сэкономить время, минимизировать ошибки и отказаться от громоздкого бумажного документооборота, всё больше компаний переходят на электронное взаимодействие с партнёрами.
В этом процессе ключевую роль играют системы EDI и ЭДО, которые позволяют организовать обмен документами и данными в цифровом формате. С их помощью компании могут в режиме онлайн передавать информацию о заказах, поставках, логистике, финансовых расчётах и другой бизнес-активности.
Разберемся в том, что же это такое. EDI (Electronic Data Interchange) — это «электронный обмен данными». Система автоматизирует обмен информацией в стандартных форматах между компаниями. Она упрощает процессы, такие как заказ, подтверждение отгрузки и приемка товаров, исключая ошибки.
Основная цель внедрения EDI — сделать бизнес-процессы более быстрыми, прозрачными и эффективными. Это особенно актуально для компаний, работающих с крупными торговыми сетями, где требования к скорости и точности документооборота особенно высоки.
EDI-обмен основан на международных стандартах системы GS1, которые являются фундаментом всей структуры электронного документооборота. Именно эти стандарты обеспечивают единый язык общения между различными компаниями, позволяя системам "понимать" друг друга без необходимости ручной корректировки данных.
В отличие от бумажных документов, электронные сообщения, оформленные по стандартам GS1, минимизируют вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором — таких как опечатки в названиях, артикулах или кодах товаров. Это значительно повышает точность обработки информации и снижает риск сбоев в логистике.
Например, корректное указание товаров в EDI-документах гарантирует, что магазины получат нужную продукцию вовремя, даже в периоды повышенного спроса, например, перед акциями и распродажами. А поставщики, в свою очередь, защищены от штрафов за недопоставку или несоответствие заказу.
Одним из ключевых элементов стандартов GS1 является GTIN (Global Trade Item Number) — глобальный номер торговой единицы. Это уникальный цифровой код, обычно отображаемый в виде штрихкода на упаковке товара. Он позволяет точно идентифицировать продукт на всех этапах цепочки поставок: от производителя до магазина. GTIN содержит зашифрованную информацию о товаре — его производителе, весе, сроке годности, номере партии и других параметрах, необходимых для точного учёта и отслеживания.
Еще одним важным элементом системы GS1 является код GLN (Global Location Number) — глобальный номер местоположения. Это 13-значный номер-идентификатор, который присваивается организациям и их подразделениям. В EDI он нужен, чтобы точно указать, о какой компании, филиале или точке доставки идет речь.
Типы EDI-сообщений и документов
EDI-системы обмениваются специализированными электронными сообщениями, которые отражают каждый этап поставки и документы, связанные с ней. Эти сообщения соответствуют стандартным шагам взаимодействия между поставщиком и покупателем: заказ, отгрузка, приемка товаров и выставление счета.
К числу таких шагов относятся:
ORDERS — Заказ на поставку
Содержит информацию о номере и дате заказа, данных отправителя и получателя, месте и дате доставки, а также перечень товаров.
ORDRSP — Подтверждение заказа
После получения заказа поставщик подтверждает, изменяет или отменяет его.
DESADV — Уведомление об отгрузке
Сообщение от поставщика, в котором указывается, сколько товаров отгружено, по какой цене и как они распределены (по палетам, партиям и т.д.).
RECADV — Уведомление о приемке
Покупатель сообщает о результатах приемки товаров. Если обнаружены расхождения в количестве или качестве, информация об этом также передается.
INVOIC — Электронные документы
На основе этого сообщения формируются такие документы, как счет-фактура, ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ (УПД).
Набор сообщений может быть расширен по договоренности между партнерами. Например, можно использовать сообщения для:
- отгрузки алкогольной продукции;
- возврата товаров и подтверждения возврата;
- исправления счетов-фактур или УПД;
- отправки ценовых листов;
- заказа транспорта и его подтверждения;
- графиков поставок.
Каждое сообщение помогает автоматизировать и упрощать обмен информацией между компаниями.
Где применяют EDI и какие преимущества он дает
EDI используется в самых разных областях:
- дистрибуция;
- розничная торговля (ритейл);
- HoReCa (гостиницы, рестораны, кафе);
- управление складами;
- транспорт и другие.
Использование электронных сообщений в EDI-обмене дает компании много преимуществ:
- Быстрая связь с партнерами.
- Полная автоматизация процессов.
- Меньше ошибок, так как данные вводятся не вручную, а автоматически.
- Экономия времени и денег на исправление ошибок.
- Гарантированная доставка сообщений.
- Удобная идентификация товаров и компаний по единым стандартам.
Бухгалтеры смогут использовать интегрированный с 1С сервис для автоматической обработки входящих и исходящих счетов и инвойсов. Это сократит ручной труд, уменьшит количество ошибок и ускорит закрытие отчетных периодов.
Специалисты по логистике получат возможность автоматического обмена документами с поставщиками и деловыми партнёрами, что позволит оптимизировать процесс доставки, повысить прозрачность цепочки поставок и быстрее реагировать на изменения.
Руководители и владельцы бизнеса смогут повысить общую операционную эффективность компании, благодаря автоматизации ключевых процессов и более точному контролю над взаимодействием с клиентами, поставщиками и другими контрагентами.
В целом, Контур EDI помогает компаниям:
— быстрее взаимодействовать с партнёрами;
— ускорить поставки и уменьшить количество ошибок при обработке заказов;
— в итоге — повысить качество услуг и стать более конкурентоспособными.
Чем отличается EDI от ЭДО
ЭДО и EDI — это два разных инструмента для работы с электронными документами, и у каждого из них своя роль и область применения.
EDI-сообщения не имеют юридической силы, но на их основе можно создавать закрывающие документы, которые подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП). ЭДО, в свою очередь, позволяет составлять и подписывать юридически значимые документы, такие как счета-фактуры и первичные бухгалтерские документы. Это регулируется законами России, например, Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и статьей 169 Налогового кодекса.
ЭДО более универсально, так как поддерживает как строгие форматы (например, XML для передачи в налоговую), так и произвольные, созданные по договоренности между компаниями. В EDI используется только стандартизированный формат, который нельзя изменить.
Кроме того, ЭДО подходит для любых документов, включая те, которые не связаны с поставками, например, письма или акты сверки. EDI, наоборот, предназначен исключительно для обмена данными, связанными с процессами поставки: заказами, отгрузками, приемкой товаров.
Таким образом, ЭДО — это универсальный инструмент для обмена всеми видами документов, включая юридически значимые. EDI — это узкоспециализированное решение, предназначенное для автоматизации и ускорения логистических процессов, строго в рамках установленных стандартов.
Установка модуля и системы хранения
Модуль EDI для 1С может быть установлен в двух вариантах — в виде расширения или как внешняя обработка. Выбор подходящего формата зависит от версии платформы 1С и требований к организации системы хранения, а также влияет на процесс установки и дальнейшего обновления модуля.
Разработчики рекомендуют использовать установку с добавлением объектов непосредственно в конфигурацию, так как изменений вносится минимум, а скорость работы модуля выше, упрощается его обновление и не затрагивается структура хранилища дополнительной информации.
При этом существуют ограничения. Если версия платформы ниже 8.3.20, то модуль устанавливается только в виде обработки с установкой объектов конфигурации, а если выше, то можно использовать и расширение.
Примеры объектов, добавляемых в конфигурацию:
Если ранее Вы заключили договор на оказание услуг электронного обмена данными с одним из EDI-провайдеров, то мы можем приступить к самостоятельной установке модуля EDI.
Перед внесением изменений в конфигурацию обязательно сделайте резервную копию!
Сохранение файла конфигурации
Для начала необходимо сохранить файл обновления. Это особенность работы модуля EDI. Для этого:
1. Откройте в вашей рабочей базе 1С предоставленный вам от поставщика услуг модуль EDI. Нажмите кнопку «Файл», далее «Открыть» и в появившемся окне выберите «КонтурEDI.epf»:
2. В зависимости от версии платформы появится окно с предложением сохранить файл на компьютер. Для платформы ниже 8.3.20 окно будет выглядеть так:
А для платформы выше, окно будет выглядеть так:
Нажмите «Скачать конфигурацию» или «Скачать расширени» в зависимости от платформы и вашего выбора. Далее в инструкции мы объясним как установить Контур.EDI тем или иным способом.
3. В открывшемся окне выберите место для сохранения и нажмите кнопку «Выбор папки»:
4. Далее программа предупредит, что файл сохранён и порекомендует сделать резервную копию. Нажмите кнопку «ОК»:
5. В новом открывшемся окне нажмите кнопку «Я знаю, что делать дальше»:
Установка системы хранения объектов EDI
Далее мы расскажем, как установить Контур.EDI в виде расширения или обновления конфигурации.
1. Установка в виде конфигурации
Для того, чтобы установить обработку в конфигурацию вашей базы необходимо сделать следующее:
1.1 Запустите программу 1С с ярлыка, выделите Вашу базу и нажмите кнопку «Конфигуратор»:
1.2 Запустите режим конфигуратора под пользователем с административными правами, дождитесь завершения загрузки базы и нажмите кнопку «Конфигурация», а после «Открыть конфигурацию»:
1.3 Теперь необходимо проверить находится ли Ваша база на поддержке. Обратите внимание на значок в правом верхнем углу окна «Конфигурация». Данный значок должен выглядеть следующим образом:
Если значок выглядит по-другому, то переходите к следующему пункту (1.4)!
Иначе нажмите на кнопку «Конфигурация», далее «Поддержка» и «Настройка поддержки…»:
В открывшемся окне нажмите кнопку «Включить возможность изменения»:
В окне с предупреждением нажмите кнопку «Да»:
Оставьте выбранными пункты «Объект поставщика не редактируется» и нажмите кнопку «ОК»:
Правой кнопкой мыши нажмите по «Не редактируется» и далее «Установить правило поддержки»:
И уже в новом открывшемся окне установите «Объект поставщика редактируется с сохранением поддержки», снимите флажок «Установить для подчиненных объектов» и нажмите кнопку «ОК»:
При такой настройке поддержка конфигурации останется, однако добавлять в конфигурацию новые объекты будет возможно.
1.4 Нажмите на «Конфигурация» и выберите «Сравнить, объединить с конфигурацией из файла…»:
1.5 Выберите сохранённый ранее файл «КонтурEDI_upd.cf» и нажмите «Открыть»:
1.6 В открывшемся окне нажмите кнопку «Да»:
1.7 В окне «Сравнение, объединение» обязательно снимите флажки с пунктов «Свойства» и «Документы», также снимите флажок с опции «Сохранять настройки автоматически» и нажмите кнопку «Выполнить»:
1.8 В окне «Неразрешимые ссылки» нажмите кнопку «Продолжить»:
1.9 В окне настроек правил поддержки нажмите кнопку «ОК», дождись предупреждения о том, что объединение конфигураций завершено и также нажмите кнопку «ОК»:
1.10 Теперь нажмите на «Конфигурация» и выберите «Обновить конфигурация базы данных»:
1.11 В появившемся окне «Реорганизация информации» нажмите кнопку «Принять»:
На этом обновление можно считать законченным. В конфигурации появится новые роли «КонтурEDI_Пользователь» и «КонтурEDI_ПродвинутыйПользователь», которые будут использовать только для доступа к объектам Контур.EDI.
2. Установка в виде расширения
Модуль Контур.EDI можно установить в качестве расширения как в режиме пользователя, так и в режиме конфигуратора. Установил в режиме пользователя так как этот вариант более простой, но нам всё равно понадобится пользователь с правами администратора.
2.1 В правом верхнем углу нажмите кнопку «Сервис и настройки» и выберите пункт «Функции для технического специалиста»:
Если данной кнопки у Вас нет, то перейдите в «Настройки», далее «Параметры»:
И в открывшемся окне установите флажок напротив «Режим технического специалиста» и нажмите кнопку «ОК»:
2.2 В окне функций для технического специалиста найдите стандартную обработку «Управление расширениями конфигурации» и откройте её:
2.3 В открывшейся форме нажмите кнопку «Добавить»:
2.4 Выберите «КонтурEDI.cfe» и нажимте «Открыть»:
2.5 Снимите флажки с пунктов «Безопасный режим» и «Защита от опасных действий» и нажмите кнопку «Да»:
Запуск и настройка
Теперь можно запустить обработку! Для этого перейдите в меню «Продажи» и в разделе «Сервис» нажмите на «Контур.EDI»:
Перед Вами появится «Стартовый помощник Контур.EDI», который поможет подключить аккаунт, добавить Вашу организацию и настроить учёт:
Подробнее с работой помощника можно ознакомиться на официальном портале Контур Помощь в статье «Запуск и первичная настройка», а также изучить основные параметры обработки в статье «Главное окно».
А если возникнут трудности с установкой или подключением всегда можно обратиться к нам!
С оригиналом статьи Вы можете ознакомится на нашем сайте: Контур.EDI для 1С
Если Вам нужна консультация по этой статье или другая консультация по 1С, обращайтесь к нам:
тел.: +7 (3532) 50-56-93
сайт: https://itkonus.ru/
Подписывайтесь на наш телеграм-канал: https://t.me/itkonus_blog
