Учёт отпуска в решении «1С:Зарплата и управление персоналом» является очень важной составляющей кадрового/бухгалтерского учёта. Правильное оформление отпусков сотрудников, а еще расчёт отпускных обеспечивает соблюдение актуального законодательства, учёт абсолютно всех нюансов, которые же связаны с различными видами отпусков и налогообложением.
В нашей статье-инструкции мы рассмотрим, как же правильно настроить и оформить отпуск в «1С:ЗУП 8», рассчитать отпускные, подготовить нужную документацию, а также еще провести выплату с учётом налогообложения.
Виды отпусков в программе «1С:ЗУП»
В решении «1С:Зарплата и управление персоналом» есть несколько видов отпусков, которые пользователь 1С может настроить в справочнике «Виды отпусков». Главный из них – основной оплачиваемый отпуск: стандартный отпуск, установленный ТК РФ. Обычно он составляет 28 календарных дней. Однако для некоторых сотрудников предусмотрены и увеличенные сроки.
Есть тут и дополнительные отпуска: они могут предоставляться по разным основаниям: ненормированный рабочий день, работа во вредных или же опасных условиях, а также трудовую деятельность в особых климатических районах. Также такие дополнительные отпуска могут быть предоставлены сотрудникам еще и по внутренним решениям работодателей предприятий.
Для настройки вида отпуска в ПП «1С:Зарплата и управление персоналом» необходимо правильно заполнить справочник «Виды отпусков», указав тут тип отпуска, порядок предоставления, зависимость от стажа и др. условий.
Назначение права на отпуск в программе «1С:ЗУП»
Перед оформлением отпусков нужно зафиксировать в программе 1С, кому и какой отпуск положен. Это можно сделать здесь несколькими способами:
- Индивидуально для сотрудника: при приёмах на работу или изменении условий можно указать право отпуска в кадровом документе работника.
- Массово для всех работников: если отпуск является обязательным, то 1С автоматом присваивает его всем. Можно вручную назначить и право на отпуск по всем сотрудникам через специальную настройку вида отпуска.
- По должности (штатной позиции): для новых должностей можно заранее назначить тип отпуска. Это делается здесь на вкладках «Дополнительно» карточки позиции в штатных расписаниях. Но для сотрудников, которые заняты на должности, эта настройка 1С не применяется автоматически.
- По условиям работ: для некоторых категорий работников право на доп. отпуск рассчитывается исходя из территориальных признаков, которые заданы в карточке организации. Право тут устанавливается автоматом.
Оформление отпуска в программе «1С:ЗУП»
Оформление отпусков в «1С:ЗУП» выполняется тут с помощью документов «Отпуск» или «Отпуск сотрудников». Процесс оформления включает этапы:
- Настройка для графика отпуска: определяет срок длительности, периоды предоставления (заполняется исходя из всех остатков) для сотрудников.
- Назначение права: фиксация права на отпуск и для каждого сотрудника.
- Создание документации по отпускам: заполнение документов «Отпуск» или «Отпуск сотрудников» с указанием дат начала и окончания отпусков (дни рассчитываются автоматически), вида отпуска, других параметров.
- Расчёт и выплата отпускных: выполнение расчёта отпускных на основе среднего заработка сотрудника, подготовка документации для выплаты.
Если нужно оформить отпуска по нескольким сотрудникам предприятия, то в программе 1С и используется документ «Отпуск сотрудников» из раздела «Кадры». А заполнение документа производится с помощью специальных кнопок «Подбор» и «Добавить». А при необходимости можно проставить и отметки об освобождении ставки, выплате матпомощи или компенсации.
После заполнения в программе 1С можно будет распечатать: «Приказ Т-6а» (общий по всем сотрудникам) и еще «Личные приказы Т-6» (уже на каждого сотрудника отдельно). Затем здесь создаются индивидуальные документы «Отпуск» по каждому сотруднику — или автоматом по ссылкам «Оформить отпуска» или вручную через «Учёт отсутствия». А после проведения статус и меняется на «Отпуск учтён» (подтверждает, что отпуск оформлен верно).
Расчёт и выплата отпускных в программе «1С:ЗУП»
В программном решении «1С:Зарплата и управление персоналом» расчёт отпускных выполняется с помощью документа «Отпуск», который и можно создать на основании графика отпусков или же вручную. Данный документ одновременно фиксирует отпуск в учёте, а также и выполняет расчёт всех отпускных выплат. Документ находится в разделах «Зарплата – Отпуска». С его помощью можно: указать необходимые параметры отпуска, выполнить расчёт итоговой суммы отпускных, подготовить печатные формы приказов на отпуск. А при расчётах отпускных решение 1С учитывает: начисления за последние 12 календарных месяцев и все отработанные дни по расчётным периодам, а также и корректировки (если они все были внесены вручную).
Для просмотра и изменения данных в программе 1С используется кнопка с изображением зелёного карандаша — именно она открывает калькулятор среднего заработка сотрудника. В нём можно: просмотреть суммы доходов по месяцам, увидеть количество дней, которые учтены, а также и изменить расчётный период вручную (если отличается от стандартного) и исключить неучитываемые выплаты. Если же организация применяет нестандартный расчётный период (отличный от последних 12 месяцев), его можно задать в виде начисления на вкладке «Основное». Так не будет необходимости его менять вручную при каждом оформлении отпуска работника предприятия.
Все данные, которые были использованы для расчёта, можно просмотреть в печатной форме приказа Т-6, формирующийся из документа «Отпуск». В нём отражаются: сведения о расчётном периоде, использованные месяцы, доходы за каждый месяц, количество дней для расчёта, средний заработок.
Отпуск в программном решении «1С:Зарплата и управление персоналом» рассматривается как облагаемый доход сотрудника, и при его выплате тут удерживается НДФЛ по стандартным правилам. Если же сотрудники имеют право на налоговые вычеты, они применяются к отпускным. Если с начала года доход превысит порог, 1С автоматом и применит повышенную ставку.
Заключение
Программное решение «1С:Зарплата и управление персоналом» является мощным инструментом для учета отпускных выплат. Но оно позволяет не только вести здесь учёт, но также и оптимизировать процессы начисления зарплаты, подготовки отчётности и управления персоналом. А правильная настройка, использование этого решения помогает компаниям сократить трудозатраты, а также повысить эффективность работы кадровой службы.
Наша компания предлагает услуги по внедрению программы «1С:Зарплата и управление персоналом». Мы поможем вашей организации эффективно настроить и использовать этот инструмент для автоматизации процессов, связанных с расчётом зарплаты, учётом времени, а еще кадровым учётом.