Сегодня хочу поднять тему коммуникации с клиентом, а именно, насколько вообще корректно выстраивать коммуникацию в голосовых сообщениях.
Современные проблемы требуют современных решений: примерно год назад лично я только робко осваивала этот инструмент и до сих пор практически не использую в деловом общении. У меня есть всего пару проектов, где я могу записать голосовое в ответ на вопрос, если там действительно проше уложиться в 30 секунд голоса, чем в 1000 знаков текста. НО: мы согласовали это заранее, и периодически подтверждаем эти договоренности.
На самом деле насколько общаться голосом нормально - определяете только вы с клиентом/заказчиком. Если такой тип коммуникации вас устраивает - на здоровье.
Есть несколько минусов голосовой переписки, которые точно стоит учесть и подумать о них заранее:
- Голосовое сообщение не всегда удобно прослушать. Особенно, если вы находитесь в транспорте или забыли наушники. Здесь стоит сделать скидку на нескорый ответ, если ответить получателю сейчас неудобно. Срочные вопросы стоит решать именно в тексте.
- На голосовое сообщение не всегда удобно ответить. Если вы привыкли общаться именно голосом, а ответить сейчас возможности нет, придется подождать, как вариант - ответить коротко текстом, а далее по возможности развернуться в подробностях.
- В голосовом сообщении нельзя выделить основные моменты. Как, например, в тексте выделить главное жирным или курсивом. Придется коротко и по существу, ну или в конце проговаривать резюме и план действий.
- Низкая скорость при поиске ранее достигнутых договоренностей. Для того, чтобы найти, где же вы "этот момент обсуждали", придется либо четко помнить дату, либо переслушать все, что есть в чате. В Телеграм в принципе есть опция транскрибации сообщений, но она не работает для длинных посланий. Еще можно залить сообщение в нейросетку и получить короткую выжимку.
У меня есть коллега и подруга, с которой мы обмениваемся исключительно голосовыми сообщениями, текстом - только когда неудобно ответить, но надо сделать отбивку "понял-принял". И в принципе мы живем недалеко, могли бы видеться вживую, болтать по телефону, писать SMS-ки, но мы в какой-то момент выбрали именно этот канал коммуникации и вот уже 2 года регулярно делимся друг с другом новостями и опытом.
Какие плюсы за 2 года такого общения я отметила:
- научилась формулировать мысли яснее, четче, короче. Иногда, конечно, мы расходимся с фидбеком и на полчаса, но я совершенно точно знаю, о чем буду говорить и в какой последовательности.
- избавилась (пусть и не целиком) от слов-паразитов. Я слежу за чистотой речи, понимая, что человеку "уканье", "эканье", "нуканье" не дает никакой смысловой нагрузки, а только отнимает время.
- "поставила" голос. Он звучит намного увереннее, мелодичнее и приятнее. Похоже на то, что я каждый раз зачитываю аудио-книгу с очередной страницей.
Если все же вы с клиентом/заказчиком достигаете договоренности вести коммуникацию в рамках голосовых сообщений, делюсь правилами коммуникации, которые помогут вам избежать недопонимания и не нарушить ничьи границы:
- Спросите, удобно ли будет получить ответ голосом. Возможно, именно сейчас это будет неудобно, а информация важная и ее нужно передать как можно скорее. Лучший лайфхак - прислать голосовое и сразу после него короткое текстовое резюме.
- Записывайте сообщение в наиболее тихом месте. Очень сложно собирать фразы из обрывков во время шквалистого ветра или отделять от слов солиста проходящего рядом концерта.
- Если сообщение длинное - разбейте его на смысловые блоки. Вот здесь 15 секунд про оплату счета, следующие 10 - статус согласования договора, еще 5 - правки юриста. Такой длины сообщения легко транскрибируются в рамках мессенджера.
- Не фиксируйте финальные договоренности в рамках голосового сообщения. Это очень большая ошибка, особенно если в чате тонна только голосовых сообщения от участников. Приняв важное решение или финализировав очередной этап работ - просто пропишите промежуточный итог текстом и закрепите. Так вы всегда будете знать, о чем договорились, что уже сделано и над чем работает команда сейчас.
В рамках консалтинга вела недавно один проект, где в тестовом задании на вакансию менеджера по продажам просят в голосовом сообщении "продать" идею заполнить бриф и рассказать, почему это важно. Мы получили только 2 ответа на это задание: один в процессе надиктовки ушел в долгую полемику и я так и не смогла дослушать сообщение до конца (думаю, заказчик сделал бы также). Второй - надиктовали просто вопросы, без каких-либо объяснений-пояснений, что тоже провально и не зачет.
Открываем курсы по эффективной голосовой коммуникации?
Премудростями голосового общения делилась с вами Ваша Л).
