Зашел к нам сегодня гражданин и говорит:
- Мне бы это... Доверенность оформить, машинную или как-то так она называется...
- Машиночитаемая доверенность? МЧД? - уточняет нотариус мой.
- Во-во! Её. Точно!
Нотариус мой на гражданина посмотрел внимательно. Не похож гражданин на представителя бизнеса.
- А вам для чего, уважаемый? - спрашивает.
- Ну это... Надо мне доверенность в другой город переправить, а по почте не хочу. Так это я прочитал, что сейчас можно такую вот машинную сделать и отправить. Можно ведь?
- Так вам просто доверенность в электронном виде нужна, уважаемый?
- А разница в чём?
Тут уж я вмешаюсь, дорогие мои. Разница между МЧД и обычной доверенностью составленной в электронном виде очень большая. И по назначению документа, и по целям использования, и даже по формату самого документа.
Первое, о чём стоит сказать: формат МЧД разработан и внедрён специально для бизнеса и рядовому гражданину машиночитаемая доверенность просто не требуется. Нет области, где бы он смог её применить. МЧД - это не просто электронная версия привычной доверенности, а документ с четкой структурой в формате XML, который может автоматически обрабатываться информационными системами. Давайте же глянем, что это такое, где применяется МЧД?
Главное преимущество машиночитаемой доверенности в том, что такой формат позволяет автоматизировать процессы проверки и обработки данных. Это значит, что больше не нужно тратить время на ручное заполнение форм или исправление ошибок из-за опечаток. Системы сами проверят документ, что значительно ускоряет взаимодействие с государственными органами и коммерческими организациями. Это если в общих чертах.
Сегодня использование МЧД стало обязательным в некоторых сферах. Например, Федеральная налоговая служба принимает такие доверенности для сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности. Социальный фонд России, Росстат, Федеральное казначейство, Росреестр и даже суды через систему ГАС «Правосудие» — все эти структуры активно используют МЧД. Банки тоже не отстают: многие из них уже принимают машиночитаемые доверенности для упрощения работы с корпоративными клиентами. Кроме того, МЧД стала незаменимой в сфере госзакупок, тендеров, лизинга и страхования.
Кстати, есть нотариальная и не нотариальная форма МЧД. Если документ нужен вам для взаимодействия с госорганами, можно воспользоваться сервисом ФНС или порталом «Госуслуги». Для оформления нотариально заверенных доверенностей, понятное дело, нужно обратиться к нотариусу — он оформит документ и внесет его в единый реестр.
Как и с прочими документами, при создании машиночитаемой доверенности необходимо точно соблюсти все формальности. Во-первых, не напутать данные доверителя и представителя: полное наименование компании, ИНН, ОГРН, Ф.И.О. и должность лица, подписывающего документ. От представителя потребуются паспортные данные, СНИЛС и, в отдельных случаях, информация о квалифицированной электронной подписи. Во- вторых, полномочия должны быть прописаны максимально четко. Расплывчатых формулировок лучше избегать. Например, если доверенность выдается для представления интересов в суде, это должно быть прямо указано. В-третьих, нужно указать срок действия документа. Хотя по умолчанию МЧД считается бессрочной, многие ведомства требуют конкретной даты окончания.
Ну, и когда документ будет готов, его обязательно нужно проверить ещё раз, перед тем как отправлять. В частности, ещё раз убедиться, что XML-формат соответствует стандартам, а все данные актуальны. Если в доверенности будут ошибки или устаревшие сведения, ее могут отклонить. Также обратите внимание на электронную подпись - она должна быть действующей. Некоторые ведомства требуют, чтобы МЧД содержала уникальный идентификатор, который позволяет быстро проверить статус документа в реестре.