В данной статье мы расскажем, как эффективно настроить роботов в Битрикс24, чтобы каждая задача проекта автоматически получала важную информацию, включая правила, адреса и пароли. Эта простая и интуитивно понятная настройка значительно упростит работу вашей команды, минимизируя количество вопросов и повышая продуктивность при выполнении проектов.
Узнайте, как сделать управление проектами еще более эффективным!
В нашей компании мы активно используем Битрикс24 для управления проектами и ведения учета. Как и многие команды, мы часто сталкивались с ситуациями, когда сотрудникам требовались дополнительные разъяснения по проектам — будь то доступы, технические детали или особенности выполнения задач.
Изначально мы пробовали публиковать такую информацию в разделе «Новости», но быстро поняли, что это не самое удобное решение. Ключевые данные терялись среди других сообщений, и сотрудникам приходилось тратить время на поиск нужной информации, что замедляло работу.
Этот опыт подтолкнул нас к поиску более эффективного подхода, который позволил бы автоматически добавлять всю необходимую информацию прямо в задачи — и мы нашли отличное решение!
Мы настроили Робота в Задачах Битрикс24, который делает работу с проектами максимально прозрачной и удобной. Теперь вся ключевая информация доступна сотрудникам прямо в тексте задачи — всего один клик отделяет их от необходимых данных.
Робот автоматически добавляет в описание каждой задачи прямую ссылку на карточку проекта, где собраны все правила, доступы, контакты и другие важные материалы.
К сожалению, эта функция доступна только на максимальном тарифе Битрикс24, что может стать ограничением для некоторых компаний. Однако для тех, кто готов к масштабированию и стремится к максимальной автоматизации процессов, это решение становится незаменимым инструментом.
Настроить такого робота достаточно просто: достаточно перейти в раздел автоматизации задач, нажать на значок «Роботы» и создать новое правило, которое будет привязывать проектную информацию к каждой задаче. Это займет всего несколько минут, но сэкономит часы рабочего времени в будущем!
Хотя робота нужно настраивать индивидуально для каждого проекта, этот процесс окупается многократно — вы получаете идеально структурированные задачи без рутины и лишних вопросов.
Весь процесс настройки интуитивно понятен:
Нажимаем «Настроить роботов»
Выбираем «Добавить» → «Для сотрудника»
Указываем триггер «Изменение задачи»
Далее выбираем воле, в котором мы будем работать, в данном случае это поле "Описание", вставляем текст:
{{Описание}}
[url=cсылка]Описание проекта[/url]
Здесь "Описание" — это стандартная часть, которую обычно заполняют в задаче, а "Описание проекта" — это ссылка на важную информацию, которая будет отображаться для сотрудников.
После этого удаляем текст "Описание проекта" и заменяем его на нужную информацию, чтобы сотрудники сразу понимали: при возникновении вопросов или необходимости уточнений следует нажать именно на эту ссылку.
Это создаст чёткое руководство и упростит доступ к необходимым данным.
Далее сюда: [url=cсылка] вставляем ссылку на сообщение, где содержится вся информация по проекту
Важно: удалить префикс: "https://"
После внесения всех изменений нажимаем кнопку "Сохранить".
Робот успешно настроен.
Теперь, когда сотрудник создаёт задачу, у него автоматически будет отображаться сообщение с ссылкой на всю необходимую информацию по проекту.
Внедрение такого робота значительно упрощает процесс работы с задачами и проектами.
Автоматизация позволяет быстро получать доступ к важной информации, минимизируя время на поиск данных и повышая продуктивность команды. Настройка робота — это простой, но эффективный шаг к оптимизации рабочих процессов.
Используйте эту возможность, чтобы сделать свою команду более организованной и сосредоточенной на достижении поставленных целей.