Автор: Юлия Оврах
Документооборот является неотъемлемой частью функционирования любой организации. Чтобы упорядочить работу с документами, их разделяют на отдельные документопотоки. Система организационно-распорядительных документов включает три ключевых потока документов:
· Входящая документация;
· Исходящая документация;
· Внутренняя документация.
Любые входящие документы — будь то электронные версии или традиционные бумажные документы — аккумулируются в едином информационном хранилище организации и требуют обязательной обработки, оценки, классификации и регистрации, а затем передачи соответствующему сотруднику или отделу для принятия решения, ответа или дальнейшей обработки. Независимо от объема входящей корреспонденции — даже если это небольшая нагрузка, обработка которой возможна силами одного специалиста, или же значительный поток входящих документов, нуждающийся в перераспределении между сотрудниками согласно характеристикам конкретного документа, важно применение автоматической маршрутизации документов, обеспечивающей четкость и оперативность внутренних бизнес-процессов.
К входящим документам относятся документы, поступившие в организацию извне. Среди них могут быть письма, сообщения, факсы, договоры, отчёты, заявки, протоколы и прочие документы, отправленные в адрес организации клиентами, партнерами, поставщиками или государственными органами.
При рассмотрении жизненного цикла (маршрутизации) входящих документов выделяют следующие операции:
1. Доставка (прием) документов
2. Первичная обработка
3. Регистрация
4. Предварительное рассмотрение
5. Передача руководству или непосредственно в подразделение
6. Рассмотрение документа
7. Исполнение документа
8. Хранение
Система 1С:Документооборот охватывает полный жизненный цикл входящего документа — от момента поступления до организации его хранения. Рассмотрим подробно каждый этап этого процесса.
Доставка (прием) документа.
Прохождение этого этапа зависит от вида носителя документа. Документы на бумажном носителе (письма, бандероли, пакеты, телеграммы, печатные издания) могут поступать через отделения связи, службы доставки, курьером организации или передаваться через другое лицо, например, на встрече.
Документы на безбумажном носителе (факсограммы, телефонограммы, электронные документы и электронные копии бумажных документов) поступают в организацию по телекоммуникационным каналам связи, через электронную почту или оператора электронного документооборота.
В 1С:Документооборот встроен модуль 1С:ЭДО, позволяющий централизованно получать документы через различных операторов электронного документооборота. В интерфейсе программы 1С:Документооборот доступна возможность отправки и получения электронных документов через операторов ЭДО. Документ поступает непосредственно в систему.
Первичная обработка.
При поступлении документов на бумажном носителе выполняется оценка целостности упаковки и проверяется правильность адресования (документы, отправленные по ошибочному адресу, возвращаются), производится вскрытие упаковок и конвертов, исключая пакеты с надписью «Лично», проводится проверка комплектности документа, подсчитывается количество листов и экземпляров.
Для документов, переданных электронным способом, первичная обработка заключается в проверке достоверности электронной подписи. Это можно сделать непосредственно в программе 1С:Документооборот.
Регистрация.
На данном этапе важно отметить, что не вся входящая документация подлежит обязательной регистрации. Перечень исключений должен быть закреплен в локальных нормативных актах организации. К числу таких документов относят, например, первичные бухгалтерские документы, которые могут фиксироваться в отдельном реестре поступления документов, однако не подлежат включению в общий поток входящей документации.
Суть регистрации заключается в присвоении документу регистрационного номера и фиксации сведений о нем в учетной регистрационной форме.
В программе 1С:Документооборот такая форма представлена в виде карточки документа.
При создании входящего документа в системе 1С:Документооборот формируется карточка документа по заранее заданному шаблону. Шаблоны различаются в зависимости от вида или тематики входящего документа.
Карточка содержит большое количество информации, но при этом заполнять ее легко и быстро благодаря тому, что часть полей автоматически подтягивается из существующих справочников, некоторые значения связаны, например, с календарем, отдельные поля заполняются системой автоматически.
Карточка включает полную информацию о самом документе, местонахождении оригинала, а также связи с другими документами или объектами системы. А раздел «Обработка» позволяет отслеживать полный маршрут движения документа внутри организации.
Также стоит подчеркнуть, что в системе 1С:Документооборот обращения граждан выделены в отдельный вид документов, обладающих специфическими полями, характерными именно для данного вида документов. После завершения обработки таких обращений в системе формируется отчет, который впоследствии экспортируется в систему ССТУ.
Регистрация документа осуществляется непосредственно в системе 1С:Документооборот. Все зарегистрированные входящие документы в дальнейшем отображаются в реестре «Входящие документы».
При настройке шаблона входящего документа указывается признак, определяющий данный вид документов как входящую корреспонденцию. Это влечет за собой формирование определенного набора полей в карточке документа. Дополнительно можно включить опции, такие как:
· Учет по организации;
· Учет по тематике;
· Срок исполнения документа;
· Важность;
· Контроль наличия оригинала;
· Отметка о наличии скан-копии оригинала, если документ поступил на бумажном носителе.
Если выбрать «Использовать важность», то в карточке документа можно задать...
Продолжение статьи читайте на нашем сайте 1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ