Победа в тендере — только финиш первой дистанции. Дальше стартует бюрократический спринт: нужно за несколько дней подписать договор, загрузить обеспечение и уложиться в регламенты площадки и заказчика. Рассказываем, как пройти этап заключения контракта без лишних потерь.
Строгий тайминг: почему важна каждая дата
победы в конкурсной процедуре запускается обратный отсчёт – нужно вовремя подписать контракт или договор. Это особенно важно, если ваша компания стала не просто победителем, а единственным поставщиком. Такой статус появится, когда с вами заключат контракт без тендера (закон позволяет это для небольших и срочных закупок). Если не уложиться в дедлайн, заказчик, который вас выбрал, обязан передать о вашей компании сведения в уполномоченный орган ФАС РФ. В итоге вы можете попасть в Реестр недобросовестных поставщиков (РНП), что закроет путь в госзакупки на 2 года. Если же у тендера было финансовое обеспечение заявки, т.е. вы вносили залог – скорее всего, его не вернут.
Сроки подписания договоров и контрактов строго регламентированы. В ряде случае на это дается всего один рабочий день. А если в тендере нужно было предоставить обеспечение, для подписания договора надо документально доказать, что деньги вы внесли или у вас есть независимая (ранее называлась «банковская») гарантия. Подготовить соответствующую справку (документ, подтверждающий внесение обеспечительного платежа, если такой платеж требовал заказчик) несложно, однако нередко про нее просто забывают.
Сложность еще и в том, что по 44-ФЗ и 223-ФЗ – а это две основные сферы закупок, где участвует бизнес, – сроки заключения договоров разные. Кроме того, они зависят от вида закупки, в которой вы участвуете, и от «дедлайна» во внутреннем документе вашего заказчика – положении о закупках.
44‑ФЗ: с «цифрой» и без ошибок
С 1 апреля 2024 года при участии в электронном аукционе по 44-ФЗ контракт заключается в цифровой форме. Цифровой, а не электронной – это важно помнить поставщикам.
Чем они отличаются? Главное отличие «цифры» от электронной версии – в процессе создания документа. Цифровой формат создается автоматически на основании извещения о закупке и информации из заявки участника. Это файл в формате xml, который содержит титульный лист, созданный с помощью Единой информационной системы по закупкам (ЕИС), и основные данные. Здесь фиксируются основные аспекты контракта, включая стороны, предмет, финансирование, сроки исполнения.
Ранее заказчики подписывали контракт в электронной форме, и много данных заполняли вручную, в т.ч. информацию о товаре. Это долго и часто приводило к ошибкам, особенно если заполнять несколько таких документов, когда трудозатраты растут. «Цифра» упростила и ускорила процесс, но создала новый риск: в таком договоре практически невозможно внести изменения при заключении (то есть, ошибаться совсем нельзя).
Уточним, что по закону в таких форматах тендера как аукцион и конкурс победитель может направить протокол разногласий, чтобы исправить неверные реквизиты, неточности в спецификации. Но протокол можно отправить лишь раз, повторно его выслать не получится, поэтому надо сразу учесть все нюансы. При этом нельзя изменить существенные условия контракта: сроки, цену, предложить другой товар. В процессе исполнения договора, согласно ст. 95 44-ФЗ, можно кое-что менять, но это требует согласования сторон.
Как не пропустить срок подписания?
Заключить контракт (подписание обеими сторонами) можно не раньше, чем через десять дней c даты публикации результатов закупки (конкурса или аукциона). Эти десять дней отводятся на то, чтобы участники закупки могли оспорить ее результаты в УФАС. При этом с учетом ст. 51 44-ФЗ, заказчик в течение 2 рабочих дней сформирует и направит проект контракта. После этого вы должны будете за 5 рабочих дней подписать проект контракта или направить протокол разногласий.
Не пропустить этот срок должна помочь электронная площадка, на которой он работает: она направляет участнику уведомления и подсказки в личном кабинете.
Технически не пропустить срок поможет электронная подпись. Можно:
· подписать электронной подписью проект контракта на электронной торговой площадке (ЭТП), где вы работаете.
· сформировать и разместить на ЭТП протокол разногласий, если у вашей компании как поставщика есть вопросы к договору.
Повторим, подать протокол можно только в электронном аукционе и конкурсе. И нельзя требовать от заказчика изменить существенные условия, указанные для закупки.
С помощью протокола разногласий можно исправить:
- опечатки, неточности и технические ошибки;
- положения контракта, которые не соответствуют опубликованному извещению и заявке участника;
- реквизиты, если они изменились с момента подачи заявок.
Почему подписать контракт можно только через 10 дней? По закону, это время дается на оспаривание результатов закупки, если есть веские причины.
Если вы участвуете не в конкурсе или аукционе, а в других видах тендеров – запрос котировок или закупки «с полки», в соответствии с ч. 12 ст. 93 44-ФЗ – подписать контракт после победы надо в течение 1 рабочего дня. Это уже хорошо, т.к. раньше закон давал на подписание всего 3 часа. При этом нельзя направить протокол разногласий: что прислал заказчик в контракте, то и надо подписывать. За 1 день необходимо не просто поставить подпись, но и предъявить документы по обеспечительному платежу, если было такое условие.
Закупки малого объёма: региональные магазины и маркетплейсы
Ещё один распространенный вид тендера – закупки малого объема (ЗМО) у единственного поставщика. Суть в том, что размещение заказов, товаров и сама сделка проходят на сайте торговой площадки в конкретном регионе. Такой формат закупок называют «региональный магазин» или «витрина поставщиков». Сроки заключения договоров для таких контрактов указаны в регламентах самих магазинов, и они обязательны к исполнению.
Что такое «Витрина поставщиков» РТС‑маркет? Это B2B‑маркетплейс, который уже объединяет более 1,57 млн товаров и свыше 200 000 заказчиков по всей стране. Поставщик может разместить прайс‑листы или откликнуться на заказы, а площадка автоматически сформирует все необходимые документы и передаст сведения в региональные системы. Сделка оформляется в несколько кликов, комиссия взимается только по факту заключения контракта — 1 %, без абонентской платы. Оценить возможности сервиса и зарегистрировать компанию можно по здесь: Витрина поставщиков / РТС‑маркет.
Что будет, если сорвать дедлайн
Если вовремя не подписать контракт, заказчик должен передать сведения в ФАС, которая внесёт компанию в Реестр недобросовестных поставщиков.
В Реестр включают на 2 года, в течение которых участвовать в закупках нельзя. При этом в «черный список» попадает компания, ее руководители и учредители. Здесь работает «принцип домино». Если эти люди руководят и другими юрлицами, которые не попали в РНП, данные компании также не смогут 2 года участвовать в закупках по 44-ФЗ. Оспорить внесение в Реестр можно, но это непростой процесс без гарантий успеха. А само включение в него уже несет репутационные риски, так что этого лучше избежать.
223‑ФЗ: чуть больше гибкости, но нужно концентрировать внимание
С одной стороны, в тендерах по 223-ФЗ всё проще, нежели по 44-ФЗ. В законе лишь одно общее правило: контракт подписывают не ранее чем через 10 и не позднее чем через 20 дней. Если закупка прошла без конкурса (а такое тоже бывает), сроки в законе вообще не указаны. Исключение лишь для поставщиков из числа малого и среднего бизнеса, которым нужно подписать договор не позднее 20 дней. Для закупок малого объёма в 223-ФЗ сроков также нет.
Сложность в том, что даты указаны не в законе, а в положении о закупках конкретного заказчика. Таким образом придется изучать этот документ или документы, если вы будете поставщиком для нескольких компаний.
Кроме того, порядок направления протоколов разногласий и их количество тоже регламентирует положение о закупках. Только по тендерам для малого и среднего бизнеса закон разрешает направить протокол разногласий, а для других поставщиков (крупные компании) правила определяет заказчик в своем положении. При этом 10 дней также дается на оспаривание результатов.
Но если по 44-ФЗ заказчик ставит свою подпись в ЕИС, и система не даст заключить договор раньше срока, то по 223-ФЗ контракт подписывается на конкретных электронных торговых площадках. У них нет полномочий запретить подписание договора раньше срока, поэтому площадки должны подсказать и сроки, и порядок действий. Если срок нарушить, договор могут признать ничтожным. Компания также попадет в реестр недобросовестных поставщиков, и ей на 2 года запретят участвовать в закупках. Но в отличие от 44-ФЗ, руководители компании в реестр не попадут.
Бумага vs. «цифра»: выбор ещё есть
Сегодня рынок закупок активно переводят в электронный вид. Большая часть тендеров по 44-ФЗ уже проводится именно так: введен обязательный цифровой контракт в электронных процедурах: конкурс, запрос котировок, закупки «с полки» по ч. 12 ст. 93. На бумаге пока можно заключить договор в случае в неконкурентных процедур (без тендера). По 223-ФЗ цифровых договоров пока нет и остается право выбора: заключать электронный или бумажный договор.
Напоследок
Контракт — это финишная прямая, на которой по неопытности легко споткнуться. Держите в голове сроки, проверяйте реквизиты и используйте напоминания площадки. А если хотите упростить малые закупки — попробуйте «Витрину поставщиков» РТС‑маркет и закрывайте сделки