Кадровики должны знать, как внести изменения в должностную инструкцию, поскольку обычно именно ему поручается оформление этого крайне важного документа. Пояснения экспертов РУНО специалисты кадрового делопроизводства найдут в подробной статье.
Для работодателей эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)". Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов компании и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства.
Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию
В случае, если у работника появились новые обязанности или изменился их характер, должностную инструкция требует корректировки. В ряде случаев для этого потребуется согласие работника; при несущественных правках можно обойтись без предварительного согласования. Конкретный порядок изменения зависит от формы оформления инструкции и от характера изменений.
Когда нужно менять инструкцию
- Появились новые задачи или расширились зоны ответственности — инструкция должна отражать фактическую трудовую функцию.
- Обновление штатного расписания, внутренних или отраслевых норм.
- Изменились технологические или организационные условия труда.
- Смена фамилии работника (актуально для персональных инструкций).
- Смена названия организации.
Как избежать претензий
- Установите, оформлена ли инструкция как самостоятельный документ или как приложение к трудовому договору.
- Проверьте, затрагивают ли изменения существенные условия трудового договора. Если затрагивают, потребуется соблюдение правил изменения условий труда (включая согласие работника при необходимости).
- Определите основание изменений: объективная невозможность сохранить прежние организационные или технические условия труда или иная причина.
- Не вносите изменения «вслепую» — оформляйте их документально и при необходимости согласуйте с работником.
Как поменять инструкцию без согласия работника
Закон позволяет работодателю вносить изменения в должностную инструкцию без согласия работника. Например, при изменении применяемых на предприятии технологий работника нужно уведомить о предстоящих изменениях не позднее чем за два месяца до их вступления в силу (ст. 74 ТК РФ).
- Изменение должностной инструкции не должно затрагивать трудовую функцию. При смене функционала инструкция не может быть изменена в одностороннем порядке.
- Незначительные правки, не влияющие на обязательные условия трудового договора, работодатель вправе вносить по собственной инициативе.
- Нельзя без согласия работника расширять или сокращать перечень его обязанностей. В этом случае необходимо запросить согласие работника; при согласии оформляется дополнительное соглашение.
При организационных или технологических изменениях, не меняющих трудовую функцию, инструкция может быть изменена в одностороннем порядке в соответствии со ст. 74 ТК РФ. Если меняется трудовая функция, требуется перевод работника с оформлением по ст. 72 и 72.1 ТК РФ.
При уменьшении объёма должностных обязанностей в результате структурной реорганизации инструкция также может быть изменена в порядке ст. 74 ТК РФ (см. апелляционное определение Мосгорсуда от 26.03.2019 по делу № 33‑13196/2019).
Сотрудник вправе отказаться выполнять работу на новых условиях. В этом случае работодатель обязан в письменной форме предложить другую имеющуюся в организации работу, которую работник может выполнять по состоянию здоровья — как вакантные должности по квалификации, так и нижестоящие или нижеоплачиваемые. Если подходящей работы нет или работник отказывается от предложенного варианта, трудовой договор может быть расторгнут по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Пример:
Работодатель в одностороннем порядке добавил обязанность по ведению документооборота и изменил должностную инструкцию — нарушение ли это законодательства. Да, это нарушение.
Трудовая функция — обязательный элемент трудового договора. Под ней понимается должность по штатному расписанию, профессия (специальность) с указанием квалификации и конкретный вид поручаемой работы (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Эти сведения могут быть прописаны прямо в договоре или вынесены в отдельный документ (должностную инструкцию) с ссылкой в договоре.
Работодатель не вправе требовать выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором, кроме случаев, прямо установленных законом (ст. 60 ТК РФ). Изменение условий трудового договора, в том числе трудовой функции, допускается только по соглашению сторон, оформленному в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).
Последствия указанной ситуации
- Добавление обязанности по ведению документооборота без письменного согласия сотрудника является нарушением: это изменение трудовой функции (расширение круга обязанностей), которое нельзя вводить в одностороннем порядке.
- Правильная процедура — получить письменное согласие работника и оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. Без этого внесённые изменения недействительны в отношении обязательств работника.
Курс Работа в программе 1С ЗУП 8.3. Кадровые документы
Курс Руководитель кадровой службы. Дипломная программа. Уровень 6 Профстандарта
Вносим изменения в должностную инструкцию пошагово
Шаг 1. Подготовьте проект изменений должностной инструкции. Обычно этим занимаются сотрудники кадровой службы или делопроизводства. Нет строгих требований к форме и содержанию — важно ясно изложить суть поправок. Если изменения не касаются существенных условий трудового договора и инструкция не включена в договор, согласование с работником не обязательно. В случае когда правки затрагивают одно или несколько существенных условий трудового договора, проект нужно согласовать с работником заранее.
Шаг 2. Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору. Документ составляют в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. Если должностная инструкция существует как отдельный документ, соглашение требуется только при внесении поправок, меняющих существенные условия трудового договора.
Если инструкцию оформили как приложение к трудовому договору, изменения в неё вносят через дополнительное соглашение, даже если речь идёт о мелких, сугубо формальных поправках, никак не влияющих на обязательные условия договора.
Шаг 3. Подпишите соглашение обеими сторонами и выдайте один экземпляр сотруднику. Второй экземпляр храните в кадровой службе для проверки ГИТ или в случае судебного разбирательства. Это подтвердит, что работник был ознакомлен с предлагаемыми изменениями, согласился с ними и готов выполнять новые требования. Важно — если сотрудник не согласен, вносить изменения в одностороннем порядке нельзя, за исключением ситуаций, предусмотренных ст. 74 ТК РФ. При этом без согласия работника нельзя менять его трудовую функцию.
Шаг 4. Издайте приказ об утверждении изменений в должностной инструкции. Унифицированного бланка нет, поэтому составьте приказ в свободной форме. В преамбуле укажите причину изменений (например, переименование организации или должности), в распорядительной части — дату вступления правок в силу. Проект изменений приложите к приказу. Такой порядок применим и если инструкция не является частью трудового договора.
Не забудьте ознакомить сотрудника с новой редакцией инструкции под подпись (см. письмо Роструда №4412-6 от 31.10.2007). Подпись можно поставить на самой инструкции, в журнале ознакомлений или на отдельном листе.