Иногда спрашиваю себя: зачем тратить время на то, чтобы описывать то, что и так происходит каждый день? Люди приходят на работу, что-то делают, заказы уходят, клиенты платят. Вроде бы всё в порядке. Но потом замечаю: один и тот же запрос проходит через пять отделов, пока дойдёт до исполнения. Кто-то ждёт подтверждения от кого-то, кто не отвечает, потому что занят другим. А в итоге — задержка, недовольный клиент, и все начинают выяснять, кто виноват.
Вот тогда и понимаешь: процесс есть. Но он не описан, а значит неуправляем.
Я не люблю сложные термины. Не хочу говорить про «асинхронные потоки», «ролевые матрицы» или «KPI на этапе валидации». Просто хочу объяснить, зачем вообще стоит садиться и писать, как что-то делается. Особенно если кажется, что и так понятно.
---
Представьте: вы ушли в отпуск на две недели. Вернулись — а в офисе хаос. Никто не знает, как согласовывать счёт, потому что вы это всегда делали сами. Никто не может найти договор, потому что его «где-то положили». И все говорят: «Ты же знаешь, как это делается». А вы — единственный, кто знает.
Это и есть признак того, что процессы не зафиксированы. Они живут в головах. А головы болеют, уходят в декрет, увольняются.
Описание процесса — это не бюрократия. Это способ сделать так, чтобы бизнес не зависел от одного человека. Чтобы новый сотрудник мог включиться за день, а не за месяц. Чтобы можно было понять, где что-то идёт не так.
---
Сейчас появилась возможность делать это проще. Раньше приходилось сидеть с блокнотом, опрашивать людей, рисовать схемы вручную. Сейчас можно взять текст, например, пересказ сотрудника — и дать его нейросети. Она выделит этапы, участников, условия. Сделает черновик.
Я пробовал. Сначала не верил, что это сработает. Думал, получится муть. Но оказалось, что даже грубый черновик — уже прорыв. Потому что он даёт структуру. Показывает, где пробелы. Где что-то пропущено. Где логика не сходится.
Нейросеть не знает, как работает ваш склад. Но она видит, что в описании сказано: «проверяем наличие», и сразу после этого «выставляем счёт». А что между ними? Что, если товара нет? Кто принимает решение? Кто уведомляет клиента?
Она задаёт эти вопросы не вслух, а в структуре. Показывает, где разрыв. И это уже полезно.
Главное — не ожидать, что нейросеть всё сделает за вас. Она не заменит встречу с тем, кто реально выполняет работу. Не знает про подводные камни, про «тут всегда всё застревает у бухгалтерии», про «мы это делаем по-другому, хотя в инструкции написано иначе».
Она работает с тем, что ей дают. Если описание поверхностное, то и результат будет таким же. Если в тексте написано «потом всё согласовывается», она не спросит: «с кем? в каком порядке? сколько времени это занимает?»
Поэтому сначала нужно поговорить с людьми, получить живое описание и дать его ИИ. А потом вернуться к команде и спросить: «вот что написала нейросеть — это похоже на правду?»
В Telegram-канале мы как раз показываем, чем «все всё и так знают» отличается от реально описанных и работающих процессов — с примерами, схемами и разбором ошибок. Если хотите научиться формализовывать бизнес-процессы, работать с требованиями и вести ИТ-проекты без хаоса, заглядывайте на наши регулярные курсы. Подробнее на сайте.
И вот здесь начинается самое интересное. Потому что оказывается: один считает, что после заявки сразу идёт проверка, а другой уверен, что сначала звонят клиенту. То есть даже внутри одной команды представления о процессе разные.
А значит, до этого никто не пытался его описать.
---
Я пробовал разные нейросети. GPT-4 — самый точный. Хорошо видит логику, умеет выделять условия, чётко разделяет задачи и события. YandexGPT чуть хуже в терминологии, но отлично работает с русским языком, особенно с разговорными фразами вроде «скинул менеджеру, он там что-то делает».
Claude хорошо справляется с длинными текстами. Если у вас запись интервью на 20 минут, он прочитает и выделит главное.
Но ни одна из них не нарисует диаграмму. Они дают текст. А дальше — ваша работа.
Я использую draw.io. Бесплатный, простой, поддерживает BPMN. Копирую структуру из нейросети, и начинаю строить. Иногда меняю порядок, добавляю шлюзы, уточняю участников.
Иногда процесс, который казался простым, на бумаге выглядит как лабиринт. А другой, сложный, можно упростить до трёх шагов.
---
Самое ценное в этом процессе — не сама диаграмма. А разговор, который происходит вокруг неё. Когда команда смотрит на схему и говорит: «а тут мы делаем по-другому», «это устарело», «это вообще не нужно».
Тогда становится понятно, где можно убрать лишнее. Где автоматизировать. Где назначить ответственного.
Описание процесса — это не документ для архива. Это инструмент для улучшения. Он не должен быть идеальным. Он должен быть живым. Меняться, как меняется бизнес.
---
И да, я знаю, что многие сейчас боятся ИИ. Думают: «начнём использовать — и нас заменят». Но пока что нейросети не принимают решений. Не чувствуют, когда клиент раздражён. Не догадываются, что лучше предложить альтернативу, а не ждать поставку.
Они помогают формализовать то, что мы делаем. Освобождают от рутины. Позволяют быстрее получить черновик, над которым можно работать.
А дальше — всё как было: нужны люди, которые понимают бизнес, могут задать правильный вопрос, не боятся менять то, что «всегда так делали».
---
Так что если вы до сих пор не описывали свои процессы — начните. Просто возьмите и запишите, как что-то делается. Потом дайте текст нейросети. Получите структуру. Покажите команде. Поговорите.
Это не займёт неделю. Займёт пару часов. И может изменить многое.
Больше полезного и интересного ищите в нашем Telegram-канале. Подписывайтесь! По вопросам сотрудничества, по внедрению 1С:ERP и не только пишите по этому адресу: erp.lab@1cbit.ru
Наш сайт https://1solution.ru/